Главная

Инструкция ответственного за безопасность материальных носителей персональных данных

Инструкция устанавливает обязанности ответственного за безопасность материальных носителей персональных данных: учёт и хранение дел, выдача и возврат носителей, раздельное хранение по целям, действия при утрате и передача при увольнении. На проверке обращают внимание на наличие приказа об назначении, реестр мест хранения и перечень лиц с доступом, акты уничтожения и регистрационные записи по инцидентам.

Статус обязательная инструкция при бумажной обработке персональных данных
Основание п. 13, п. 14 ПП РФ № 687; ст. 19 152-ФЗ, устанавливают порядок мест хранения, перечня лиц с доступом и раздельного хранения носителей
Публичность внутренний документ, обязательный для сотрудников с доступом к носителям
Кто утверждает руководитель организации, утверждает приказом или распоряжением
Обновлено июль 2026
Область применения материальные носители персональных данных при хранении, перемещении и уничтожении внутри организации
Ответственный ответственный за организацию обработки персональных данных

01 Назначение

Инструкция ответственного за безопасность материальных носителей персональных данных

Практические указания для назначения, учета, хранения, перемещения и уничтожения носителей внутри организации

Назначение и область применения. Инструкция устанавливает порядок обращения с материальными носителями персональных данных при их хранении, перемещении и уничтожении внутри организации. Документ обязателен для сотрудников, допущенных к носителям, и применяется ко всем бумажным делам и физическим носителям, содержащим персональные данные в рамках внутренних процессов организации. Нормативная основа указана в соответствующих положениях федерального законодательства и подзаконных актов.

Роли и ответственность. Ответственный назначается приказом руководителя организации и ведёт реестры мест хранения и перечень лиц с доступом. В его обязанности входит обеспечение раздельного хранения носителей по целям обработки, организация учёта выдачи и возврата, контроль доступа и проведение инструктажа сотрудников, имеющих допуск к носителям. Решения об изменении мест хранения и перечня лиц оформляются документально.

Ключевые операционные правила. Практики, обязательные к внедрению: маркировка внешних папок без раскрытия персональных данных, хранение носителей в запираемых шкафах или сейфах, ведение журнала учёта передачи и перемещений, сопровождение носителя при перемещении между подразделениями, плановое и экстренное уничтожение носителей с оформлением акта об уничтожении. Методы доступа и условия хранения должны исключать совместное хранение носителей, обработка которых ведётся в разных целях.

Триггеры для пересмотра инструкции и типичные ошибки. Пересмотр инструкции инициируется при изменении мест хранения, составе лиц с доступом, организационной структуры, выявлении инцидента или по результатам плановых проверок. Частые нарушения: отсутствие учета перемещений, совместное хранение носителей для разных целей, несвоевременное оформления уничтожения и неполное документирование передачи. В случае инцидента действуют требования по оперативному уведомлению и документированию произошедшего.

Раскрыть полностью

02 Ответственность

Административная ответственность при нарушениях, связанных с инструкцией по безопасности носителей ПДн

ч. 11 ст. 13.11 КоАП РФ - неуведомление или просрочка уведомления о неправомерном доступе

Юридическое лицо 1 000 000 - 3 000 000 ₽
Должностное лицо 400 000 - 800 000 ₽
Физическое лицо (гражданин) 50 000 - 100 000 ₽

Отсутствие или неполнота инструкции повышает риск привлечения по ч. 11 ст. 13.11 КоАП РФ за неуведомление о факте неправомерного доступа; при фиктивной обезличивании возможна квалификация по ч. 12-14 ст. 13.11. Типичные ошибки операторов: нет утверждённого перечня лиц с доступом, не фиксируются места хранения и перемещения носителей, не оформляются акты уничтожения в соответствии с требованиями приказа РКН № 179, пропущен срок уведомления (ч. 3.1 ст. 21 152-ФЗ). Практическая рекомендация: утвердить инструкцию приказом, вести журнал доступа и акты уничтожения, описать процедуру уведомления и ответственных за неё.

03 Синонимы и поисковые названия

Как ещё называют этот документ

Кратко: внутренний обязательный документ, фиксирующий обязанности ответственного за материальные носители ПДн - учёт и хранение дел, порядок выдачи и возврата, раздельное хранение по целям обработки и порядок уничтожения.

Инструкция ответственного за материальные носители ПДн
Обязанности ответственного за носители ПДн
Порядок учёта и хранения носителей ПДн
Правила выдачи и возврата носителей ПДн сотрудникам
Регламент обращения с бумажными делами, содержащими ПДн
Порядок раздельного хранения носителей по целям обработки
Инструкция по уничтожению материальных носителей ПДн
Журнал учёта и движения носителей ПДн

04 Обязательное содержание

Чеклист содержания инструкции

Короткий чеклист ключевых разделов и элементов инструкции по безопасности материальных носителей персональных данных, необходимых для внутренней проверки соответствия и исполнения.

Реквизиты утверждения должны быть указаны кто утвердил инструкцию, номер документа, дата утверждения, область применения и ответственное лицо за ведение инструкции.
Перечень мест хранения и условия таблица мест хранения по категориям носителей с указанием помещений, шкафов/сейфов, требований к физической защите и условий доступа.
Перечень лиц с доступом и их обязанности список сотрудников и ролей с правом доступа, описания обязанностей, порядок назначения и аннулирования прав доступа, ответственность за сохранность носителей.
Раздельное хранение по целям обработки правила и критерии раздельного хранения носителей, порядок документального обоснования исключений и меры по предотвращению смешивания носителей, используемых для разных целей.
Учет, маркировка и инвентаризация носителей правила маркировки и присвоения идентификаторов, реестр носителей или журнал учёта, формы записей и ответственные за проведение инвентаризации.
Порядок перемещения и передачи внутри организации процедуры сопровождения при перемещении носителей, оформление передачи по акту или журналу движения, требования к упаковке и безопасности при транспортировке между подразделениями.
Уничтожение носителей и действия при инциденте порядок уничтожения носителей с указанием способов, обязанность оформления акта об уничтожении и хранения подтверждений; алгоритм действий при выявлении неправомерного доступа и порядок уведомления уполномоченных органов.

05 Применимость

Область применения инструкции

Кратко - кому и в каких ситуациях нужна инструкция ответственного за безопасность материальных носителей персональных данных, и когда требуется другой документ в комплекте.

Обязательные случаи применения Инструкция обязательна для ситуаций, когда организация хранит, перемещает или уничтожает материальные носители персональных данных; содержит правила мест хранения, перечень лиц с доступом и порядок раздельного хранения по категориям.
Кому инструкция адресована Документ обязателен для сотрудников и должностных лиц, имеющих доступ к материальным носителям, для ответственных за хранение и выдачу носителей, а также для структурных подразделений и подразделений хранения документов.
Утверждение и публичность Инструкция является внутренним документом и утверждается руководителем организации приказом или распоряжением; обязательна для исполнения сотрудниками, указанными в тексте приказа.
Границы применения и случаи, когда нужен другой документ Не применяется к полностью электронным процессам без материальных носителей. Если обработка персональных данных ведётся в разных целях, требуется раздельное хранение носителей и, при необходимости, отдельные инструкции или регламенты для каждой категории носителей.
Триггеры для применения инструкции Инструкция применяется при операциях со всеми материальными носителями внутри организации; должна учитывать порядок действий при нарушении безопасности, сроки уведомления и подтверждение уничтожения носителей.
Филиалы, удаленные хранилища и подрядчики Инструкция применяется к филиалам и внешним площадкам организации, где находятся или передаются материальные носители; при работе с подрядчиками необходимо закрепить обязанности по хранению, учёту и уничтожению носителей в договоре или отдельном регламенте.

06 Нормативная база

Нормативы, применимые к инструкции по безопасности материальных носителей ПДн

п. 13 ПП РФ № 687 обязательное определение для каждой категории носителей мест хранения, перечня лиц с доступом и ответственных; включить порядок учета, маркировки носителей и ведения реестра перемещений и передач между подразделениями
п. 14 ПП РФ № 687 установление раздельного хранения носителей, используемых для разных целей обработки; правила физического разделения, маркировки и временного хранения при транспортировке, чтобы исключить совместное обращение носителей разных целей
ст. 19 152-ФЗ требование организационных мер защиты применительно к носителям - включить порядок контроля физического доступа (хранилища, сейфы), процедуры выявления и регистрации фактов несанкционированного доступа, регулярные проверки и обучение сотрудников с доступом
ч. 3.1 ст. 21 152-ФЗ утрата или компрометация носителя рассматривается как инцидент; инструкция должна описать действия по локализации, оценке вреда и обеспечению уведомления уполномоченного органа в предусмотренный законом срок (уведомление в течение 24 часов), а также хранение доказательств
ч. 11 ст. 13.11 КоАП административная ответственность за непредставление или просрочку уведомления об инциденте; включить в инструкцию обязанности по внутренней эскалации, ответственных за уведомление и порядок документирования факта уведомления
ч. 12 - 14 ст. 13.11 КоАП если обезличивание носителя формально, инцидент может квалифицироваться как утечка в соответствии с этими частями; инструкция должна установить критерии оценки качества обезличивания и порядок проверки перед списанием или передачей носителей
приказ РКН № 179 от 28.10.2022 требование подтверждать уничтожение носителей оформленным актом; включить форму акта уничтожения, требования к оформлению цепочки хранения и свидетельствованию уничтожения, а также порядок хранения актов и отчетности по уничтоженным носителям

08 Внедрение

План внедрения инструкции по безопасности материальных носителей ПДн

Пошаговый план от принятия решения до регулярного контроля. Каждый шаг содержит исполнителя и конкретный результат на выходе - документ или запись, пригодные для внутренней проверки.

1. Принятие решения и утверждение инструкции Руководитель организации принимает решение о введении инструкции и оформляет приказ об утверждении. Результат - приказ руководителя об утверждении инструкции с указанием ответственных лиц и срока введения в действие.
2. Инвентаризация носителей и определение мест хранения Ответственный за организацию обработки проводит опись используемых материальных носителей, распределяет их по категориям и фиксирует места хранения. Результат - перечень мест хранения материальных носителей и карта категорий носителей.
3. Установление правил доступа и раздельного хранения Руководители подразделений совместно с ответственным за обработку формируют перечни лиц с доступом и правила раздельного хранения носителей для разных целей обработки. Результат - реестр лиц с доступом и положение о раздельном хранении категорий носителей.
4. Организация учёта перемещений и актирование уничтожения Назначенный сотрудник вводит журнал учёта и передачи носителей и регламентирует порядок оформления акта уничтожения при выведении носителя из оборота. Результат - журнал учёта и образец акта уничтожения.
5. Инструктаж сотрудников и распределение обязанностей Ответственный за организацию обработки проводит целевой инструктаж для сотрудников с доступом к носителям и фиксирует результаты в журнале инструктажей или в личных делах. Результат - записи о проведённом инструктаже и перечень обязанностей для каждого исполнителя.
6. Проверка соблюдения правил и порядок реагирования на инциденты Внедряется план внутренних проверок соблюдения инструкции, проверяющий получает папку для проверки с утверждёнными документами и журналом учёта. Также закрепляется порядок уведомления и оформления инцидента. Результат - протокол внутренней проверки и инструкция по уведомлению при инциденте.

09 Актуализация

Поводы для обновления инструкции

Инструкция пересматривается при событиях, которые меняют учёт, места хранения, правила выдачи или порядок уничтожения материальных носителей ПДн. Для каждого повода указано требуемое действие и обновляемые артефакты.

Смена ответственного за носители При назначении нового ответственного проводится приём-передача с проверкой фактического наличия носителей, сверкой журналов выдачи и расписок. Одновременно обновляется перечень лиц с доступом и регистрируются изменения в учёте. Оформить акт приёма-передачи, издать приказ об ответственности, обновить перечень лиц с доступом и журналы выдачи.
Утрата, кража или несанкционированный доступ к носителям Любой инцидент требует немедленного расследования причин, проверки исполнения процедур выдачи и хранения, оценки риска по затронутым данным и корректировки порядка безопасности. При наличии оснований инициируется уведомление в порядке, предусмотренном законом, и фиксируется акт расследования. Провести расследование, инвентаризацию связанных носителей и журналов, при необходимости инициировать уведомление уполномоченного органа и внести изменения в правила хранения и выдачи.
Появление новой категории документов или изменение цели их обработки Новая категория носителей или смена целей обработки требует отнесения к отдельной учётной позиции, определения места раздельного хранения и пересмотра перечня лиц, которым разрешён доступ к этой категории. Зарегистрировать новую категорию в учёте носителей, назначить место хранения и обновить инструкции по раздельному хранению и доступу.
Изменение маршрута выдачи или места временного хранения Если носители начинают передавать в другие подразделения, выносить из помещений хранения или временно хранить в новых зонах, правила выдачи, журнал перемещений и меры физической защиты фиксируются заново и согласуются с ответственными подразделениями. Обновить порядок выдачи и журнал перемещений, описать условия временного хранения и усилить контроль доступа в новых точках.
Переход на гибридный или частично электронный документооборот При внедрении электронных процессов часть бумажных носителей сохраняется; необходимо пересмотреть зоны ответственности, скорректировать места хранения и процедуры уничтожения неактуальных носителей с подтверждением результатов. Провести анализ оставшихся бумажных потоков, обновить инструкции по зонам ответственности и утвердить порядок подтверждения уничтожения актами.

10 Проверка

Инспектор проверит инструкцию и сопутствующие документы по безопасности носителей ПДн

Документы и материалы проверки, относящиеся к хранению, перемещению, доступу и уничтожению материальных носителей персональных данных.

Вопрос 01 «Предъявите приказ об утверждении инструкции и саму инструкцию.»
Вопрос 02 «Предъявите перечень мест хранения носителей и перечень лиц с доступом к ним.»
Вопрос 03 «Предъявите подтверждение раздельного хранения носителей, используемых для разных целей обработки.»
Вопрос 04 «Предъявите журналы регистрации выдачи, перемещения и уничтожения носителей, а также документы на транспортировку и передачу.»
Вопрос 05 «Предъявите материалы по реагированию на инциденты с носителями и подтверждения уведомлений при неправомерном доступе.»

Инспектор при проверке, может запросить:

приказ об утверждении инструкции; инструкция ответственного за безопасность материальных носителей персональных данных в актуальной редакции
перечень мест хранения носителей и перечень лиц с доступом, сгруппированные по категориям носителей
положение или схема раздельного хранения носителей по целям обработки
журналы регистрации выдачи и перемещения носителей; акты об уничтожении носителей и сопроводительные документы на транспортировку и передачу
реестр инцидентов; инструкции по реагированию и по уведомлению об инцидентах; отчёты о проверках и копии уведомлений в установленные сроки

11 Экспертная позиция

Риск: формализм в учёте материальных носителей

Типичная ошибка - описать места хранения и перечень допущенных лиц и считать задачу выполненной. На практике уязвимость появляется при перемещениях, совместном хранении носителей разных целей и при формальном обезличивании. Внедрите журнал перемещений и статусов носителей, опечатанные контейнеры для транспорта, регулярную сверку мест хранения и шаблон акта уничтожения. Процедуры оценки качества обезличивания и быстрый порядок действий при сомнении снизят риск переквалификации ситуации в инцидент.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

12 Вопросы и ответы

Частые вопросы по инструкции по безопасности материальных носителей ПДн

Инструкция утверждается руководителем организации приказом или распоряжением. Она является внутренним обязательным документом для сотрудников, которым предоставлен доступ к материальным носителям персональных данных, и должна быть доведена до них под роспись.

Заказать инструкцию по безопасности материальных носителей персональных данных в комплекте локальных нормативных актов

Адаптируем инструкцию под вашу организацию и поставим в комплект документы, нужные для внутреннего контроля и подтверждения соблюдения требований при хранении, перемещении и уничтожении носителей. В комплект входят: приказ об утверждении инструкции, журнал учёта материальных носителей, формы актов уничтожения, бланки выдачи и возврата носителей, образцы записей доступа и рекомендаций по раздельному хранению, шаблон распоряжения о назначении ответственных. Комплект пригодится для организации учёта носителей и формирования доказательств в проверке.

Заказать инструкцию и комплект локальных нормативных актов

Инструкция ответственного за безопасность материальных носителей персональных данных

Инструкция ответственного за безопасность материальных носителей персональных данных

Административная ответственность при нарушениях, связанных с инструкцией по безопасности носителей ПДн

Как ещё называют этот документ

Чеклист содержания инструкции

Область применения инструкции

Нормативы, применимые к инструкции по безопасности материальных носителей ПДн

Документы и записи, связанные с инструкцией

Связанные документы

План внедрения инструкции по безопасности материальных носителей ПДн

Поводы для обновления инструкции

Инспектор проверит инструкцию и сопутствующие документы по безопасности носителей ПДн

Риск: формализм в учёте материальных носителей

Частые вопросы по инструкции по безопасности материальных носителей ПДн

База знаний содержит 268 документов

Заказать инструкцию по безопасности материальных носителей персональных данных в комплекте локальных нормативных актов

Скачайте каталог решений с ценами под вашу нишу и вдохновитесь идеями