Назначение и область применения. Документ фиксирует категории персональных данных и границы их обработки без средств автоматизации. Его задача - инвентаризовать бумажные носители, журналы и карточки, обозначить места хранения и определить круг лиц, имеющих доступ. Подготовку и ведение поручают ответственному за организацию обработки персональных данных, утверждает документ руководитель организации приказом. Перечень служит опорой для распределения доступа и принятия мер по уничтожению носителей после достижения целей обработки.
Содержание перечня и обязательные поля. В перечне указывают: наименование категории персональных данных, конкретные места хранения носителей, формат носителя (бумажный бланк, журнал, карточка и т.п.), полный перечень лиц с доступом и основания доступа, отметки о необходимости раздельного хранения при разных целях обработки. Рекомендуется иметь для каждой позиции ссылку на физическое место хранения и ответственного за ячейку или шкаф.
Практические требования к хранению и доступу. Организация хранения должна обеспечивать раздельное хранение носителей при обработке в разных целях, маркировку носителей и регистрацию выдачи/возвращения. Ведут журнал учета выдачи, реестр лиц с допуском к конкретным местам хранения и протоколы передачи носителей между подразделениями. Доступ ограничивают списками допущенных лиц и локальными процедурами контроля, чтобы избежать одновременной обработки разных по назначению данных на одном носителе.
Уничтожение носителей и контроль соответствия. Уничтожение бумажных носителей фиксируют документально с указанием основания и ответственного лица. Перечень используют при проверках соответствия - сверяют фактические места хранения с записями в перечне и выявляют избыточные или устаревшие записи. Частые ошибки при внедрении: отсутствие точного указания места хранения, неполные списки лиц с доступом и несоблюдение требований к раздельному хранению; такие нарушения усложняют надлежащую утилизацию при достижении целей обработки.
Позвонить