Назначение и область применения. Внутренний обязательный документ, который подписывается работником до допуска к обработке персональных данных. Фиксирует обязанность сохранять конфиденциальность и соблюдать организационные и технические меры защиты. Применяется ко всем сотрудникам и внешним подрядчикам, получающим доступ к персональным данным, и оформляется в единственном экземпляре для личного дела.
Кто утверждает, кто подписывает и порядок хранения. Утверждает руководитель организации или руководитель подразделения; подписывает работник при приеме и перед выдачей доступа к персональным данным. Документ хранится в личном деле сотрудника; ответственность за регистрацию и хранение несут кадровая служба и служба информационной безопасности. При увольнении или переводе следует фиксировать отзыв доступа и при необходимости аннулировать действующие подписанные обязательства.
Обязательные элементы текста обязательства. В тексте должны быть: положение о конфиденциальности персональных данных, обязанность соблюдать установленный порядок и меры защиты, запрет передачи данных третьим лицам и использования в коммерческих целях, указание на дисциплинарную и материальную ответственность за нарушение, привязка обязательства к перечню категорий данных или ссылке на классификацию. Формулировки согласуют с локальными регламентами доступа и должностной инструкцией работника.
Практические шаги внедрения и типичные ошибки. Рекомендации по внедрению: подготовить типовой бланк и приказ об утверждении, включить проверку подписи в процедуру выдачи доступа, регистрировать факт подписания в журнале выдачи доступа или карточке сотрудника, информировать подразделения о порядке хранения и своевременно отзывать доступ при увольнении. Типичные ошибки: допуск к системам без подписанного обязательства, хранение несанкционированных копий в личных почтовых ящиках, отсутствие привязки обязательства к конкретным категориям персональных данных.
Позвонить