Главная

Журнал обращений субъектов персональных данных

Журнал фиксирует обращения субъектов персональных данных и служит внутренним доказательством надлежащей обработки и ответа; ведёт журнал ответственный за организацию обработки или уполномоченное им лицо. При проверке обращают внимание на обязательные поля: дата и способ обращения, данные субъекта, содержание запроса, принятые меры, сроки исполнения и результат ответа, а также на порядок хранения записей при отсутствии установленного законом срока.

Статус отдельный официальный акт не обязателен, журнал служит внутренним доказательством надлежащей обработки и ответа на обращения
Основание п. 3 ч. 4 ст. 22.1, ст. 20 - 21 152-ФЗ
Публичность внутренний реестр; содержит персональные данные заявителей и служебную информацию, доступ ограничен
Кто утверждает ответственный за организацию обработки персональных данных или уполномоченное им лицо
Обновлено июль 2026
Что фиксируется дата и способ обращения, данные субъекта, содержание запроса, принятые меры, сроки исполнения и результат ответа

01 Назначение

Журнал обращений субъектов персональных данных

Краткие правила ведения, содержание записей, ответственность и контроль доступа

Назначение и область применения. Журнал - внутренний реестр для учёта обращений субъектов персональных данных и фиксации действий оператора по их обработке. Применяется ко всем обращениям, затрагивающим права субъектов персональных данных: запросы на доступ, уточнение, изменение, удаление, отзыв согласия и иные обращения, требующие ответа и/или действий со стороны оператора. Доступ к журналу ограничен лицами с делегированными полномочиями.

Содержание записей и требуемые поля. В каждой записи фиксируют дату и способ обращения, идентификационные сведения о заявителе, суть запроса, принятые организационные и технические меры, назначенного исполнителя, сроки исполнения и итоговый результат обработки. Форма журнала должна позволять проследить ответственность за исполнение и дату закрытия обращения.

Роли, ответственность и порядок утверждения. Ответственным за организацию ведения журнала является ответственный за организацию обработки персональных данных или уполномоченное им лицо; порядок ведения и форма журнала утверждаются локальным актом оператора. Локальный акт определяет права доступа, разграничение обязанностей и процедуру внесения и корректировки записей.

Хранение, доступ и отражение прекращения обработки. Журнал хранится как внутренний документ с ограниченным доступом; запись в журнале служит доказательством исполнения обращения и отражает меры по обеспечению безопасности обработки. При наличии оснований для прекращения обработки, включая отзыв согласия, в журнале фиксируют соответствующий статус и принятые меры по ограничению дальнейшей обработки.

Типичные ошибки и контрольные точки. Частые ошибки: отсутствие способа доставки обращения, неполные сведения о заявителе, отсутствие даты исполнения или неуказанный исполнитель. Контрольные механизмы - проверка полноты записи при приёмке обращения, сопоставление открытых обращений со сроками исполнения и документирование причин продления сроков. Невыполнение обязанности по информированию субъекта может повлечь административную ответственность оператора.

Раскрыть полностью

02 Ответственность

Ответственность за непредоставление информации субъекту ПДн (ч. 4 ст. 13.11 КоАП)

ч. 4 ст. 13.11 КоАП

Юридическое лицо 40 000 - 80 000 ₽
Индивидуальный предприниматель 20 000 - 30 000 ₽
Должностное лицо 8 000 - 12 000 ₽

Журнал обращений субъектов персональных данных служит внутренним доказательством соблюдения сроков и объёма ответа. Отсутствие регистрации обращения или несвоевременный ответ, подтверждаемый журналом, повышает риск привлечения по ч. 4 ст. 13.11 КоАП. Типичные ошибки операторов: не фиксируют способ обращения и дату, оставляют неполные сведения заявителя, не отражают принятые меры и исполнение в срок, журнал не подписан уполномоченным лицом или доступ к нему организован некорректно. Ведение надлежащего журнала уменьшает риск штрафа при проверке, но не исключает необходимости других процессов и локальных актов по обработке.

03 Синонимы и поисковые названия

Как ещё называют этот документ

Внутренний реестр для фиксации обращений субъектов персональных данных: регистрация даты и способа обращения, данных заявителя, содержания запроса, принятых мер, сроков и результата. Доступ к журналу обычно ограничен.

Журнал учёта обращений субъектов персональных данных
Журнал регистрации запросов субъектов персональных данных
Журнал учёта запросов о персональных данных
Реестр обращений по 152-ФЗ
Журнал входящих обращений субъектов персональных данных
Форма учёта обращений субъектов персональных данных
Журнал учёта отзывов согласия на обработку персональных данных
Журнал обращений и ответов по персональным данным
Реестр запросов и обращений субъектов ПДн

04 Обязательное содержание

Чеклист содержимого журнала обращений

Чеклист разделов и элементов, которые должны быть в журнале для подтверждения надлежащей регистрации и обработки обращений субъектов ПДн. Ориентируйтесь на роль ответственного и требования статей 152-ФЗ по приёму и ответам.

Утверждённая редакция журнала В журнале указано лицо, утвердившее документ (ответственный за организацию обработки или уполномоченное лицо), дата утверждения и место хранения бумажной или электронной версии.
Перечень фиксируемых полей Наличие стандартизованных полей для записи: дата и способ обращения, данные субъекта, содержание запроса, принятые меры, сроки исполнения и результат ответа.
Ограничение доступа и права пользователей Определён перечень ролей с доступом к журналу и уровни прав, указаны условия доступа и меры по защите записей от несанкционированного просмотра.
Процедура приёма и обработки обращений Краткое описание последовательности действий: приём обращения, регистрация в журнале, назначение исполнителя, проверка и подготовка ответа с указанием ответственных этапов.
Сроки ответа и учёт исполнения Фиксация применимых сроков ответа субъекту и органу, порядок отметки о выполнении или продлении срока и механизм учёта просрочек.
История изменений записей Наличие следов изменений: кто и когда вносил правки, причины изменений и хранение предыдущих версий записи для последующей проверки.

05 Применимость

Кому и в каких случаях нужен журнал обращений субъектов ПДн

Журнал служит внутренним регистром для фиксации обращений субъектов персональных данных и доказательством надлежащей обработки и ответа. Ниже кратко описано, кто должен вести журнал, когда он необходим и какие границы и взаимодействия учитывать.

Кому нужен журнал Операторам, подразделениям и ответственным лицам, которые принимают и обрабатывают обращения субъектов ПДн; журнал используется как внутреннее доказательство регистрации обращения и принятых мер.
Когда журнал обязателен или желателен Отдельный официальный акт на журнал не обязателен, но сам регистр необходим для надлежащей организации приёма и обработки обращений, особенно если ответа требуются сроки или есть риск административной ответственности.
Какие обращения фиксировать Фиксируйте дату и способ обращения, идентификационные данные субъекта, содержание запроса, принятые меры, установленные сроки исполнения и результат ответа; в случаях отзыва согласия фиксируйте факт и последствия прекращения обработки.
Кто утверждает и кто отвечает за журнал Утверждение и назначение порядка ведения журнала осуществляет ответственный за организацию обработки персональных данных или уполномоченное им лицо; за доступ и права пользователей отвечает ответственное лицо.
Формат журнала и взаимодействие с системами Журнал может быть бумажным регистром, электронным модулем или частью CRM/тикет-системы при условии сохранения экспортируемых доказательств и логов доступа; порядок оформления и хранения следует описать в локальном акте оператора.
Когда журнал не заменяет другие документы Журнал не заменяет уведомления регулятору, отдельные протоколы проверок и реестры обработки, которые могут требоваться при иных процессах; при массовой автоматизированной обработке целесообразно использовать системные логи и специализированные регистры вместо отдельного ручного журнала.

06 Нормативная база

Нормативная база для журнала обращений субъектов персональных данных

п. 3 ч. 4 ст. 22.1 152-ФЗ обязывает ответственного организовать приём и обработку обращений; журнал служит реестром обращений, фиксирует дату и способ обращения, данные заявителя, содержание запроса, назначенных исполнителей и принятые меры, подтверждая распределение ответственности за обработку
ст. 20 152-ФЗ устанавливает сроки ответа субъекту и уполномоченному органу; журнал используется как доказательство соблюдения сроков и содержательной полноты ответов через запись дат получения и отправки ответа и результатов рассмотрения
ст. 21 152-ФЗ регулирует прекращение обработки при отзыве согласия; журнал должен фиксировать факт отзыва, принятые организационные и технические меры по прекращению обработки и дату прекращения, чтобы документировать соответствие требованиям закона
ч. 4 ст. 13.11 КоАП предусматривает санкцию за непредоставление информации субъекту; записи журнала служат доказательной базой при проверках и спорах, подтверждая, что информация была предоставлена или что отказ имел законное основание
п. 2 ч. 1 ст. 18.1 152-ФЗ предписывает оператору издавать локальные акты по вопросам обработки; журнал оформляется и регламентируется локальным актом, в котором определяют порядок ведения, права доступа к реестру, сроки хранения записей и ответственность за их ведение

08 Внедрение

Внедрение журнала обращений субъектов персональных данных

Порядок внедрения обеспечивает наличие утверждённой формы журнала, назначение ответственных, защиту доступа и готовность к проверке. Шаги ориентированы на быстрый рабочий контур и комплект доказательств для проверки.

1. Принятие решения и назначение ответственного Руководитель или назначенное им лицо официально фиксирует необходимость ведения журнала и назначает ответственного за организацию обработки персональных данных; результат на выходе - приказ об утверждении формы журнала и назначении ответственного.
2. Разработка формы журнала и регламента заполнения Составить форму журнала и краткую инструкцию по заполнению, где фиксируются дата и способ обращения, данные субъекта, содержание запроса, принятые меры, сроки исполнения и результат ответа; результат на выходе - утверждённая форма журнала и инструкция по заполнению.
3. Настройка способа учёта и ограничений доступа Выбрать способ ведения журнала (бумажный или электронный), создать защищённое хранилище или папку с ограниченным доступом, оформить перечень прав доступа и порядок регистрации изменений; результат на выходе - реестр доступа и размещённый журнал.
4. Инструктаж сотрудников и закрепление процедур Провести целевую инструкцию для сотрудников, допущенных к приёму и регистрации обращений, оформить протокол инструктажа и регистрационные журналы допусков; результат на выходе - протоколы инструктажа и список уполномоченных сотрудников.
5. Контроль соответствия и подготовка к проверке Провести внутреннюю проверку первых записей на полноту и соответствие форме, собрать комплект доказательств для проверяющего; в папке для проверки положить: приказ об утверждении, форму журнала с инструкцией, выборку заполненных записей и журнал учёта доступа. Результат на выходе - акт внутренней проверки и папка для инспектора.

09 Актуализация

Поводы для правки или переиздания журнала обращений

Конкретные события, после которых следует править форму журнала, регламент или издавать приказ об утверждении новой редакции; ориентир для ответственного за обработку.

Изменение нормативных требований к порядку и срокам ответа Если изменились требования к срокам ответа субъектам или порядок прекращения обработки, привести форму журнала и регламент в соответствие с новыми нормами и оформить изменение приказом. обновить форму журнала и регламент, издать приказ об утверждении новой редакции
Назначение или замена ответственного за организацию обработки При назначении нового ответственного или передаче полномочий скорректировать реквизиты журнала, указать нового исполнителя в утверждающем документе и при необходимости переутвердить форму учёта. внести коррективы в реквизиты журнала, оформить приказ о назначении и переутвердить форму
Инцидент с персональными данными или повторная жалоба субъекта После инцидента или при повторяющихся претензиях проверить полноту записей по каждому обращению, добавить поля для описания инцидента и мер реагирования, скорректировать регламент регистрации и расследования. добавить поля учёта инцидента и мер, обновить регламент реагирования
Результаты внутренней проверки или предписание контролирующего органа При выявлении нарушений учёта обращений или по требованию проверяющих обновить журнал и регламент, включив перечень обязательных записей и порядок подготовки доказательств ответа субъекту. внести изменения в форму и регламент, подготовить комплект доказательств ответов
Изменение способов приёма обращений и каналов учёта При внедрении новых каналов приёма обращений - электронных форм, интеграции с CRM или автоматической обработки - адаптировать структуру журнала и регламентировать порядок импорта и маркировки записей. обновить структуру журнала, регламентировать автоматизированный импорт и провести инструктаж

10 Проверка

Инспектор проверит

Документы и материалы проверки по ведению журнала обращений субъектов персональных данных.

Вопрос 01 «Предъявите журнал обращений субъектов персональных данных для проверки регистрации входящих запросов.»
Вопрос 02 «Предъявите документы, подтверждающие порядок ведения и утверждения журнала.»
Вопрос 03 «Предъявите записи по выбранному обращению для проверки полноты фиксируемой информации.»
Вопрос 04 «Предъявите подтверждения ограничений доступа к журналу и порядок работы с персональными данными заявителей.»
Вопрос 05 «Предъявите доказательства соблюдения сроков ответа субъектам по выборке обращений.»

Инспектор при проверке, может запросить:

журнал обращений субъектов персональных данных с актуальными записями о дате и способе обращения, данных субъекта и статусе обработки
приказ или распоряжение ответственного за организацию обработки персональных данных об утверждении порядка учёта обращений и регламенты по работе с журналом
записи по обращению в виде карточки или строки журнала, содержащие дату и способ обращения, идентификационные данные субъекта, содержание запроса, принятые меры, сроки исполнения и результат ответа
положение о доступе к реестру обращений, перечень лиц с правом доступа и журналы регистрации доступа к файлам или системным записям
примеры ответов субъектам персональных данных с отметками о датах отправки и служебные записи, подтверждающие исполнение в установленные сроки

11 Экспертная позиция

Ключевой риск и практический приём

Журнал обращений - не просто учёт, а доказательство надлежащей обработки; главный риск заключается в утрате целостности записей и отсутствии контроля доступа. Типичные ошибки: хранение на общем диске без версионирования, отсутствие логов правок и привязки исполнителя, смешение служебных пометок с персональными данными. Рекомендация: вести журнал в системе с версионированием и аудитом доступа, привязывать записи к ответственным лицам и идентификатору обращения, фиксировать даты получения и ответа, а также основания прекращения обработки при отзыве согласия. Регламент должен назначать ответственного за ведение и порядок доступа.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

12 Вопросы и ответы

Частые вопросы по журналу обращений субъектов персональных данных

Отдельный официальный акт не обязателен: журнал может вестись как внутренний реестр для фиксации обращений и подтверждения надлежащей обработки. Форма и порядок ведения утверждаются ответственным за организацию обработки персональных данных или уполномоченным им лицом.

Заказать журнал обращений субъектов персональных данных

Закажите готовый журнал для фиксации обращений субъектов персональных данных, утверждаемый ответственным за организацию обработки. В комплекте - бланк журнала, образец приказа об утверждении и рекомендации по организации ограниченного доступа и ведению записей: дата и способ обращения, данные субъекта, содержание запроса, принятые меры, сроки исполнения и результат ответа. Журнал служит внутренним доказательством надлежащей обработки и помогает документировать соблюдение сроков ответа при работе с обращениями.

Заказать журнал в комплекте локальных актов

Журнал обращений субъектов персональных данных

Журнал обращений субъектов персональных данных

Ответственность за непредоставление информации субъекту ПДн (ч. 4 ст. 13.11 КоАП)

Как ещё называют этот документ

Чеклист содержимого журнала обращений

Кому и в каких случаях нужен журнал обращений субъектов ПДн

Нормативная база для журнала обращений субъектов персональных данных

Документы, которые обычно проверяют вместе с журналом обращений

Связанные документы

Внедрение журнала обращений субъектов персональных данных

Поводы для правки или переиздания журнала обращений

Инспектор проверит

Ключевой риск и практический приём

Частые вопросы по журналу обращений субъектов персональных данных

База знаний содержит 268 документов

Заказать журнал обращений субъектов персональных данных

Скачайте каталог решений с ценами под вашу нишу и вдохновитесь идеями