Положение о раздельном хранении категорий персональных данных: требования, штрафы

Статус обязательное локальное положение при бумажной обработке персональных данных
Основание п. 14, пп. 9 - 11 ПП РФ № 687
Публичность внутренний документ, доступ ограничен сотрудникам по служебной необходимости
Кто утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо
Дата последней редакции июль 2026
Ответственный ответственный за организацию обработки персональных данных, контакт в локальных реестрах
Область применения носители персональных данных, обработка которых ведётся в разных целях, преимущественно бумажные носители и смешанные хранилища

01 Назначение

Положение о раздельном хранении категорий персональных данных

Назначение и область действия. Положение устанавливает правила раздельного хранения бумажных носителей с персональными данными и порядок их учёта в организации. Документ обязателен для всех подразделений, выполняющих бумажную обработку ПДн. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом, ответственность за исполнение возлагается на ответственного за организацию обработки персональных данных.

Ключевые требования к раздельному хранению. Для каждой категории персональных данных определяются отдельные места хранения носителей и перечни лиц, имеющих доступ. Носители, обработка которых ведётся в разных, несовместимых целях, хранятся отдельно и не смешиваются на одном носителе или в одном месте. Необходимо обеспечить физическое разделение, маркировку и учёт при перемещениях внутри организации.

Роли, учёт и маркировка носителей. Ответственный за организацию обработки ведёт реестр мест хранения и утверждает списки сотрудников с доступом к конкретным категориям носителей. Каждому носителю присваивают отметку о категории данных и назначении обработки, при поступлении фиксируют источник и при необходимости отметку об уточнении или неточности данных. Регулярная проверка актуальности реестра мест и списков доступа снижает риск несанкционированного доступа.

Операционные правила, транспортировка, уничтожение и контроль. Организуют отдельные шкафы, контейнеры или сейфы для разных категорий, регламентируют порядок передачи носителей между сотрудниками и условия внутренней транспортировки. Уничтожение носителей проводят по закреплённой процедуре с учётом конфиденциальности содержимого. За необеспечение условий, исключающих несанкционированный доступ к носителям, предусмотрена административная ответственность. Типичные нарушения: хранение разных категорий в одной папке, отсутствие маркировки и неактуальные списки доступа.

Раскрыть полностью

02 Ответственность

Ответственность за утечку ПДн при нарушениях порядка раздельного хранения

ч. 13 ст. 13.11 КоАП РФ - утечка данных 10 000 - 100 000 субъектов

Юридическое лицо 5 000 000 - 10 000 000 ₽
Должностное лицо 300 000 - 500 000 ₽
Физическое лицо (гражданин) 200 000 - 300 000 ₽

Наличие и исполнение Положения о раздельном хранении снижает риск квалификации инцидента как массовой утечки и облегчает защиту организации при проверке. Отсутствие или формальное исполнение положения не влечет штраф автоматом, но увеличивает вероятность привлечения по ч. 13 ст. 13.11 при факте утечки. Типичные ошибки, повышающие риск штрафов: хранение носителей с несовместимыми целями на одном месте без учёта перечня лиц с доступом, отсутствие указания мест хранения и неведомость ответственных лиц. Если обезличивание окажется мнимым, могут применяться положения ч. 12 - 14 ст. 13.11. Практическая рекомендация для ответственного - задокументировать места хранения по категориям и списки допущенных лиц, это снижает операционный риск и улучшает позицию при проверке.

03 Синонимы и поисковые названия

Как ещё называют этот документ

Список распространённых названий для локального положения, которое устанавливает порядок раздельного хранения носителей персональных данных, правила маркировки, учёта и ограничения доступа.

Положение о раздельном хранении персональных данных
Положение о раздельном хранении категорий персональных данных
Правила раздельного хранения персональных данных
Порядок раздельного хранения носителей персональных данных
Требования к раздельному хранению документов с персональными данными
Инструкция по маркировке и учёту носителей ПДн
Положение о раздельной обработке персональных данных
Порядок разделения данных по целям обработки

04 Обязательное содержание

Чеклист содержания Положения о раздельном хранении категорий ПДн

Чеклист разделов и элементов документа, достаточных для практической реализации раздельного хранения носителей с персональными данными и для проверки соответствия положения требованиям правовой базы.

Утверждённая редакция и реквизиты Указана дата последней редакции, лицо, утвердившее положение, и контакт ответственного за организацию обработки персональных данных; определён порядок обновления редакции и хранение актуальной копии.
Классификация категорий персональных данных Перечень категорий ПДн с критериями отнесения к категории, с указанием случаев, когда цели обработки считаются несовместимыми и требуют раздельного хранения.
Матрица мест и условий хранения Таблица соответствия каждой категории ПДн конкретным физическим местам и типам носителей, включая требования к условиям хранения (шкафы, сейфы, архивы) и порядку учёта носителей.
Перечень лиц с доступом и правила выдачи прав Определён список должностей и ролей, которым разрешён доступ к каждой категории ПДн, а также процедуры назначения и отзыва доступа и требования к документальному подтверждению прав.
Маркировка и физическое разделение носителей Правила визуальной и иной маркировки носителей, порядок физического разделения материалов с разными целями обработки и ограничения на совместное хранение несовместимых данных на одном носителе.
Процедура передачи, временного объединения и уничтожения Процесс передачи носителей между местами хранения, допускаемые основания для временного объединения материалов разных категорий, и правила уничтожения носителей с документальным подтверждением.
Контроль, учёт и реагирование на инциденты Описаны журналы выдачи и возврата носителей, порядок физического обхода/проверок, действия при обнаружении смешения данных или признаков утечки, а также ответственность за нарушение требований.

05 Применимость

Кому и в каких ситуациях нужно положение

Коротко - локальное положение необходимо там, где происходит бумажная обработка персональных данных и требуется формализовать места хранения, разграничение доступа и правила раздельной обработки по целям.

Организации с бумажной обработкой персональных данных Внутренний локальный документ для подразделений и отделов, которые хранят носители с персональными данными в бумажной форме; доступ к положению ограничен сотрудникам по служебной необходимости. Рекомендуется иметь положение при наличии постоянного или эпизодического хранения бумажных носителей.
Случаи раздельной обработки по разным целям Обязательная практика, когда на одном носителе хранятся данные, обрабатываемые для несовместимых целей или при необходимости разделить хранение по целям. Положение фиксирует категории данных, места хранения и перечни лиц с доступом.
Утверждение и назначение ответственных Документ утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом; за исполнение и актуализацию отвечает ответственный за организацию обработки персональных данных, контакт которого указан в локальных реестрах.
Применение в филиалах и отдельных подразделениях Положение распространяется на филиалы и структурные подразделения, если у них есть собственные места хранения носителей или отличающиеся процедурные требования; в положении рекомендуется указать локальные места хранения и ответственных по каждому подразделению.
Когда нужен другой документ Нецелесообразно применять это положение, если обработка производится исключительно в электронном виде и раздельное хранение реализовано техническими средствами ИТ; в таких случаях применяют документы по информационной безопасности и правилам работы с электронными хранилищами.
Триггеры для разработки и пересмотра положения Разработка или пересмотр необходимы при вводе новых категорий персональных данных, изменении целей обработки, перемещении мест хранения носителей, инцидентах с несанкционированным доступом или по результатам внутренних и внешних проверок.

06 Нормативная база

Нормативная база для Положения о раздельном хранении категорий ПДн

п. 14 ПП РФ № 687 Устанавливает требование раздельного хранения носителей при обработке персональных данных для разных целей. Для данного Положения это означает: описать критерии разделения категорий ПДн, порядок маркировки носителей, физические требования к хранению, правила передачи между хранилищами и ответственных за контроль соблюдения разделения.
пп. 9, 10 ПП РФ № 687 Запрещает совместную обработку данных с несовместимыми целями на одном носителе. Для Положения требуется определить перечень несовместимых целей, методы выявления конфликтов целей и организационные меры исключения совмещения (отдельные папки, физические секции, учетные записи и прочие раздельные хранение/обработки).
п. 11 ПП РФ № 687 Распространяет требования раздельного хранения на сочетание персональных данных и иной информации. Для Положения - закрепить правила хранения смешанных материалов, критерии выделения ПДн, маркировку и порядок физического или документального отделения ПДн от прочей информации.
п. 12 ПП РФ № 687 Предусматривает обозначение уточнений и отметок о неточности на носителях. Для Положения необходимо регламентировать способ фиксации исправлений и пометок на бумажных носителях, процедуру проверки актуальности данных и порядок изъятия или утилизации устаревших носителей.
п. 13 ПП РФ № 687 Обязывает для каждой категории персональных данных определить места хранения носителей и круг лиц с доступом. Для Положения это означает ведение реестра мест хранения, назначение ответственных лиц, разграничение уровней доступа и порядок регулярной сверки фактического расположения носителей с реестром.
ч. 4, ч. 5 ст. 5 152-ФЗ Закладывает принцип обработки персональных данных только в заявленных целях и недопущение избыточности. В Положении следует ограничить перечень хранимых категорий исходя из целей, описать критерии обоснованности хранения и процедуру исключения избыточных записей.
ч. 6 ст. 13.11 КоАП Фиксирует ответственность за несоблюдение условий сохранности материальных носителей персональных данных. Для Положения требуется определить технические и организационные меры сохранности (закрытые шкафы, замки, журнал выдачи ключей, контроль доступа), назначить ответственных и частоту проверок соблюдения условий хранения.
ч. 12 - 14 ст. 13.11 КоАП Указывает, что мнимое обезличивание может квалифицироваться как утечка и вести к усилению ответственности. Для Положения важно прописать требования к обезличиванию материальных носителей, порядок оценки риска реидентификации и действия при выявлении инцидента, включая уведомление ответственного и ведение регистра инцидентов.

Образец документа

Положение о раздельном хранении категорий персональных данных

Документ устанавливает порядок раздельного хранения носителей персональных данных по целям обработки, правила маркировки, учёта и ограничения доступа. Для ответственного за организацию обработки и проверяющих важн...

Можем адаптировать под Вас, звоните: 8 800 333 8 222

Или напишите, мы сейчас онлайн

Скачайте БЕСПЛАТНО и найдите внутри:

Шаблон документа с понятной структурой
Формулировки и поля для заполнения под вашу ситуацию
Места, где нужно учитывать реальные процессы Вашей организации
Возможность самостоятельно доработать документ
Можно разобраться самостоятельно, а можно заказать адаптацию документа под вашу организацию

Скачать образец документа

08 Внедрение

Внедрение Положения о раздельном хранении категорий персональных данных

Последовательность действий от решения о внедрении до первой проверки соответствия. Шаги ориентированы на бумажную обработку ПДн, с конкретными результатами для хранения в локальных папках проверяющего.

1. Принятие решения и назначение ответственного Руководитель организации принимает решение о введении положения и назначает ответственного за организацию обработки персональных данных. На выходе - приказ об утверждении порядка и о назначении ответственного, запись о приказе в журнале приказов организации.
2. Инвентаризация категорий ПДн и мест хранения носителей Ответственный проводит опись всех категорий ПДн, определяет для каждой категории места хранения бумажных носителей и фиксирует список сотрудников с доступом. На выходе - реестр категорий персональных данных и реестр мест хранения с указанием ответственных лиц.
3. Разработка и утверждение текста Положения и сопутствующих правил Подготовить редакцию Положения, включающую классификацию категорий, правила маркировки носителей, порядок учета и передачи носителей между подразделениями. На выходе - утверждённая редакция Положения о раздельном хранении категорий персональных данных и инструкция по маркировке носителей.
4. Внедрение мер учета и контроля доступа к носителям Организовать физические местa хранения по реестру, ввести журналы выдачи и возврата носителей, установить перечень лиц с доступом и порядок их подписи. На выходе - журналы учёта носителей, описи по местам хранения и приказ об организованном учёте.
5. Инструктаж персонала и первая проверка соответствия Провести инструктаж сотрудников, ответственных за хранение носителей, оформить протокол инструктажа. Выполнить внутреннюю проверку исполнения положений, составить акт проверки и собрать в папку для проверяющего копию приказа об утверждении, реестры мест хранения, журналы учёта и акт проверки. На выходе - акт проверки и комплект документов для внутреннего контроля.

09 Актуализация

Поводы для пересмотра Положения о раздельном хранении

Положение пересматривают при изменении состава целей обработки, появлении новых категорий носителей или после инцидента, выявившего смешивание данных или риск несанкционированного доступа. Результат пересмотра - уточнённая классификация носителей, обновлённые места хранения и перечни лиц с доступом.

Внедрение новой цели обработки Появление новой операции обработки данных - например, программа лояльности, воинский учёт, пропускной режим - изменяет требование к раздельности носителей и схемам доступа. Внести изменения в положение: описать новую категорию носителей, места хранения и перечень лиц, имеющих доступ к этой категории.
Появление специальных категорий персональных данных Медицинские справки, сведения о судимости, документы об инвалидности и другие особо охраняемые сведения должны храниться отдельно независимо от совпадения общих целей. Установить отдельные режимы хранения и маркировки для таких носителей, включить правило в положение и в инструкции по учёту носителей.
Обнаружено смешанное дело или смешанные записи Нахождение в деле документов для несовместимых целей или с разными режимами доступа указывает на неоднозначность инструкций или ошибки в подшивке. Пересортировать материалы, скорректировать инструкции по классификации и маркировке, провести выборочную проверку других дел на предмет смешивания.
Изменение формы документа или добавление разделов с разными целями Новая анкета, заявление или разделы в существующей форме могут содержать данные, используемые для разных целей и требующие раздельного доступа к разделам и носителям. Описать в положении доступ к разделам, обновить шаблоны и правила подшивки, дать примерную схему разделения носителей.
Инцидент или выявленный риск несанкционированного доступа Факт утечки, подтверждённое нарушение режима хранения или обнаружение мнимой обезличенности требует немедленной проверки правил хранения и перечней лиц с доступом. Провести инвентаризацию пострадавших носителей, усилить физические меры защиты, внести изменения в положение и подготовить приказ об ответственности за хранение.

10 Проверка

Инспектор проверит соблюдение Положения о раздельном хранении категорий персональных данных

Документы и материалы проверки по Положению о раздельном хранении категорий персональных данных.

Вопрос 01 «Предъявите локальное Положение о раздельном хранении категорий персональных данных.»
Вопрос 02 «Предъявите перечень категорий персональных данных с указанием мест хранения носителей и перечня лиц с доступом.»
Вопрос 03 «Предъявите правила разделения носителей при обработке данных для несовместимых целей.»
Вопрос 04 «Предъявите записи и образцы пометок об уточнении или неточности данных на носителях.»
Вопрос 05 «Предъявите документы, подтверждающие меры контроля доступа к носителям и назначение ответственных.»

Инспектор при проверке, может запросить:

актуальную редакцию Положения о раздельном хранении категорий персональных данных, заверенную приказом или отметкой об утверждении
перечень категорий персональных данных с местами хранения носителей и перечнем лиц, имеющих доступ
инструкцию или регламент по раздельному хранению и размещению носителей, схемы расположения хранилищ и журналы учёта размещения носителей
журналы или записи об уточнениях данных на носителях и образцы пометок на носителях
приказы или распоряжения об организации доступа, списки ответственных лиц, акты приёма-выдачи носителей и протоколы проверок контроля доступа

11 Экспертная позиция

Формальная разметка мест хранения - скрытый риск, и как его нейтрализовать

Главный риск, который часто пропускают при бумажной обработке, - формальная разметка мест хранения без реальной сверки содержимого, из-за чего на одном носителе оказываются данные разных категорий и с несовместимыми целями обработки. Это ставит под угрозу требование о раздельном хранении и увеличивает риск ответственности за необеспечение условий доступа или за имитацию обезличивания. Практическая мера: заведите карту «категория - место» с указанием уполномоченных лиц, опишите алгоритм действий при смешанных записях (физическое разделение носителя или пометка о неточности и ограничение доступа), протоколируйте передачи и уничтожение носителей и проводите выборочную сверку содержимого с картой с фиксацией результатов.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

12 Вопросы и ответы

Частые вопросы по Положению о раздельном хранении категорий ПДн

Положение является обязательным локальным документом при бумажной обработке персональных данных и действует внутри организации, доступ к нему ограничен по служебной необходимости. Основание для раздельного хранения и процедур следует из положений о раздельной обработке и хранении данных, указанных в нормативной базе организации.

Заказать положение о раздельном хранении категорий персональных данных в комплекте локальных нормативных актов

Обязательное внутреннее положение для организаций, ведущих бумажную обработку персональных данных. Документ адаптируем под вашу практику: места хранения носителей, правила маркировки, учёт и перечень лиц с доступом. Утверждается руководителем, последняя редакция - июль 2026. Поставляем в составе комплекта для включения в локальные нормативные акты и передачи ответственному за обработку.

Скачать образец Заказать положение в комплекте локальных нормативных актов

Положение о раздельном хранении категорий персональных данных