Главная

Акт проверки наличия и состояния машинных носителей

Обязательный внутренний документ для учёта и контроля машинных носителей, утверждаемый руководителем организации; проверку проводит служба информационной безопасности или ответственный за обработку персональных данных по графику оператора. Фиксирует состав комиссии, порядок сверки с журналом учёта и фактическим списком носителей, шаблон записи расхождений и типичные ошибки, на которые обращают внимание при проверке: отсутствие серийного номера, несоответствие места хранения, физические повреждения и признаки удаления данных.

Статус обязательный документ для учёта и контроля машинных носителей
Основание ст. 19 152-ФЗ; меры ЗНИ.1 - ЗНИ.3 приказа ФСТЭК № 21
Публичность внутренний документ, предназначен для служебного пользования
Кто утверждает руководитель организации
Периодичность проводится по графику оператора; в практике обычно ежегодно
Обновлено июль 2026
Ответственный за исполнение оператор учёта машинных носителей, ответственное подразделение за учёт и хранение
Область действия все машинные носители, учёт которых ведёт оператор, включая сменные и переносные накопители

01 Назначение

Акт проверки наличия и состояния машинных носителей

Внутренний документ для служебного пользования, обновлено: июль 2026

Назначение акта. Документ фиксирует наличие и текущее состояние машинных носителей для учёта, контроля доступа и подтверждения выполнения организационных и технических мер защиты персональных данных. Акт служит опорой при проверках соответствия и при принятии решений о дальнейшем обращении с носителями.

Содержание акта. В акте указывают наименование носителя, инвентарный и серийный номера, тип и ёмкость, местонахождение, состояние и наличие маркировки, сведения о применённых мерах защиты (шифрование, управление доступом), имя ответственного за хранение и примечания о повреждениях или утрате с указанием ссылок на записи в журнале учёта.

Кто проводит и периодичность. Проверку проводит оператор или назначенное подразделение (служба информационной безопасности, ответственное лицо) в соответствии с графиком учёта; акт утверждает руководитель организации. В практике операторы чаще проводят такие проверки ежегодно, при этом при планировании учитывают требования по оценке эффективности мер защиты.

Связь с учётом, списанием и инцидентами. Акт используется для обновления учётных реестров и как основание для списания, ремонта или дополнительной инвентаризации. Обнаружение утраты или признаков несанкционированного доступа к носителю инициирует расследование и направление уведомлений в установленном порядке.

Практические рекомендации по оформлению. Проставляйте уникальный инвентарный номер и дату проверки, фиксируйте место хранения и состояние, подписывайте акт ответственным и руководителем подразделения. При повреждении или утрате приложите фото-фиксацию, сделайте ссылку на запись в журнале учёта и ограничьте доступ к документу как к служебному.

Раскрыть полностью

02 Ответственность

Риски ответственности за отсутствие или ненадлежащее ведение Акта проверки машинных носителей

Юридическое лицо риски административной и хозяйственной ответственности при выявлении нарушений учёта, хранения и уничтожения машинных носителей
Должностное лицо возможные дисциплинарные меры и привлечение к административной ответственности при невыполнении обязанностей по контролю за носителями
Индивидуальный предприниматель административные санкции и другие правовые последствия при отсутствии надлежащего учёта и мер доступа к носителям
Физическое лицо (гражданин) привлечение возможно только при наличии состава административного правонарушения; ответственность определяется действующим законодательством

В представленных нормативных источниках нет прямых сумм штрафов за отсутствие самого акта. Тем не менее, отсутствие учёта и контроля машинных носителей повышает риск административной, дисциплинарной и хозяйственной ответственности, а в случае утечки данных возможны дополнительные обязательства по расследованию и уведомлению. Типичные ошибки при проверках - неполный реестр носителей, отсутствие записей о перемещениях и списаниях, несоблюдение правил управления доступом.

03 Синонимы и поисковые названия

Как ещё называют этот документ

Короткие варианты названий, которые применяют при инвентаризации и проверке съёмных и встроенных машинных носителей. Полезно при поиске шаблонов, сопоставлении записей в журнале учёта и выборке актов для проверки.

Акт инвентаризации машинных носителей
Форма акта проверки наличия носителей информации
Акт сверки журнала учёта носителей
Инвентаризация флешек и внешних дисков
Акт проверки съёмных носителей персональных данных
Акт наличия и состояния съёмных накопителей
Акт учёта носителей информации
Отчёт по проверке наличия носителей
Протокол инвентаризации носителей
Акт инвентаризации переносных носителей

04 Обязательное содержание

Элементы акта проверки машинных носителей

Чеклист ключевых разделов и полей акта, необходимых для учёта и контроля наличия и состояния машинных носителей. Подходит для внутренней служебной проверки и подписания руководителем.

Реквизиты и утверждение Номер акта, дата проверки, период проверки, должность и подпись утверждающего руководителя, подписи ответственных исполнителей и ответственного за проведение проверки.
Таблица учёта носителей Строка на каждый носитель с уникальным учётным номером, типом, моделью, серийным номером, объёмом и текущим местоположением, а также указанием ответственного за хранение.
Состояние и меры защиты Описание технического состояния носителя, наличие повреждений, статус шифрования или иных средств защиты, применённые правила управления доступом и отметки о соответствии требованиям защиты.
Записи операций с носителем Фиксация выдачи, приёма и перемещений носителя: дата, инициатор операции, получатель, основание передачи и подписи сторон; примечание о временных передачах за пределы хранилища.
Действия при дефектах и инцидентах Краткое описание выявленной проблемы, принятые меры по локализации и восстановлению, ответственные исполнители и сроки уведомления при инциденте, включая требование оперативного уведомления при случае нарушения.
Граничные случаи и списание Отметки для носителей, содержащих персональные или секретные данные, условие приёма носителя в ремонт, а также строка с ссылкой на процедуру списания и безопасной утилизации при выводе из оборота.

05 Применимость

Применимость акта проверки наличия и состояния машинных носителей

Краткие указания, кто и в каких случаях должен вести акт проверки машинных носителей, границы его использования и связь с другими обязательными проверками и документами. Документ внутренний, утверждается руководителем организации.

Кому нужен акт Обязательный внутренний документ для учёта и контроля машинных носителей у оператора обработки персональных данных и в инфраструктуре информационной безопасности, предназначен для служебного пользования, утверждается руководителем организации.
Когда составляется По графику оператора; в практике обычно ежегодно. Также составляют при приёме на хранение, перед передачей или списанием носителей, при смене ответственных лиц и при подозрении на инцидент с утратой или компрометацией носителя.
Тригерные случаи и связь с реагированием на инциденты При подозрении на утрату или несанкционированный доступ акт используют для фиксации перечня затронутых носителей и их состояния; при инциденте учитывайте сроки уведомления и иные процедурные требования.
Границы применения Акт фиксирует только машинные носители как материальные объекты хранения данных, он не заменяет комплексную инвентаризацию или оценку эффективности мер защиты ИСПДн; для контроля защиты ИСПДн применяют отдельные процедуры и проверки.
Обязательные элементы акта Рекомендуется фиксировать идентификатор носителя по учёту, тип носителя, текущее расположение, состояние, установленные меры защиты и ответственных за хранение; номера и порядок учёта должны соответствовать требованиям по регистрации машинных носителей.
Кто составляет и утверждает, порядок хранения акта Акт составляет ответственное подразделение, итоговую форму утверждает руководитель организации; акты хранятся как служебные документы в установленном порядке и используются как доказательная база при проверках и расследованиях инцидентов.

06 Нормативная база

Нормативная база для Акта проверки наличия и состояния машинных носителей

ч. 1 ст. 19 152-ФЗ Установленная обязанность принимать организационные и технические меры защиты персональных данных. Акт служит письменным подтверждением применённых мер к машинным носителям: фиксирует ответственных, фактическое состояние носителей и доказательства выполнения мер защиты.
приказ ФСТЭК № 21 от 18.02.2013 Базовый набор мер по уровню защищённости информационных систем. Для акта это ориентир по минимальному содержанию проверки - какие параметры состояния и процессы учёта и хранения носителей должны быть проверены и документированы.
приказ ФСТЭК № 21, мера ЗНИ.1 Требование учёта машинных носителей. Акт должен ссылаться на уникальные идентификаторы из инвентаря, фиксировать серийные номера, местонахождение и текущее состояние носителя для сопоставления с учётной карточкой.
приказ ФСТЭК № 21, мера ЗНИ.2 Требование управления доступом к машинным носителям. В акте документируются лица, имевшие доступ на момент проверки, наличие оформленных прав доступа и выявленные нарушения порядка доступа.
п. 6 приказа ФСТЭК № 21 Положение об оценке эффективности мер защиты не реже одного раза в 3 года. Результаты актов проверок машинных носителей используются как входные данные для такой оценки и должны позволять показать динамику выявленных несоответствий и принятых корректирующих мер.
п. 17 ПП РФ № 1119 Требование периодического контроля мер защиты в информационных системах обработки персональных данных. Если носители связаны с ИСПДн, акт проверки формирует часть доказательной базы для контроля, предусмотренного этим пунктом.
ч. 3.1 ст. 21 152-ФЗ Сроки уведомления регулятора при инцидентах с персональными данными. Акт должен фиксировать сведения, необходимые для оценки факта утечки или инцидента и для своевременного запуска процедуры уведомления в предусмотренные сроки.

08 Внедрение

Акт проверки наличия и состояния машинных носителей

Пошаговая инструкция от принятия решения о проверке до оформления результатов и передачи материалов для контроля. Ориентир - внутренний порядок учёта и положения приказа ФСТЭК о мерах по машинным носителям.

1. Принятие решения и назначение проверки Руководитель организации утверждает проведение проверки и назначает ответственное лицо или комиссию, фиксирует цель и границы проверки. На выходе - приказ или распоряжение «О проведении инвентаризации машинных носителей», в котором указан состав комиссии и источник списков носителей.
2. Подготовка списков, графика и материалов Оператор учёта формирует актуальную выборку машинных носителей из журнала учёта, готовит график проверок и бланк Акта. На выходе - список проверяемых носителей, заполненный график и печатный/электронный бланк Акта.
3. Полевой осмотр и заполнение Акта Комиссия проводит визуальную и функциональную проверку наличия и состояния носителей, сверяет серийные номера, местонахождение и целостность пломб/этикеток, фиксирует замечания и результаты в форме Акта. На выходе - подписанный Акт проверки наличия и состояния машинных носителей с перечнем выявленных несоответствий.
4. Принятие решений по результатам и документирование Ответственные рассматривают выявленные нарушения и принимают решения о ремонте, восстановлении данных, изъятии или списании носителя, а также о дополнительных мерах доступа и хранения. На выходе - приказ или распоряжение о проведённых мероприятиях и акты списания/ремонта.
5. Архивация результатов и подготовка к контролю Ответственный за контроль формирует комплект для внутренней проверки и внешнего контроля: подписанный Акт, журнал учёта, приказы по результатам, акты списания. При выявлении инцидента действий с персональными данными - действовать в порядке, установленном законодательством об инцидентах. На выходе - папка «Документы по машинным носителям» с описанием содержимого.

09 Актуализация

Поводы для проверки и обновления формы Акта

Подписанный акт остаётся документом своей даты и хранится в архиве; при итогах проверки обновляют типовую форму и назначают следующую проверку. Ниже конкретные поводы для плановой или внеплановой инвентаризации с краткими действиями для оператора.

Наступил плановый срок, установленный оператором Инвентаризация по графику, который оператор утвердил внутри организации. Результат - оформленный акт и дата следующей проверки в журнале учёта носителей. Провести инвентаризацию по графику, оформить акт и зафиксировать дату следующей проверки в приказе или журнале.
Смена ответственного за учёт машинных носителей При передаче обязанностей выполнить сверку списков и материально-учётных записей, чтобы не перенести на нового ответственного незарегистрированные носители и расхождения. Провести совместную сверку с составлением акта приёмки-передачи и приказа о назначении нового ответственного.
Массовое обновление, поступление или списание техники При заменах парка, поступлении большого объёма устройств или списании сразу меняется состав носителей и риск неконтролируемых остатков; требуется сплошная проверка сразу после операции. Провести сплошную инвентаризацию, выделить носители на утилизацию или хранение, зафиксировать операции в акте и исполнительных документах.
Инцидент безопасности, связанный с утечкой или компрометацией носителя После утечки, кражи или иного инцидента провести внеплановую инвентаризацию, чтобы установить, покинул ли организации физический носитель и требуется ли дополнительное реагирование. Немедленно выполнить полную проверку наличия носителей, включить результаты в отчет по инциденту и передать материалы службы безопасности для принятия мер.
Форма или порядок проверки перестали фиксировать реальные расхождения Если акты регулярно показывают отсутствие расхождений, а другие проверки выявляют потери или ошибки учёта, форма и процедура проверки утратили практическую эффективность и требуют правки. Пересмотреть шаблон акта и инструкции, провести корректировку процедуры и обучить ответственных, затем назначить контрольную проверку.

10 Проверка

Инспектор проверит наличие и состояние машинных носителей

Документы и материалы проверки, подтверждающие учёт, состояние, хранение, выдачу и списание машинных носителей.

Вопрос 01 «Предъявите акт проверки наличия и состояния машинных носителей за проверяемый период.»
Вопрос 02 «Предоставьте реестр учёта машинных носителей и сведения об их идентификации.»
Вопрос 03 «Покажите записи о состоянии носителей и о проведённых проверках целостности.»
Вопрос 04 «Предъявите документы, подтверждающие порядок хранения и выдачи машинных носителей.»
Вопрос 05 «Предоставьте документы по инцидентам, потерям и операциям по уничтожению носителей, если таковые имели место.»

Инспектор при проверке, может запросить:

акты проверки наличия и состояния машинных носителей за проверяемый период, с указанием даты, ответственных лиц и результатов осмотров
реестр учёта машинных носителей с уникальными идентификаторами, серийными номерами, пометками о местонахождении и сопутствующими отметками по движению
журналы осмотров машинных носителей, акты дефектации, записи о ремонте и отметки о переводе в ремонт или списании
правила хранения и выдачи машинных носителей, журнал выдачи и приёма, распоряжения о передаче и записи ответственных лиц
акты о потерях и инцидентах с машинными носителями, распоряжения на форматирование или уничтожение, уведомления об инцидентах и записи о мерах реагирования

11 Экспертная позиция

Практический риск и оперативный приём

Типичный просчёт - акт фиксирует только наличие и серийный номер носителя, но не документирует цепочку выдачи, статус шифрования, условия хранения и акт списания. В результате при утере или несанкционированном доступе трудно установить круг ответственных и доказать корректное уничтожение. Рекомендация: расширьте шаблон акта полями - уникальный идентификатор и модель, текущий держатель и место хранения, дата и результаты осмотра, статус шифрования, отметка о пломбах или упаковке, ссылка на акт списания и сертификат уничтожения, подписи ответственных. Для проверки используйте выборочную сверку с реестром и логами доступа, фотофиксацию состояния и журнал передачи; расхождения и неопознанные носители рассматривайте как триггер для служебного расследования и дальнейших процедур.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

12 Вопросы и ответы

Частые вопросы - Акт проверки наличия и состояния машинных носителей

Внутренний обязательный документ для учёта и контроля машинных носителей, в котором фиксируют наличие, местонахождение и состояние носителей. Акт нужен для выполнения организационных и технических мер защиты персональных данных и для подтверждения соблюдения требований по учёту носителей.

Заказать акт проверки наличия и состояния машинных носителей

Внутренний обязательный документ для учёта и контроля машинных носителей, утверждаемый руководителем организации. Закажите подготовку акта в комплекте с журналом учёта машинных носителей, образцом приказа об утверждении и инструкцией по заполнению. Комплект выполняется с учётом требований ст. 19 152-ФЗ и мер приказа ФСТЭК № 21, адаптируется под ваш график проверок и распределение ответственных. Текущая редакция - июль 2026.

Заказать акт и комплект документов

Акт проверки наличия и состояния машинных носителей

Акт проверки наличия и состояния машинных носителей

Риски ответственности за отсутствие или ненадлежащее ведение Акта проверки машинных носителей

Как ещё называют этот документ

Элементы акта проверки машинных носителей

Применимость акта проверки наличия и состояния машинных носителей

Нормативная база для Акта проверки наличия и состояния машинных носителей

Связанные документы и материалы

Связанные документы

Акт проверки наличия и состояния машинных носителей

Поводы для проверки и обновления формы Акта

Инспектор проверит наличие и состояние машинных носителей

Практический риск и оперативный приём

Частые вопросы - Акт проверки наличия и состояния машинных носителей

База знаний содержит 268 документов

Заказать акт проверки наличия и состояния машинных носителей

Скачайте каталог решений с ценами под вашу нишу и вдохновитесь идеями