Журнал учёта разрешённых средств удалённого доступа: штрафы, требования

Статус обязательный документ при наличии удалённого доступа к информационной системе персональных данных (ИСПДн) организации
Основание ч. 2 ст. 19 152-ФЗ; приказ ФСТЭК № 21 от 18.02.2013
Публичность внутренний документ, не подлежит публичному размещению
Кто утверждает руководитель организации, приказом
Ответственный за ведение ответственный за организацию обработки персональных данных или служба информационной безопасности
Обновлено июль 2026

01 Назначение

Журнал учёта разрешённых средств удалённого доступа

Краткое руководство по содержанию, ведению и контролю журнала при наличии удалённого доступа к ИСПДн

Назначение и правовая основа. Журнал фиксирует все разрешённые средства удалённого доступа к информационной системе персональных данных, подтверждая порядок выдачи и отзыва доступа. Наличие и ведение журнала обязательны для организаций с удалённым доступом к ИСПДн и служат элементом организационно-технических мер защиты персональных данных.

Состав записи журнала. Каждая запись должна содержать: идентификатор записи, ФИО и подразделение владельца доступа, служебную роль, описание средства доступа (тип, модель, идентификатор устройства или учётной записи), серийный номер или другой уникальный идентификатор, уровень и перечень разрешённых действий, дата выдачи и дата отзыва или приостановления, основание выдачи (приказ, заявка), ответственный за выдачу и примечания. Формат записей делают читаемым для сверки с журналами событий и инвентарными списками.

Роли и ответственность. Журнал утверждает руководитель организации приказом, ведение возлагается на ответственного за организацию обработки персональных данных или службу информационной безопасности. Ответственный обеспечивает полноту и актуальность записей, сервисные службы предоставляют данные по устройствам, проверяющий контролирует соответствие записей фактическим средствам доступа.

Порядок внесения и изменения записей. Новые средства вносятся в журнал на основании приказа или оформленной заявки с подписью ответственного; изменения и отозванные средства помечаются с указанием даты и основания. Все правки сопровождаются ссылкой на документ-основание и контактом исполнителя, а также сохраняется история изменений для последующей сверки и аудита.

Связь журнала с мониторингом и реагированием на инциденты. Журнал используют для верификации действий при расследовании инцидентов и для сопоставления с логами доступа; при установлении утечки записи помогают определить объём затронутых субъектов и источники доступа. Своевременное сопоставление записей журнала с системными логами критично для выполнения требований по извещению об инциденте.

Типичные ошибки и рекомендации для проверки. Частые нарушения: отсутствие уникальных идентификаторов устройств, записи без основания выдачи, использование общих учётных записей, несвоевременное удаление отозванных средств. При проверке сверяйте наличие приказа об утверждении журнала, полноту полей в записях, соответствие записей инвентарю и логам доступа, а также наличие отметок об отзыве доступа.

Раскрыть полностью

02 Ответственность

Ответственность за утечку ПДн при отсутствии журнала учёта средств удалённого доступа

ч. 12 ст. 13.11 КоАП РФ - утечка данных 1 000 - 10 000 субъектов

Юридическое лицо 3 000 000 - 5 000 000 ₽
Должностное лицо 200 000 - 400 000 ₽
Физическое лицо (гражданин) 100 000 - 200 000 ₽

Отсутствие или неполное ведение журнала не является само по себе единственным основанием для привлечения, но затрудняет расследование и повышает риск квалификации инцидента по ч. 12 ст. 13.11 КоАП. Частые ошибки операторов: не фиксируют все разрешённые средства удалённого доступа, не назначают ответственного за журнал, не сохраняют записи доступа и не связывают журнал с распоряжением об утверждении. Записи журнала обычно используются при установлении объёма утечки и круга затронутых субъектов.

03 Синонимы и поисковые названия

Как ещё называют этот документ

Короткое собрание распространённых названий внутреннего регистрационного документа для контроля устройств и каналов удалённого доступа к ИСПДн. Ориентир для поиска шаблонов и форм ведения учёта.

Журнал учёта разрешённых средств удалённого доступа
Реестр разрешённых устройств и каналов удалённого доступа
Форма учёта удалённого доступа к ИСПДн
Журнал регистрации удалённых подключений к ИСПДн
Учёт разрешений на удалённый доступ сотрудников
Реестр служебных ноутбуков для удалённой работы
Журнал учёта VPN подключений к ИСПДн
Порядок регистрации удалённого доступа сотрудников

04 Обязательное содержание

Чеклист содержимого журнала

Чеклист разделов и элементов, которые должны быть в журнале учёта разрешённых средств удалённого доступа для проверки соответствия требованиям по учёту и регистрации доступа.

Реквизиты утверждения Указаны номер и дата приказа руководителя, лицо, утвердившее журнал, и указание на внутреннюю принадлежность документа, с отметкой о последнем обновлении.
Ответственные лица Перечень ролей и контактных данных: ответственный за ведение журнала, служба информационной безопасности, лица, имеющие право выдавать и отзывать доступ, с указанием ответственности за записи в журнале.
Структура записи журнала Формат каждой записи: идентификатор субъекта доступа, средство доступа, права и уровень доступа, дата выдачи и срок действия разрешения, основание выдачи, отметка об отзыве, привязка к устройству или рабочему месту.
Перечень разрешённых средств и их параметры Таблица утверждённых средств удалённого доступа с указанием версии, протокола, требований к защите, наличия сертификатов и сроков действия разрешений.
Процедура выдачи, изменения и отзыва доступа Краткое описание процесса: условия рассмотрения заявки, порядок утверждения, внесение записи в журнал при выдаче и при изменении прав, триггеры для немедленного отзыва при выявлении инцидента.
Хранение, доступ и защита журнала Место хранения журнала, ограничения публичного доступа, меры целостности и резервного копирования, перечень лиц с правом чтения и правом внесения записей.
Журнал изменений и отметки проверок Раздел с историей изменений записей, указанием кто и когда вносил правки, результаты внутренних проверок корректности записей и рекомендации по устранению замечаний.

05 Применимость

Журнал учёта разрешённых средств удалённого доступа

Кратко - кому и в каких ситуациях нужен этот внутренний журнал, кто отвечает за ведение и какие нормативы влияют на обязательность.

Обязательность ведения Журнал обязателен при наличии удалённого доступа к информационной системе персональных данных организации; утверждается приказом руководителя, ведение возлагается на ответственного за организацию обработки ПДн или на службу информационной безопасности.
Кому нужен журнал Документ нужен юридическому лицу или обособленному подразделению, в чьих ИСПДн реализован удалённый доступ: для работников, удалённых сотрудников, подрядчиков и администраторов, получающих такие доступы.
Что регистрируется и для каких проверок используется Журнал фиксирует разрешённые средства удалённого доступа, данные пользователей и владельцев средств, реквизиты утверждения и записи о выдаче доступа; его используют при проверках соответствия требованиям по уровням защищённости и при аудитах регистрации доступа.
Границы применения и соотношение с другими обязанностями Ведение журнала не освобождает от реализации организационных и технических мер защиты, от ведения журналов событий и от обязанностей по уведомлению о событиях безопасности в установленные законом сроки.
Применение при дистанционной работе Журнал следует применять при организации дистанционной работы и при предоставлении удалённого доступа в рамках трудовых соглашений; форма учёта согласуется с локальными распоряжениями и перечнем регламентируемых доступов.
Связанные внутренние документы Используйте этот журнал вместе с локальными инструкциями по учёту доступа и с чеклистом содержимого журнала для проверки полноты записей и реквизитов утверждения.

06 Нормативная база

Нормативная база для журнала учёта разрешённых средств удалённого доступа

ч. 2 ст. 19 152-ФЗ Устанавливает обязанность регистрировать правила доступа и действия с персональными данными. Для журнала это основание фиксировать выданные разрешения на удалённый доступ, привязку средств к пользователям и историю изменения разрешений для последующего аудита и расследования.
ст. 19 152-ФЗ Требует применения организационных и технических мер защиты ПДн. Журнал служит документальным подтверждением назначенных мер контроля доступа и использования конкретных средств удалённого доступа в ИСПДн.
приказ ФСТЭК № 21 от 18.02.2013 Определяет базовый набор мер и требования по управлению средствами аутентификации и удалённым доступом. Журнал применяется для учёта выданных средств аутентификации, фиксации лиц-владельцев, фактов выдачи и отзыва, а также контроля соответствия практик требованиям приказа.
ПП РФ № 1119 Устанавливает требования по уровням защищённости ИСПДн. В журнале должны быть сведения, позволяющие соотнести используемые средства удалённого доступа с назначенным уровнем защищённости и подтвердить соответствие применяемых решений требованиям уровня.
ст. 312.1 ТК РФ Регулирует отношения при дистанционной работе. Журнал помогает документировать условия взаимодействия при удалённой работе сотрудников, фиксировать предоставленный доступ и служит элементом контроля работодателя за исполнением трудовых условий в дистанционном формате.
ч. 3.1 ст. 21 152-ФЗ Предписывает уведомлять уполномоченные органы о случаях нарушения защиты персональных данных в установленный срок. Записи журнала являются источником данных для оперативного установления обстоятельств инцидента и обоснования времени и масштаба нарушения при подготовке уведомления.
ч. 12 ст. 13.11 КоАП Содержит административную ответственность за утечку персональных данных. Корректное и своевременное ведение журнала снижает риск доказательной неопределённости при проверках и обеспечивает документальное подтверждение мер контроля и реагирования.

08 Внедрение

Внедрение Журнала учёта разрешённых средств удалённого доступа

Краткий план от решения о необходимости до рабочего контура и первой проверки журнала. Документ обязателен при наличии удалённого доступа к ИСПДн, обновлён июль 2026.

1. Инициирование и назначение ответственного Руководитель принимает решение о введении журнала и издаёт приказ о назначении лица, ответственного за ведение. На выходе - проект приказа «Об утверждении Журнала учёта разрешённых средств удалённого доступа» и регистрационная запись в учёте локальных документов.
2. Сбор данных и подготовка проекта журнала Ответственный совместно со службой информационной безопасности собирает сведения о действующих средствах удалённого доступа и правах пользователей. На выходе - файл журнала с заполненными полями: пользователь, подразделение, уровень доступа, тип средства, идентификатор средства, основание доступа, дата выдачи, срок действия, отметки об отзыве.
3. Утверждение приказом Руководитель утверждает журнал приказом организации; одновременно можно утвердить регламент ведения и поручить службе ИБ проведение регулярных ревизий. На выходе - подписанный приказ об утверждении журнала и регламент по его ведению.
4. Ввод в эксплуатацию и подготовка контрольной папки После утверждения проводится ввод журнала в эксплуатацию и подготовка внутренних инструкций по внесению записей. На выходе - акт ввода в эксплуатацию журнала, инструкция по ведению и контрольная папка для проверяющего с копией приказа, актом ввода и выборкой заполненных записей.
5. Обучение ответственных и первичная ревизия Провести инструктажи для лиц, вносящих записи, и сделать первичную ревизию полноты и корректности записей. На выходе - протокол инструктажа и отчёт первичной проверки с перечнем замечаний и планом корректирующих действий.

09 Актуализация

Триггеры обновления журнала учёта разрешённых средств удалённого доступа

Журнал обязателен при наличии удалённого доступа к ИСПДн и должен отражать фактические права, устройства и каналы до первого подключения или при их изменении. Ниже - конкретные поводы для внесения, закрытия или пересмотра записей и краткие действия по каждому случаю.

Назначение работника на удалённый или гибридный режим Перед первым удалённым подключением внести новую строку: идентификация сотрудника, устройство, тип канала, объём прав, срок действия разрешения и лицо, ответственное за выдачу. Запись нужна до подключения, чтобы не допустить незарегистрированных доступов. Внести запись в журнал до первого подключения, присвоить срок действия и ответственного
Возвращение работника в офис или прекращение удалённой работы При окончании удалённого режима закрыть или пометить запись как неактивную, зафиксировать дату закрытия и результат проверки оставшихся средств доступа. Особое внимание - гибридные случаи, когда пользователь физически в офисе, но внешние доступы остаются действующими. Закрыть запись и при необходимости отозвать внешние учётные данные
Увольнение или перевод сотрудника В день увольнения или перевода отозвать все разрешения, отметить возврат служебных устройств и оформить запись с указанием приказа или распоряжения. Если устройство не возвращено, зафиксировать это в журнале и инициировать соответствующие процедуры ИБ. Отметить отзыв доступа в день увольнения и указать реквизиты приказа; зафиксировать состояние служебных устройств
Смена способа или канала подключения При переходе на новый защищённый канал или тип доступа (например, терминальный доступ, другой VPN или изменение аутентификации) пересмотреть действующие разрешения и при необходимости закрыть устаревшие записи. Изменение канала может менять требования к уровню защиты. Пересмотреть записи и скорректировать или закрыть устаревшие разрешения
Инцидент безопасности, связанный с удалённым доступом или утечкой персональных данных При инциденте зафиксировать связку: устройство, канал, учётная запись и объём прав; временно приостановить или отозвать затронутые доступы и пометить все связанные строки в журнале. Если инцидент касается персональных данных, выполнить процедуры уведомления в установленные сроки и сохранить доказательства для расследования. Приостановить или отозвать затронутые доступы, зафиксировать связанные записи и начать расследование, выполнить необходимое уведомление

10 Проверка

Инспектор проверит

Документы и материалы проверки журнала учёта разрешённых средств удалённого доступа.

Вопрос 01 «Предъявьте документ, которым журнал утверждён.»
Вопрос 02 «Предъявите записи журнала за проверяемый период.»
Вопрос 03 «Предъявите документы, подтверждающие связь записей журнала с учётными записями и правами доступа.»
Вопрос 04 «Предъявьте порядок выдачи и отзыва средств удалённого доступа.»
Вопрос 05 «Предъявите материалы по инцидентам и проверкам, связанным с удалённым доступом.»

Инспектор при проверке, может запросить:

приказ руководителя об утверждении журнала учёта разрешённых средств удалённого доступа
записи журнала учёта разрешённых средств удалённого доступа за проверяемый период, с указанием пользователя, вида средства, идентификатора устройства, времени выдачи и отзыва
реестры учётных записей и прав доступа, журнальные логи систем аутентификации и удалённого доступа
регламенты или приказы по процедурам выдачи и отзыва средств удалённого доступа, формы заявок и акты приёма-выдачи
журналы инцидентов, уведомления об инцидентах, акты расследований и служебные записки по принятым мерам

11 Экспертная позиция

Связь записей журнала с логами и решением об утверждении доступа

Частая ошибка при ведении журнала разрешённых средств удалённого доступа - фиксировать только сам факт выдачи средства без привязки к событию аутентификации, идентификатору устройства и решению об утверждении. Это осложняет расследование инцидентов и приводит к «осиротевшим» записям, когда доступ остаётся активен, но в журнале нет подтверждающих данных. Рекомендуем требовать в каждой записи ссылку на соответствующее событие в системных логах или идентификатор сессии, указывать основание и срок действия доступа, сохранять контрольную сумму файла журнала и жёстко регламентировать права на изменение записей. Журнал должен быть источником для быстрой сверки прав доступа и инициирования проверки при аномалиях.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

12 Вопросы и ответы

Частые вопросы по журналу учёта разрешённых средств удалённого доступа

Да. При наличии удалённого доступа к ИСПДн ведение журнала является обязательной мерой учёта и контроля доступа: нужно фиксировать права и использование средств удалённого доступа в рамках требований по организации и регистрации доступа.

Журнал учёта разрешённых средств удалённого доступа

Журнал учёта разрешённых средств удалённого доступа

Ответственность за утечку ПДн при отсутствии журнала учёта средств удалённого доступа

Как ещё называют этот документ

Чеклист содержимого журнала

Журнал учёта разрешённых средств удалённого доступа

Нормативная база для журнала учёта разрешённых средств удалённого доступа

Внедрение Журнала учёта разрешённых средств удалённого доступа

Триггеры обновления журнала учёта разрешённых средств удалённого доступа

Инспектор проверит

Связь записей журнала с логами и решением об утверждении доступа

Частые вопросы по журналу учёта разрешённых средств удалённого доступа

База знаний содержит 268 документов

Заказать журнал учёта разрешённых средств удалённого доступа в комплекте локальных нормативных актов

Журнал учёта разрешённых средств удалённого доступа

Журнал учёта разрешённых средств удалённого доступа

Ответственность за утечку ПДн при отсутствии журнала учёта средств удалённого доступа

Как ещё называют этот документ

Чеклист содержимого журнала

Журнал учёта разрешённых средств удалённого доступа

Нормативная база для журнала учёта разрешённых средств удалённого доступа

Связанные документы и записи для проверки журнала

Связанные документы

Внедрение Журнала учёта разрешённых средств удалённого доступа

Триггеры обновления журнала учёта разрешённых средств удалённого доступа

Инспектор проверит

Связь записей журнала с логами и решением об утверждении доступа

Частые вопросы по журналу учёта разрешённых средств удалённого доступа

База знаний содержит 268 документов

Заказать журнал учёта разрешённых средств удалённого доступа в комплекте локальных нормативных актов

Скачайте каталог решений с ценами под вашу нишу и вдохновитесь идеями