Главная

Журнал учёта прохождения обучения по защите персональных данных

Журнал учёта прохождения обучения по защите персональных данных, обязательный внутренний документ, подтверждающий, что сотрудники и подрядчики ознакомлены и прошли необходимое обучение. В нём поимённо фиксируют ФИО, должность, дату и тему обучения, форму и результат, кто проводил, хранит служба персонала или ответственный за организацию обработки, проверяющие обращают внимание на полноту записей и наличие подписей или электронных подтверждений.

Статус обязательный элемент организационных мер по защите персональных данных
Основание п. 6 ч. 1 ст. 18.1 152-ФЗ
Публичность внутренний документ организации
Кто утверждает ответственный за организацию обработки персональных данных
Владелец документа оперативное ведение - служба персонала или ответственный за организацию обработки ПДн
Область применения все сотрудники и подрядчики с доступом к персональным данным организации
Обновлено июль 2026
Период хранения хранится не менее срока работы сотрудника и после увольнения

01 Назначение

Журнал учёта прохождения обучения по защите персональных данных - назначение и правила ведения

Назначение журнала. Журнал фиксирует факт прохождения обучения и ознакомления работников с требованиями по защите персональных данных, служит доказательной базой о выполнении организационных мер и об обязанности ознакомить сотрудников с локальными актами. Используется при внутренних проверках и при подтверждении мер по требованию контролирующих органов. Утверждает документ ответственный за организацию обработки персональных данных.

Что фиксировать в журнале. Рекомендуемый набор полей: дата занятия, ФИО сотрудника, должность и подразделение, тема и форма обучения, наименование инструктора или провайдера, длительность, результат проверки знаний или пометка о прохождении, способ подтверждения ознакомления (подпись или запись в системе). Записи должны позволять сопоставить обучение с персональными делами и назначением прав доступа.

Кто ведёт журнал и как его хранить. Оперативное ведение обычно возлагается на службу персонала или на ответственного за организацию обработки персональных данных, проверку и доступность для ревизий обеспечивает служба внутреннего контроля или ответственный за обработку. Журнал может вестись в бумажной форме или в электронной системе, при этом запись должна быть однозначно связана с сотрудником и датой мероприятия.

Триггеры внесения записей и проверки соблюдения. Запись делается при приёме на работу, при назначении на должность с доступом к персональным данным, после повторного инструктажа, по результатам расследования инцидента и при целевых обучениях. При проверке инспектор сопоставляет записи журнала с реестрами доступа и кадровыми документами для подтверждения выполнения мер по обеспечению безопасности. Отсутствие или неполнота записей может привести к привлечению к административной ответственности.

Раскрыть полностью

02 Ответственность

Ответственность при массовой утечке персональных данных, релевантная отсутствию журнала учёта обучения

ч. 12 ст. 13.11 КоАП РФ - массовая утечка данных (1 000 - 10 000 субъектов)

Юридическое лицо 3 000 000 - 5 000 000 ₽
Должностное лицо 200 000 - 400 000 ₽
Физическое лицо (гражданин) 100 000 - 200 000 ₽

Отсутствие или неполное ведение журнала учёта обучения само по себе не образует состав ч. 12 ст. 13.11, но при наступлении факта массовой утечки (1 000 - 10 000 субъектов) увеличивает риск привлечения по этой части КоАП, так как снижает способность оператора подтвердить принятые организационные меры. Журнал является одной из подтверждающих записей об ознакомлении и обучении сотрудников и подрядчиков, которые оператор обязан документировать в рамках требований по обеспечению безопасности персональных данных и внутренним обязанностям работников. Типичные ошибки - отсутствие даты и подписи, неполные данные о слушателях, отсутствие записей о подрядчиках.

03 Синонимы и поисковые названия

Как ещё называют этот документ

Короткие названия и запросы в поиске часто используют разные формулировки для одного журнала. Синонимы полезны для подбора формы и полей при внедрении.

Журнал учёта обучения по защите персональных данных
Журнал регистрации обучения по ПДн
Журнал регистрации инструктажей по защите персональных данных
Лист ознакомления с локальными актами по ПДн
Реестр обучений по защите персональных данных
Учёт прохождения обучения по персональным данным
Форма учёта инструктажей по обработке персональных данных
Отчёт о прохождении обучения по защите персональных данных

04 Обязательное содержание

Чеклист содержимого журнала учёта обучения

Краткий набор проверяемых разделов и элементов записи, необходимых для подтверждения проведения и фиксации обучения по защите персональных данных.

Утверждённая редакция и подпись ответственного В журнале указаны дата утверждения и подпись ответственного за организацию обработки персональных данных или иного уполномоченного лица; зафиксирована роль оперативного владельца (служба персонала или ответственный за ПДн).
Область применения Чётко перечислены группы сотрудников и подрядчиков, на которых распространяется журнал, с указанием критерия применимости - доступ к персональным данным или работа с ними.
Структура записи Минимальные поля записи: ФИО, подразделение, должность, дата обучения, тема или модуль, результат/оценка, подтверждение получения материалов или сертификат, лицо, проводившее обучение, и отметка подписью или электронной меткой.
Реквизиты подтверждающих документов Для каждой записи указаны ссылки или реквизиты подтверждений - протоколы, электронные сертификаты или планы курса - и место хранения этих материалов для последующей проверки.
Ответственность за ведение и доступ к журналу Указан оперативный владелец журнала, порядок распределения прав на внесение и просмотр записей, а также требования по соблюдению локальных правил сотрудниками при работе с журналом.
Правила внесения и исправления записей Описана процедура внесения новой записи и внесения изменений: кто имеет право вносить, обязательное указание даты и основания изменения, а также сохранение истории правок для проверки целостности информации.

05 Применимость

Кому и в каких случаях нужен журнал учёта прохождения обучения по защите ПДн

Краткое руководство о том, для каких сотрудников и организаций обязательен или рекомендован журнал учёта обучения по защите персональных данных, кто отвечает за его ведение и в каких ситуациях требуется иной учёт.

Обязательное применение у операторов, обрабатывающих персональные данные Журнал обязателен как часть организационных мер у операторов, которым нужно обеспечить ознакомление работников с требованиями по защите персональных данных и уметь подтверждать принятые меры.
Кого следует включать в учёт Все сотрудники и подрядчики, имеющие доступ к персональным данным или выполняющие операции с такими данными; в журнале фиксируются сведения, позволяющие связать факт обучения с конкретным лицом и обязанностями по защите данных.
Статус документа, утверждение и владелец Журнал - внутренний документ организации, утверждает ответственный за организацию обработки персональных данных; оперативное ведение можно поручить службе персонала или тому же ответственному за обработку.
Когда журнал используется как доказательство выполнения требований Журнал применяют для подтверждения того, что работники были ознакомлены с законодательством и локальными требованиями по защите ПДн, и для отчетности при внутреннем или внешнем аудите.
Границы применения: что журнал не заменяет Журнал учёта обучения не заменяет журналы регистрации доступа, системные логи и иные технические записи по операциям с персональными данными; для регистрации действий с данными используют отдельные реестры и технические средства учёта.
Рекомендации по объёму и формату в зависимости от масштаба оператора Малые операторы могут вести простой реестр в табличном виде с ключевыми полями, крупные организации интегрируют учёт в систему LMS или СУИБ для удобства поиска, выборки и аудита; ключевой критерий - возможность подтвердить факт и дату ознакомления для конкретного лица.

06 Нормативная база

Нормативная база для журнала учёта прохождения обучения по защите ПДн

п. 6 ч. 1 ст. 18.1 152-ФЗ Требование документировать ознакомление работников с законодательством и локальными актами по защите ПДн. Для журнала это означает фиксирование даты занятия, темы, формы обучения, списка участников и подтверждения ознакомления (подписи или отметки) как первичного доказательства проведённого обучения.
ч. 1 ст. 18.1 152-ФЗ Обязанность оператора подтверждать принятие мер по обеспечению безопасности ПДн. Журнал служит частью документации, подтверждающей организационные меры: записи должны быть атрибутированы, храниться под контролем ответственного лица и быть доступны для проверки.
ч. 2 ст. 19 152-ФЗ Организационные меры в сочетании с техническими средствами, в том числе правила доступа и регистрация действий с ПДн. Журнал используется для подтверждения, что доступ к данным предоставлен только обученным сотрудникам и для сопоставления с записями о выдаче прав доступа.
ст. 21 ТК РФ Норма, закрепляющая обязанность работника соблюдать локальные акты. Журнал фиксирует факт ознакомления сотрудника с внутренними правилами обработки ПДн и пригоден при рассмотрении дисциплинарных или служебных вопросов, связанных с нарушениями.
ч. 12 ст. 13.11 КоАП РФ - утечка данных 1 000 - 10 000 субъектов Правила административной ответственности за массовые утечки ПДн. Наличие документированных сведений об обучении и организованных мерах по защите служит доказательной базой при разборе инцидента и оценке действий оператора контролирующими органами.
п. 2 ч. 1 и ч. 2 ст. 18.1 152-ФЗ Требование обеспечить доступность политик и материалов по защите ПДн. Для журнала это означает привязку записей к актуальным материалам и локальным актам, а также указание использованных учебных материалов или ссылок на них.

08 Внедрение

Шаги внедрения журнала учёта прохождения обучения по защите ПДн

Порядок от решения о проведении обучения до хранения журнала и подготовки документов для проверки. Шаги разделены по ролям, на выходе - конкретные документы для кадрового дела и папки для ревизии.

1. Принятие решения и назначение ответственного Ответственный за организацию обработки персональных данных оформляет приказ об организации обучения и назначает ответственных исполнителей. Результат на выходе - Приказ об организации обучения по защите персональных данных с регистрационной записью.
2. Подготовка программы, материалов и графика Служба персонала совместно с ответственным формирует программу обучения, методические материалы и календарный график с указанием форм (очн., дистанц.). Результат на выходе - Утверждённая программа обучения и график, положенные в кадровое дело.
3. Проведение обучения и запись в журнале Проведение занятий и фиксация участия: служба персонала вносит в журнал сведения - ФИО обучаемого, дата, тема, форма занятия, отметка о прохождении и подпись. Результат на выходе - заполненные страницы Журнала учёта прохождения обучения по защите персональных данных.
4. Оценка знаний и оформленное подтверждение Руководитель подразделения или назначенный проверяющий оценивает результаты (тест, собеседование) и проставляет отметки о допуске к обработке ПДн. Результат на выходе - Протокол результатов тестирования и соответствующая запись в журнале.
5. Хранение журнала и подготовка к проверке Ответственный за организацию обработки ПДн организует хранение журнала и сопроводительных документов в кадровом деле, формирует папку для проверки с основными документами (приказ, утверждённая программа, журнал, протоколы). Результат на выходе - зарегистрированная папка для ревизии с указанием места хранения.

09 Актуализация

Поводы для обновления журнала учёта прохождения обучения по защите персональных данных

Конкретные события, при которых журнал должен быть уточнён, переиздан или дополнен записями. Не формальные сроки, а операционные триггеры для кадров, службы безопасности и ответственного за обработку ПДн.

Изменение круга лиц, имеющих доступ к персональным данным При приёме новых сотрудников, изменении должностных функций или перевода сотрудников на роли с доступом к ПДн журнал обновляется для фиксации факта ознакомления и даты прохождения обучения. внести записи о пройденном обучении и скорректировать реестр доступа
Обновление программы обучения или локальных требований по защите ПДн При изменении содержания учебной программы, правил обработки или внутренних актов журнал дополняется записью с указанием новой версии программы и даты ознакомления сотрудников. зафиксировать номер редакции программы и приложить её копию к комплекту кадровых документов
Инцидент безопасности или выявленное нарушение доступа После инцидента, утечки или выявленного несанкционированного доступа проводится внеплановое обучение затронутых лиц, результаты и меры фиксируются в журнале. организовать внеплановый инструктаж и внести отдельную запись с обоснованием мероприятий
При приёме на работу или подключении подрядчика, требующего доступ к ПДн Перед предоставлением доступа проверяется наличие записи о прохождении обязательного обучения; при отсутствии - проводится вводное обучение и делается запись в журнале. обеспечить запись в журнале до выдачи доступа и сохранить подтверждающие документы в кадровом деле
По результатам внутреннего или внешнего контроля Если проверка выявила пропуски в учёте обучения, неполные записи или несоответствия процедурам, журнал корректируется, а перечень исправлений документируется. внести исправленные записи и подготовить пояснительную записку для отчёта проверки

10 Проверка

Инспектор проверит оформление и учёт обучения по защите ПДн

Документы и материалы проверки, подтверждающие организацию, проведение и учёт обучения сотрудников и подрядчиков по защите персональных данных.

Вопрос 01 «Предъявите журнал учёта прохождения обучения по защите персональных данных за проверяемый период.»
Вопрос 02 «Предъявите документы об утверждении программы обучения и регламента проведения занятий.»
Вопрос 03 «Предъявите выборочные подтверждения прохождения обучения сотрудниками и подрядчиками.»
Вопрос 04 «Предъявите записи о контроле знаний и действиях при неудовлетворительных результатах.»
Вопрос 05 «Укажите порядок учёта и хранения журнала и ответственного за ведение.»

Инспектор при проверке, может запросить:

журнал учёта прохождения обучения с заполненными записями: Ф. И. О., должность, подразделение, дата прохождения, наименование курса, результат контроля знаний
приказ об утверждении программы обучения и регламент проведения обучения, программа с перечисленными темами и методическими материалами
список сотрудников и подрядчиков с отметками об обучении и датами, сканы подписей или электронные отметки в системе, протоколы тестирования
протоколы проверки знаний, оценочные листы, акты о назначении повторного обучения для неуспешных
положение об учёте и сроках хранения журналов, приказ о назначении ответственного, экземпляры журнала в бумажном или электронном архиве с отметками об учёте

11 Экспертная позиция

Практический риск и контроль при ведении журнала учёта

Частая ошибка - считать журнал формальностью и фиксировать только факт присутствия без связи с программой, результатом и правами доступа. Последствие: записи не подтверждают повышение компетенций и не дают оснований для ограничения доступа при инциденте. Рекомендация: привязывать каждую запись к сотруднику и коду курса, фиксировать дату и время, результат проверки знаний или теста, роль подписавшего и основание допуска. Хранить журнал в версии с журналом изменений и резервной копией, настроить выборочные проверки привязки записей к личным делам при приёме, переводе или расследовании инцидента.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

12 Вопросы и ответы

Частые вопросы - журнал учёта прохождения обучения по защите ПДн

Журнал - обязательный элемент организационных мер, служит доказательством того, что работники и подрядчики ознакомлены с требованиями по защите персональных данных. В журнале фиксируют Ф.И.О., должность и подразделение, дату и тему обучения, форму занятия, подтверждение прохождения (подпись или электронная запись) и при необходимости примечания о квалификации или результатах контроля.

Заказать журнал учёта прохождения обучения по защите персональных данных

Закажите готовый к использованию журнал учёта прохождения обучения по защите персональных данных в составе тематического комплекта для внутреннего применения. В комплект входит адаптированный журнал, образец приказа об организации обучения, шаблон записи о прохождении и краткий перечень допустимых подтверждений для проверки. Документ поможет системно вести учёт обучения сотрудников и подрядчиков и подтвердить ознакомление в соответствии с требованиями п. 6 ч. 1 ст. 18.1 152-ФЗ. В заказ включена адаптация под структуру вашей организации и рекомендации по ведению записей.

Заказать журнал в комплекте с локальными нормативными актами