Назначение и область действия. Документ регулирует создание комиссии, её полномочия и порядок принятия решений об уничтожении персональных данных. Положение применяют при необходимости завершить хранение данных в связи с достижением цели обработки, отзывом согласия, требованием субъекта или при выявлении неправомерной обработки. Утверждение положения осуществляет руководитель организации, исполнение контролирует ответственный за организацию обработки персональных данных.
Состав комиссии и роли. Состав комиссии определяется приказом руководителя и включает председателя, секретаря и специалистов по профильным функциям. Комиссия оценивает юридические основания и риски уничтожения, выбирает способ уничтожения, документирует решение и назначает ответственных за исполнение. Роль ответственного за организацию обработки - подготовить перечень носителей и обеспечить доступ к необходимым актам и отчетам.
Типовой порядок принятия решения и оформление акта. Решение комиссии оформляют протоколом с указанием оснований, выбранного способа уничтожения, лиц, выполнивших операцию, и приложениями с подтверждающими материалами. После уничтожения оформляют акт, в котором фиксируют метод уничтожения и подтверждение выполнения. Если физическое уничтожение невозможно, положение предусматривает применение альтернативных мер, в том числе блокирование соответствующих данных до возможности их полного удаления.
Триггеры, контроль и хранение доказательств. Инициировать работу комиссии следует при срабатывании триггеров: окончание срока хранения, отзыв согласия субъекта, требование субъекта, выявление неправомерной обработки. В положении определяют перечень обязательных доказательств - акты уничтожения, протоколы комиссии, журналы передач и скриншоты процедур - и ответственных за их хранение. Документ внутренний и обязателен при создании комиссии; обновлённая редакция содержит отметку о версии и дате утверждения.
Позвонить