Правила ведения журнала запросов Роскомнадзора: требования, как составить

Статус рекомендуемый, сопровождающий документ к журналу запросов
Основание ч. 4 ст. 20 152-ФЗ
Публичность внутренний
Кто утверждает утверждается приказом руководителя организации
Ответственный ответственный за организацию обработки персональных данных или иное назначенное должностное лицо
Область действия правила формирования и ведения журнала входящих запросов от уполномоченных органов, включая Роскомнадзор
Пересмотр при смене каналов поступления корреспонденции или при изменении порядка взаимодействия с уполномоченными органами
Обновлено июль 2026

01 Назначение

Правила формирования и ведения журнала входящих запросов уполномоченных органов

Краткие инструкции по назначению, содержанию, срокам и хранению журнала запросов от уполномоченных органов, включая Роскомнадзор

Назначение и область действия. Документ регламентирует порядок регистрации и сопровождения входящих запросов от уполномоченных органов в пределах внутренних процессов оператора. Правила применяются ко всем обращениям, поступающим в адрес подразделений, отвечающих за обработку персональных данных, и определяют ответственных лиц, порядок утверждения локального акта и связь журнала с другими внутрими процедурами.

Что фиксировать в журнале. В журнале фиксируют дату и время получения, способ и канал доставки, реквизиты отправителя, суть запроса и список приложений, требуемые сроки ответа, принятые решения о продлении и отметки об отправке ответа. Нужно также фиксировать основания для продления срока и случаи, когда уведомление считается доставленным независимо от прочтения адресатом.

Сроки ответа и порядок продления. Журнал используется для контроля соблюдения процессуальных сроков и отражения мотивированных решений о продлении ответа. Принимаемые решения и уведомления о продлении следует оформлять и регистрировать в журнале; продление срока не более чем на пять рабочих дней оформляют с указанием причины и человека, принявшего решение.

Хранение, доступ и подготовка к проверке. Журнал хранится в доступном для ответственных лиц месте и сопровождается регистрационными метками и журналами доступа. При подготовке к проверке уполномоченного органа формируют выписку из журнала и иные локальные подтверждающие документы; ответственный за организацию обработки должен обеспечить сохранность записей и возможность воспроизведения истории действий по каждому запросу.

Раскрыть полностью

02 Ответственность

Ответственность за нарушение правил ведения журнала запросов уполномоченных органов

ст. 13.11 КоАП РФ

Юридические лица возможные меры: предупреждение или административный штраф по ст. 13.11 КоАП РФ в зависимости от состава и последствий…
Должностные лица возможные меры: предупреждение или административный штраф в отношении должностного лица по ст. 13.11 КоАП РФ
Индивидуальные предприниматели возможные меры: предупреждение или административный штраф по ст. 13.11 КоАП РФ
Физические лица (граждане) возможные меры: административный штраф по ст. 13.11 КоАП РФ или иные меры в пределах, предусмотренных КоАП РФ

Неполное или несвоевременное ведение журнала усложняет доказательную базу по соблюдению сроков и обязанностей при ответах на запросы уполномоченных органов, что может привести к привлечению по ст. 13.11 КоАП РФ при наличии состава правонарушения. При оценке учитываются характер нарушения, его повторность и последствия для субъектов персональных данных. Типичная ошибка - вести журнал фрагментарно, без указания даты получения, источника запроса и ответственного исполнителя, что затрудняет подтверждение соблюдения требований ч. 4 ст. 20 и ст. 23 152-ФЗ.

03 Синонимы и поисковые названия

Как ещё называют этот документ

Набор поисковых и разговорных названий для локального регламента по учёту входящих запросов уполномоченных органов. Помогает выбрать понятное имя документа и учесть в тексте ответы на ключевые вопросы о дате получения, продлении срока и распределении ответственности.

Правила ведения журнала запросов Роскомнадзора
Порядок регистрации запросов надзорного органа
Инструкция по ведению журнала входящих запросов
Образец журнала входящих запросов Роскомнадзора
Реестр запросов уполномоченных органов
Порядок продления срока ответа регулятору
Порядок исчисления срока ответа на запрос Роскомнадзора
Порядок определения даты получения запроса

04 Обязательное содержание

Что должно быть в Правилах формирования и ведения журнала запросов

Краткий набор обязательных разделов и записей, необходимых для корректной регистрации и учёта входящих запросов уполномоченных органов, включая Роскомнадзор.

Реквизиты утверждения Наличие записи об утверждении документа: номер и дата приказа руководителя организации, должность и фамилия подписанта, указание лица, ответственного за ведение журнала.
Область действия и критерии регистрации Четкое определение круга входящих запросов, подлежащих регистрации в журнале, в том числе запросов уполномоченных органов и Роскомнадзора, и критерии включения документов в журнал.
Ответственные лица и порядок записи Указаны ответственные за приём и запись запросов, порядок передачи запроса в журнал, контактные данные и лица, контролирующие исполнение.
Структура и обязательные поля журнала Перечислены обязательные поля записи журнала, как минимум: дата и время получения, инициатор запроса, номер и дата запроса, срок ответа, ответственный, отметки о продлении и исполнении.
Порядок продления срока ответа Фиксирован механизм мотивированного продления срока ответа с указанием основания и предельного срока продления не более чем на пять рабочих дней.
Хранение записей и фиксация доставки ответов Описан порядок хранения записей журнала и ограничения доступа, а также правила фиксации факта отправки и доставки ответа с учётом правил о моменте доставки сообщения.

05 Применимость

Область применимости Правил формирования и ведения журнала запросов Роскомнадзора

Короткие рекомендации, кому и в каких ситуациях целесообразно вводить правила и журнал учёта входящих запросов от уполномоченных органов, включая Роскомнадзор. Документ носит внутренний характер и оформляется локальным актом организации.

Кому предназначены Правила Рекомендуемый внутренний документ для сотрудников и подразделений оператора, ответственных за приём и обработку запросов уполномоченных органов. Полезен для юридической службы, ответственного за организацию обработки персональных данных, службы информационной безопасности и филиалов.
Когда применять журнал и правила Применять правила и вести журнал при регистрации входящих запросов от органов, имеющих право запрашивать сведения у оператора. Журнал служит для учёта сроков, ответственных и содержательной истории обработки запроса.
Оформление в виде локального акта Оправдано оформлять правила как локальный акт организации - он закрепляет порядок регистрации запросов, процедуру хранения записей, формат записей и назначение ответственных лиц.
Когда журнал не подходит Журнал запросов не заменяет отдельные регистры для рассмотрения обращений субъектов персональных данных, служебных расследований или внутренних процессов, требующих другой детализации или контроля доступа. В таких случаях оформляют отдельные процедуры и регистры.
Связь с учётом сроков и продлением Использовать журнал для фиксации дат получения запросов, уведомлений о продлении сроков и фактов отправки ответов; записи помогают обосновать соблюдение установленных процедур и даты отправки.
Риски несоблюдения и доказательная роль журнала Ведение журнала уменьшает риск несвоевременного реагирования и служит доказательной базой при проверках. Отсутствие учёта запросов может повлечь административную ответственность в пределах действующего законодательства.

06 Нормативная база

Нормативная база для правил журнала запросов Роскомнадзора

ч. 4 ст. 20 152-ФЗ Срок ответа на запрос уполномоченного органа, исчисляемый от даты получения запроса, составляет десять рабочих дней. Журнал должен фиксировать дату и время получения запроса, ответственного за подготовку ответа и дату направления ответа для подтверждения соблюдения срока.
ч. 4 ст. 20 152-ФЗ Возможность продления срока ответа не более чем на пять рабочих дней при направлении мотивированного уведомления. В журнале фиксируется факт направления такого уведомления, мотивы продления и лицо, подписавшее уведомление.
ст. 23 152-ФЗ Право уполномоченного органа запрашивать у оператора информацию требует, чтобы журнал содержал полные записи запросов и сопутствующие материалы: содержание запроса, приложенные документы, сведения о проверках и ссылки на внутренние акты, обеспечивающие подготовку ответа и последующую проверку.
ст. 165.1 ГК РФ Положение о моменте доставки сообщения влияет на исчисление сроков ответа. Журнал должен фиксировать способ доставки и дату отправки или получения запроса, чтобы при спорах подтверждать момент, с которого начинают исчисляться сроки, если сообщение не было прочитано по причинам, зависящим от адресата.
ч. 7 ст. 22 152-ФЗ Адрес оператора в реестре применяется для направления запросов уполномоченных органов. Правила и журнал ведутся с учётом того, что актуальность контактных данных в реестре должна обеспечивать получение запросов по указанному адресу, а журнал фиксирует адрес отправителя и адрес доставки.

Образец документа

Правила формирования и ведения журнала запросов Роскомнадзора

Устанавливает порядок регистрации, учёта и контроля запросов Роскомнадзора, определяет ответственных за их обработку, сроки подготовки ответов и порядок хранения подтверждающих документов

Можем адаптировать под Вас, звоните: 8 800 333 8 222

Или напишите, мы сейчас онлайн

Скачайте БЕСПЛАТНО и найдите внутри:

Шаблон документа с понятной структурой
Формулировки и поля для заполнения под вашу ситуацию
Места, где нужно учитывать реальные процессы Вашей организации
Возможность самостоятельно доработать документ
Можно разобраться самостоятельно, а можно заказать адаптацию документа под вашу организацию

Скачать образец документа

08 Внедрение

Внедрение правил формирования и ведения журнала запросов уполномоченных органов

Краткая последовательность действий от решения об утверждении правил до рабочего контура журнала и проверки готовности. Каждый шаг содержит ответственного и результат на выходе.

1. Принятие решения и назначение ответственных Утвердить правила приказом руководителя, назначить ответственного за ведение журнала и ответственных исполнителей. На выходе - приказ об утверждении и распоряжение о назначении ответственных.
2. Разработка шаблона журнала и инструкции по заполнению Сформировать унифицированный шаблон журнала с обязательными полями: дата и время получения, источник запроса, краткое содержание, крайний срок ответа, отметки о продлении, назначенный исполнитель и статус выполнения; подготовить краткую инструкцию по заполнению.
3. Настройка процедуры регистрации, распределения и продления сроков Установить регламент приёма запросов, порядок регистрации в журнале, правила распределения исполнителей и механизм оформленного продления сроков с мотивированным уведомлением при необходимости.
4. Обеспечение хранения, доступа и учёта доставки Определить формат и место хранения журнала, права доступа к записям, порядок архивирования и восстановления, а также порядок учёта доставки входящих и исходящих сообщений с учётом ситуаций, когда сообщение считается доставленным, но не прочитано адресатом.
5. Первая проверка, корректировка и подготовка к проверкам уполномоченных органов Провести первую внутреннюю проверку корректности заполнения журнала, устранить замечания, зафиксировать порядок внесения исправлений и подготовить комплект материалов для проверяющего в виде папки с журналом и сопроводительной запиской о процедуре обработки.

09 Актуализация

Поводы для пересмотра правил формирования и ведения журнала запросов

Правила обновляются не по календарю, а при изменении каналов доставки, ответственных лиц или порядка учёта. Обновление описывает, что менять в журнале, кто отвечает за миграцию данных и какие контрольные меры ввести.

Сменился адрес или контакт, указанный в реестре операторов При изменении почтового или электронного адреса для запросов проверьте маршрутизацию входящей корреспонденции, скорость регистрации в журнале и список сотрудников с доступом. Обновите шаблоны ответов и локальные акты, привяжите новый контакт к приказу об ответственном. Актуализировать шаблоны журнала и приказ руководителя, проверить корректность маршрутов доставки и доступов.
Появился или изменился электронный канал доставки При вводе нового почтового сервиса, личного кабинета или API зафиксируйте правила определения даты доставки, ежедневную процедуру проверки ящика и порядок автоматической записи в журнал с часовыми метками. Опишите обработку входящих уведомлений и цикл ответственности при автоматическом приёме. Установить критерии даты доставки, назначить ежедневную проверку и настроить логирование входящих сообщений.
Сменился ответственный за организацию обработки персональных данных При назначении нового ответственного переназначьте исполнителей по умолчанию и подписанта ответов, зафиксируйте передачу незакрытых записей поимённо и обновите реестр доступов. В правилах укажите контакт нового ответственного и порядок передачи полномочий. Оформить приказ о назначении, составить акт передачи незакрытых строк журнала и обновить реестр доступов.
Изменился порядок делопроизводства или система регистрации входящих При переходе на новую систему регистрации проверьте сохранение даты поступления запроса, наличие обязательных полей для учёта сроков исполнения предписаний и правила миграции старых записей. Документируйте сопоставление полей и процедуры сверки целостности данных после миграции. Провести пилотную миграцию, выполнить сверку полей и утвердить инструкцию по переносу и проверке данных.
Зафиксированы пропуски сроков или получено предписание уполномоченного органа Если пропуск срока произошёл хотя бы один раз или поступило предписание, проведите корневой анализ, определите место разрыва в цепочке обработки и введите отдельный контроль исполнения таких предписаний. Скорректируйте правила учёта сроков и порядок уведомлений с учётом возможной административной ответственности. Оформить расследование инцидента, ввести корректирующие меры и закрепить их в правилах, уведомить руководство и ответственных лиц.

10 Проверка

Инспектор проверит

Вопросы для документарной проверки правил формирования и ведения журнала входящих запросов от уполномоченных органов, включая Роскомнадзор. Оценка полноты записей, подтверждений отправки и оснований продления сроков.

Вопрос 01 «Предъявите правила формирования и ведения журнала запросов и документ об их утверждении.»
Вопрос 02 «Где опубликован порядок работы с входящими запросами уполномоченных органов?»
Вопрос 03 «Предъявите записи журнала по последнему запросу от уполномоченного органа.»
Вопрос 04 «Предъявите документы, обосновывающие сроки ответа и продления.»

Инспектор при проверке, может запросить:

актуальную редакцию Правил формирования и ведения журнала запросов и приказ об утверждении с подписью руководителя и датой
страницу внутренней сети или локальный регламент с датой публикации и скриншотом страницы
записи журнала входящих запросов, включая дату получения, способ доставки, содержание запроса и ответственного исполнителя
исходящую корреспонденцию, уведомления о продлении срока, распоряжения или служебные записки с мотивировкой и датами

11 Экспертная позиция

Практический совет по структуре журнала запросов

Журнал запросов часто считают формальностью, поэтому теряются сроки и подтверждающие документы. Рекомендуемая практика: для каждой записи фиксировать дату и время поступления, канал доставки, уникальный идентификатор запроса, ответственного исполнителя, установленный срок ответа, факт и мотивировку продления срока, а также ссылку на исходное обращение и подтверждения доставки. Наличие таких полей ускоряет восстановление хронологии действий при проверке и снижает риск процессуальных претензий.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

12 Вопросы и ответы

Частые вопросы по журналу запросов от уполномоченных органов

Журнал утверждается приказом руководителя организации. Ответственным назначается сотрудник, отвечающий за организацию обработки персональных данных, либо иное должностное лицо, указанное в приказе. В локальном акте фиксируют полномочия по регистрации запросов, порядку распределения задач и срокам хранения записей.

Заказать комплект: журнал регистрации запросов уполномоченных органов и локальные нормативные акты

Закажите готовый комплект для ведения журнала входящих запросов от уполномоченных органов, включая Роскомнадзор. В комплект входят: шаблон журнала в электронном формате, методические указания по учёту даты получения и по оформлению продления срока ответа (с учётом возможности продления не более чем на пять рабочих дней), проект приказа об утверждении, образцы отметок и образцы доказательств (URL, скриншоты, журналы доступа). Документ поможет систематизировать регистрацию запросов, распределить ответственность и подготовить комплект доказательств для внутренних проверок и ответов органам.

Скачать образец Заказать комплект журнала и локальных актов