Информирование о факте обработки персональных данных без автоматизации: требования, как оформить

Статус обязательный при ручной обработке персональных данных на бумажных носителях
Основание п. 6 Положения, утв. постановлением Правительства РФ № 687
Публичность не подлежит публикации; хранится у оператора с отметками об ознакомлении ответственных лиц
Кто утверждает руководитель организации, оформляется приказом
Периодичность при приеме на работу и при изменении порядка ручной обработки персональных данных
Обновлено июль 2026
Ответственный за документ ответственный за организацию обработки персональных данных или иное назначенное лицо
Область применения бумажные бланки, журналы пропуска, локальные реестры и подразделения без автоматизированной обработки

01 Назначение

Информирование о факте обработки персональных данных без автоматизации

Практические требования к содержанию, утверждению и внедрению документа для ручной обработки ПДн

Краткое назначение. Документ фиксирует факт неавтоматизированной обработки, перечень категорий персональных данных и особенности ручных операций. Он служит ориентиром для лиц, выполняющих обработку на бумажных носителях, чтобы сократить инциденты утраты и неправомерного доступа.

Утверждение, хранение и моменты информирования. Утверждает документ руководитель организации и оформляет приказ. Документ не подлежит публичному размещению, хранится у оператора с отметками об ознакомлении ответственных лиц; информирование проводится при приеме на работу и при изменении порядка ручной обработки.

Требования к содержанию и оформлению бланков. Содержит перечень категорий данных, границы целей обработки, требования к раздельному хранению и условиям сохранности. На одном носителе не допускается фиксировать данные для заведомо несовместимых целей, формы и разделы бланков оформляются с учетом обособления ПДн.

Внедрение, контроль и типичные ошибки. Практические шаги: назначить ответственного за организацию обработки, подготовить приказ и образцы бланков, определить места хранения и регламенты доступа, вести журналы с отметками и ограничением копирования. Частые ошибки - отсутствие отметок ознакомления, несоблюдение раздельного хранения, смешение несовместимых целей на одном носителе; триггеры контроля - прием на работу и изменение порядка обработки.

Раскрыть полностью

02 Ответственность

Ответственность за нарушение требований информирования при неавтоматизированной обработке ПДн

Юридическое лицо (оператор обработки) возможная административная и иная ответственность по КоАП РФ и иным нормативам при наличии состава правонарушения; организационные и дисциплинарные меры
Индивидуальный предприниматель, осуществляющий обработку вручную меры административного характера и другие правовые последствия при установлении нарушения требований обработки и информирования
Физическое лицо (работник), обрабатывающее ПДн вручную дисциплинарная ответственность, вплоть до увольнения, при нарушении правил информирования и обеспечения сохранности персональных данных

Положение, утв. ПП № 687, требует информирования лиц, обрабатывающих данные вручную (п. 6), и регламентирует места хранения, порядок разделения и доступ (п. 13 - 15, п. 4 - 5). В самом Положении прямых размеров административных санкций не указано; при выявлении правонарушений применяются меры в рамках КоАП РФ и иных нормативов, а также дисциплинарные и организационные меры внутри организации. Типичные ошибки, повышающие риск привлечения: отсутствие отметок об ознакомлении, совместное хранение несовместимых данных, отсутствие разграничения мест хранения и контроля доступа.

03 Синонимы и поисковые названия

Как ещё называют этот документ

Запросы по теме часто вызваны недопониманием, что считается обработкой без средств автоматизации. Главное - не отсутствие компьютера, а факт: действия с данными совершаются при непосредственном участии человека, даже если данные распечатаны из информационной системы.

Информирование о ручной обработке персональных данных
Уведомление о неавтоматизированной обработке ПДн
Образец уведомления сотрудникам о ручной обработке ПДн
Инструкция по оформлению обработки ПДн на бумажных носителях
Порядок ведения журналов и доступа к бумажным носителям с ПДн
Требования к хранению личных дел и бумажных носителей
Кому и как сообщают о факте обработки ПДн вручную
Правила работы с личными делами и раздельного хранения данных

04 Обязательное содержание

Чеклист для документа об информировании при ручной обработке ПДн

Чеклист разделов и элементов, необходимых в документе об информировании лиц, обрабатывающих персональные данные вручную. Пункты фокусируются на содержании, роли, порядке ознакомления и условиях хранения.

Утверждённый приказ наличие приказа руководителя, фиксирующего документ с датой и подписью, а также отметками об ознакомлении ответственных лиц.
Содержание уведомления перечислены категории обрабатываемых персональных данных, особенности и правила ручной обработки, включая обязанности лиц, работающих с данными.
Перечень лиц и места хранения определены конкретные места хранения персональных данных и список лиц с доступом, а также меры раздельного хранения материалов.
Требования к бланкам и разделению данных описаны правила оформления бланков и выделения разделов или полей для исключения смешения данных, цели обработки которых несовместимы.
Порядок ознакомления ответственных лиц установлена процедура отметок об ознакомлении при приёме на работу и при изменении порядка ручной обработки, с указанием ответственных за проведение обучения и контроля.
Ограничения на копирование и журнал посещений указаны правила ведения журналов разового пропуска и запрет на несанкционированное копирование материалов, порядок записи и хранения записей.
Хранение документа и доступ к актуальной редакции зафиксировано, что документ не подлежит публикации, указано место хранения актуальной редакции у оператора и порядок контроля доступа и архивирования.

05 Применимость

Область применения документа

Описание, кому и в каких случаях предназначен документ об информировании при неавтоматизированной (ручной) обработке персональных данных, а также границы применения и триггеры для разработки или пересмотра.

Кому нужен документ Оператор и его подразделения, где выполняются операции с персональными данными вручную: сотрудники кадров, архивариуса и иные лица, допущенные к бумажным делам. Документ фиксирует обязанности ответственных лиц и порядок ознакомления.
Типичные ситуации применения Когда действия с персональными данными совершаются при непосредственном участии человека, данные хранятся на отдельных носителях или в выделенных разделах бланков, или требуется разграничение доступа и места хранения.
Когда документ не пригоден Не применять для полностью автоматизированной обработки, когда операции выполняются системой без ручного вмешательства; в таких случаях применяют регламенты и документы по обработке в информационных системах.
Граница с другими локальными документами Применять совместно с регламентами по типовым формам и журналами учета; при наличии типовых бланков, журналов разового пропуска или специальных правил хранения учитывать соответствующие требования.
Применение в разных организационных ситуациях Документ применим для юридических лиц, их обособленных подразделений и индивидуальных предпринимателей при наличии ручной обработки персональных данных; допускается адаптация содержания под особенности подразделений и масштаб оператора.
Триггеры для разработки и пересмотра Разработка при вводе ручной обработки; пересмотр при изменении мест хранения, перечня лиц, форм носителей или порядка доступа, а также при смене ответственных за обработку.

06 Нормативная база

Нормативная основа для информирования при неавтоматизированной обработке ПДн

п. 6 Положения (ПП 687) обязывает информировать лиц, обрабатывающих данные вручную, о самом факте обработки, категориях обрабатываемых данных, особенностях и правилах работы с ними; для документа это значит фиксировать содержание информирования, ответственных лиц, порядок ознакомления и отметки об ознакомлении, а также порядок обновления информации при изменении режима обработки
п. 1 Положения (ПП 687) даёт критерий неавтоматизированной обработки - действия с данными при непосредственном участии человека; документ должен содержать определение области применения правил, примеры операций и признаки, по которым обработка считается ручной, чтобы правильно классифицировать процессы
п. 2 Положения (ПП 687) уточняет, что наличие информационной системы само по себе не делает обработку автоматизированной; для оператора важно отражать в документе случаи, когда данные хранятся или учитываются в ИС, но обрабатываются вручную, и порядок применения требований к неавтоматизированной обработке в таких ситуациях
п. 4 Положения (ПП 687) предписывает обособление персональных данных от иной информации через отдельные носители, разделы или поля бланков; документ должен регламентировать способы маркировки и физического/структурного разделения данных, а также требования к оформлению носителей и бланков
п. 5 Положения (ПП 687) запрещает фиксировать на одном носителе данные для заведомо несовместимых целей; применительно к документу нужно предусмотреть контроль при проектировании форм и приёме данных, алгоритм выявления и раздельного хранения несовместимых сведений
п. 7 Положения (ПП 687) устанавливает требования к типовым формам документов, в которые вносятся персональные данные; документ должен либо содержать образцы форм с пометкой полей ПДн, либо ссылку на утверждённые шаблоны и порядок их согласования и учёта изменений
п. 13 - 15 Положения (ПП 687) определяют требования к местам хранения, перечню лиц, раздельному хранению и условиям сохранности; документ должен перечислять места хранения бумажных носителей, назначать ответственных за хранение и доступ, а также описывать меры физической охраны и условий сохранности
п. 8 Положения (ПП 687) регламентирует правила ведения журналов разового пропуска, в том числе запрет на копирование и ограничение записи одним разом за проход; документ обязан отражать правила учёта доступа, запрет на копирование проходных журналов и организационные меры по соблюдению этих ограничений

Образец документа

Информирование о факте обработки персональных данных без автоматизации

Используется для информирования субъекта о факте обработки его персональных данных без использования средств автоматизации, целях такой обработки, составе данных и порядке их использования и хранения

Можем адаптировать под Вас, звоните: 8 800 333 8 222

Или напишите, мы сейчас онлайн

Скачайте БЕСПЛАТНО и найдите внутри:

Шаблон документа с понятной структурой
Формулировки и поля для заполнения под вашу ситуацию
Места, где нужно учитывать реальные процессы Вашей организации
Возможность самостоятельно доработать документ
Можно разобраться самостоятельно, а можно заказать адаптацию документа под вашу организацию

Скачать образец документа

08 Внедрение

Внедрение процедуры информирования о факте обработки ПДн без автоматизации

План действий от решения о необходимости до рабочего контура и первой проверки. Учитывает обязательный статус при ручной обработке, хранение документов у оператора и необходимость оформления приказом. Применяется при приеме на работу и при изменении порядка ручной обработки.

1. Подготовить проект приказа и перечень документов Юридическая служба и ответственный за организацию обработки формируют проект приказа «Об организации ручной обработки персональных данных», приложение с перечнем категорий обрабатываемых данных, перечнем лиц и мест хранения, а также типовые формы (лист ознакомления, реестр носителей). Результат - файл приказа в локальном реестре документов и список приложений.
2. Утвердить приказ и назначить ответственных Руководитель утверждает приказ и назначает ответственных за хранение, доступ и ведение реестров. На выходе - подписанный приказ с регистрационной записью и приказная запись в журнале учета приказов организации.
3. Организовать места хранения и маркировку носителей Ответственный за организацию обработки приводит в исполнение требования по обособлению данных: организует отдельные шкафы/разделы бланков, маркировку носителей, раздельное хранение несовместимых данных и оформляет реестр бумажных носителей. Результат - заполненный реестр носителей и маркированные шкафы/контейнеры.
4. Ознакомить сотрудников и собрать подтверждения HR совместно с ответственным за организацию обработки проводят ознакомление сотрудников, работающих с бумажными носителями, с сущностью обработки, категориями данных и правилами обращения; оформляют листы ознакомления с подписями. Результат - комплект листов ознакомления, вложенный в личные дела или хранится в деле подразделения.
5. Запустить учет проходов и провести контроль готовности Ответственный по контролю вводит журнал учета разовых пропусков и проверяет соблюдение требований к копированию и записи; выполняет первую контрольную проверку готовности бумажной зоны и оформляет акт проверки с перечнем замечаний и сроками устранения. Результат - журнал учета и акт ввода в эксплуатацию бумажной зоны.

09 Актуализация

Поводы для обновления документа

Информирование сопровождает все изменения, связанные с ручной обработкой ПДн: новый человек, новый носитель, смена доступа или перевод процессов. Обновление документа требуется, когда меняется объем ручной обработки, места хранения или круг лиц, работающих с данными.

Приём на работу или изменение обязанностей сотрудника Информирование включается в пакет при приёме и при перераспределении обязанностей у сотрудников, которые непосредственно работают с бумажными данными; факт ознакомления фиксируется в персональных документах. Включить информирование в кадровый пакет, получить подпись и внести отметку в реестр ознакомлений.
Появление нового носителя, журнала или папки Каждое введённое физическое хранилище или новый журнал меняют перечень категорий данных и правила их оформления; требуется обновить реестр носителей и инструкции для лиц с доступом. Зарегистрировать новый носитель в реестре, определить категорию данных и провести инструктаж ответственных.
Привлечение подрядчика или временного исполнителя с доступом к бумажным ПДн Внешние исполнители и подрядчики, имеющие доступ к бумажным документам, подлежат информированию и оформлению перечня лиц наравне с внутренними сотрудниками; требования к условиям хранения и доступу уточняются при передаче. Оформить доступ по приказу или договору, провести инструктаж и зафиксировать ознакомление в журнале.
Перемещение мест хранения или изменение порядка доступа Переезд, установка нового шкафа или изменение доступа приводят к необходимости пересмотра перечня мест хранения, списка ответственных и требований к сохранности документов. Обновить карту мест хранения, закрепить ответственных и скорректировать инструкции по хранению.
Перевод частей процесса между бумажной формой и информационной системой При переносе данных в ИС или обратном переводе на бумагу меняется граница ручной обработки; это требует инвентаризации носителей и пересмотра информирования лиц, остающихся с бумажными записями. Провести инвентаризацию носителей, скорректировать приказ и обучающие материалы в соответствии с новым распределением обработки.

10 Проверка

Инспектор проверит

Документы и материалы проверки, относящиеся к информированию о факте ручной обработки персональных данных.

Вопрос 01 «Предъявите приказ, которым утверждён порядок информирования о факте ручной обработки персональных данных.»
Вопрос 02 «Предъявите записи об ознакомлении работников, допущенных к ручной обработке персональных данных, с правилами обработки.»
Вопрос 03 «Предъявите документы о местах хранения и условиях сохранности бумажных носителей с персональными данными.»
Вопрос 04 «Предъявите типовые формы и правила заполнения бланков, в которые вносятся персональные данные вручную.»
Вопрос 05 «Предъявите журналы и учётные записи, подтверждающие порядок учета доступа и операций с носителями персональных данных.»

Инспектор при проверке, может запросить:

приказ об утверждении порядка информирования о факте ручной обработки персональных данных, текст соответствующего положения или инструкции
реестр лиц, допущенных к ручной обработке персональных данных; ведомости или подписи об ознакомлении и инструктажах
опись мест хранения бумажных носителей, инструкции по раздельному хранению и обеспечению сохранности, схемы доступа к хранилищам
типовые формы бланков с полями для персональных данных, инструкция по заполнению и указания по недопущению размещения несовместимых целей на одном носителе
журналы учета входа и доступа к носителям, записи выдачи и возврата носителей, отметки о копировании и кратности записи

11 Экспертная позиция

Контроль доступа и маркировка как ключевой защитный приём

Частая и недооценённая проблема при ручной обработке ПДн - формальные ознакомления без реального контроля доступа и маркировки носителей. Подписи на листах иногда есть, но не фиксируются перечень категорий данных, права доступа и места хранения, что приводит к смешению несовместимых целей и несанкционированному копированию. Практический приём - назначить ответственного за порядок ручной обработки, вести реестр допущенных лиц и реестр носителей с указанием категорий данных и прав доступа, обязать помечать отдельные разделы бланков и места хранения. Триггер для проверки и обновления правил - приём на работу и любое изменение порядка ручной обработки. При проверке обращайте особое внимание на реальное разделение полей и отсутствие одновременной фиксации несовместимых целей.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

12 Вопросы и ответы

Частые вопросы по информированию при неавтоматизированной обработке ПДн

Да. При ручной обработке персональных данных необходимо иметь документ об информировании лиц, обрабатывающих данные, с указанием категорий данных, особенностей и правил обработки; документ утверждается руководителем и хранится у оператора с отметками об ознакомлении ответственных лиц.

Заказать документ: информирование о факте обработки персональных данных вручную

Закажите подготовку внутреннего документа для информирования лиц, обрабатывающих персональные данные вручную. В комплект входит приказ об утверждении, бланк уведомления для работников, журнал отметок об ознакомлении, рекомендации по раздельному хранению носителей и перечень ответственных лиц. Адаптация под структуру вашей организации и подготовка пакета локальных нормативных актов по запросу.

Скачать образец Заказать в комплекте с приказом и журналом

Информирование о факте обработки персональных данных без автоматизации