Главная

Журнал учёта машинных носителей персональных данных

Внутренний обязательный документ для учёта машинных носителей, содержащих персональные данные; ведёт ответственный за организацию обработки персональных данных, утверждает руководитель организации. Фиксирует регистрационный номер, владельца, описание содержимого, место хранения, даты передачи и уничтожения и ссылки на акты уничтожения, эти поля проверяют при контроле чтобы быстро оценить масштаб утечки и подтвердить факт уничтожения носителя.

Статус обязательный при обработке персональных данных в ИСПДн, проводится учёт машинных носителей для контроля их обращения
Основание ст. 19 Федерального закона 152-ФЗ, приказ ФСТЭК № 21 от 18.02.2013
Публичность внутренний документ, доступ предоставляется только уполномоченным сотрудникам
Кто утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо
Ответственный за ведение ответственный за организацию обработки персональных данных в организации
Область применения машинные носители, содержащие персональные данные, используемые, хранимые и подлежащие уничтожению в составе ИСПДн организации
Обновлено июль 2026

01 Назначение

Журнал учёта машинных носителей персональных данных

Краткое руководство по содержанию записей, событиям создания и проверке журнала в составе ИСПДн

Назначение и область применения. Журнал служит для учёта машинных носителей, содержащих персональные данные, контроля их выдачи, перемещений, хранения и уничтожения в составе ИСПДн организации. Документ обязателен при обработке ПДн и используется уполномоченными сотрудниками под управлением ответственного за организацию обработки. Журнал фиксирует факты обращения носителей и служит источником для сопоставления с техническими и организационными мерами защиты.

Структура записи и обязательные поля. Рекомендуемая запись включает: уникальный номер записи, дата и время операции, тип и модель носителя, серийный номер или иной идентификатор, объём, категория обрабатываемых ПДн, ФИО и должность лица, получившего носитель, основание выдачи, место фактического хранения, отметки о шифровании или мерах защиты, дата возврата или списания, отметка об уничтожении и ссылка на акт уничтожения, примечания и отметки проверяющих. Форма журнала должна позволять однозначно сопоставлять запись с физическим носителем и актами по нему.

Триггеры создания записей и порядок действий. Запись создаётся при поступлении нового носителя, при его передаче сотруднику или подразделению, при временном использовании, при возврате, при списании, при утрате и при уничтожении. После инцидента, затрагивающего носитель, в журнале фиксируют обстоятельства и дальнейшие действия; при уничтожении носителя указывают ссылку на акт подтверждения уничтожения. В критических случаях порядок действий и уведомления руководству следует сочетать с процедурой регистрации инцидентов.

Контроль, типичные ошибки и практические рекомендации. Контроль ведёт ответственный за организацию обработки и уполномоченные проверяющие; при проверке сверяют записи журнала с фактическим наличием носителей, с актами уничтожения и с логами доступа. Частые ошибки - отсутствие серийных номеров, неполные основания выдачи, отсутствие отметок об уничтожении или акта подтверждения, несоответствие мест хранения. Рекомендуется хранить журнал у ответственного в защищённом виде, вести резервную копию в контролируемом хранилище, фиксировать исправления с подписью и датой и документировать служебные распоряжения на выдачу или списание.

Раскрыть полностью

02 Ответственность

Административная ответственность за нарушение требований к учёту машинных носителей ПДн

ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ

Юридическое лицо 150 000 - 300 000 ₽
Должностное лицо 50 000 - 100 000 ₽
Физическое лицо (гражданин) 10 000 - 15 000 ₽

Неполный или отсутствующий журнал повышает риск административного привлечения по ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ за обработку ПДн вне предусмотренных законом оснований. При массовой утечке возможна переквалификация по ч. 12 - 14 ст. 13.11. Типичные ошибки операторов: журнал не ведут или не обновляют, записи без инвентарных данных и ответственных, отсутствуют акты подтверждения уничтожения носителей, нет учёта выдачи и возврата. При инциденте может возникнуть обязанность уведомления в установленный срок. Документы ФСТЭК и РКН уточняют обязательные поля журнала и порядок подтверждения уничтожения.

03 Синонимы и поисковые названия

Как ещё называют этот документ

Внутренний регистр для учёта машинных носителей, содержащих персональные данные: цель - контроль обращения, выдачи, хранения и уничтожения таких носителей.

Журнал учёта машинных носителей персональных данных
Журнал учёта носителей персональных данных
Журнал регистрации машинных носителей ПДн
Реестр машинных носителей ПДн
Журнал выдачи и возврата носителей ПДн
Реестр съёмных носителей
Журнал учёта внешних накопителей
Журнал учёта USB-носителей
Инвентарная книга носителей информации
Форма учёта флеш-накопителей и дисков

04 Обязательное содержание

Чеклист разделов и элементов журнала

Краткий перечень обязательных элементов журнала учёта машинных носителей ПДн для внутренней проверки соответствия требованиям по контролю обращения носителей в составе ИСПДн.

Утверждённая редакция и реквизиты Наличие даты утверждения, подписи руководителя или уполномоченного лица, указание области применения и лица, ответственного за ведение журнала.
Перечень регистрируемых носителей Ясно перечислены типы машинных носителей, подлежащие учёту в организации, с указанием, что учёт распространяется на носители в составе ИСПДн.
Структура записи и обязательные поля Определены обязательные поля журнала: уникальный номер записи, дата и вид операции, описание носителя, владелец или место хранения, основание операции, отметки о перемещении и подписи ответственных.
Роли и ответственность Таблица с указанными ролями: ответственный за ведение журнала, лица, уполномоченные на выдачу и приём носителей, порядок назначения и фиксации изменений в правах доступа.
Процедура приёмки, выдачи и перемещения Краткая процедура действий при приёмке, выдаче, временном использовании и возврате носителей, включая требования к идентификации получателя и записи передачи.
Фиксация уничтожения и списание Порядок списания и уничтожения носителей, указанная форма акта списания и требование к подтверждению уничтожения носителя документом.
Ограничение доступа и условия хранения журнала Описаны правила хранения журнала, права доступа уполномоченных сотрудников, меры защиты записей от несанкционированного изменения и порядок журналирования доступа к учётной информации.

05 Применимость

Кому и в каких случаях нужен журнал учёта машинных носителей ПДн

Контур применимости журнала: внутренний учёт машинных носителей персональных данных в составе ИСПДн организации. Документ обязателен при наличии машинных носителей с ПДн и служит для контроля обращения, хранения и подтверждения уничтожения носителей.

Обязательность при работе с ИСПДн Журнал обязателен, когда организация ведёт обработку персональных данных в составе ИСПДн и применяет организационно-технические меры, предусматривающие учёт и контроль машинных носителей. Журнал фиксирует движение носителей и ответственных лиц, что требуется для реализации мер защиты.
Кому предназначен Журнал ведёт организация в целом, включая её филиалы и структурные подразделения, где используются машинные носители с персональными данными. Ответственным за ведение является лицо, назначенное как ответственный за организацию обработки персональных данных; утверждение формы и порядка возлагается на руководителя или уполномоченное им лицо.
Когда журнал не требуется Журнал не требуется, если в организации отсутствуют ИСПДн и машинные носители с персональными данными. Если уничтожение носителей оформляется отдельно, подтверждение уничтожения сохраняется в соответствующих актах в порядке, установленном регламентом организации и нормативными актами.
Границы содержимого и связь с требованиями по уровням защищённости Записи в журнале должны обеспечивать прослеживаемость носителя: идентификация носителя, место хранения, ответственные лица, даты выдачи и возврата, отметки о проверках и акте уничтожения. Журнал рассматривается как элемент системы мер, применяемых в зависимости от уровня защищённости ИСПДн.
Доступ, публичность и взаимодействие с другими документами Журнал является внутренним документом, доступ к нему ограничен уполномоченными сотрудниками. Журнал дополняет локальные регламенты по обращению с носителями и акты уничтожения; его форма и порядок использования должны быть согласованы с политикой доступа и обязанностями ответственных лиц.

06 Нормативная база

Нормативная база для журнала учёта машинных носителей ПДн

ст. 19 152-ФЗ Обязывает обеспечить организационные и технические меры защиты при обработке ПДн; журнал служит инструментом контроля обращения носителей - фиксирует идентификатор, владельца, местонахождение, цель обработки и изменения статуса для подтверждения выполнения мер защиты.
приказ ФСТЭК № 21 Включает учёт машинных носителей в базовый набор мер по уровню защищённости; журнал должен обеспечивать учёт маркировки, регистрационные записи по передаче и возврату носителей, регистрацию ключевых атрибутов носителя для контроля обращения и аудита.
ПП РФ № 1119 Определяет требования по уровням защищённости ИСПДн; журнал должен отражать применимый уровень защиты и соответствующие технические и организационные меры к носителям, чтобы сопоставить практику хранения и перемещения с требуемым уровнем.
ч. 3.1 ст. 21 152-ФЗ Предписывает обязанность уведомлять о нарушениях безопасности в установленный срок; своевременные записи в журнале ускоряют обнаружение утраты или хищения носителя и предоставляют данные, необходимые для уведомления регулятора в 24-часовой срок.
приказ РКН № 179 от 28.10.2022 Требует подтверждения уничтожения персональных данных актом; журнал должен содержать ссылку на акт уничтожения, дату, метод утилизации и подписи ответственных лиц для подтверждения факта уничтожения носителей с ПДн.
ч. 1 ст. 13.11 КоАП Устанавливает ответственность за несоблюдение требований к организации обработки ПДн; корректное ведение журнала является элементом доказательной базы при проверках и помогает подтверждать соблюдение организационных мер.
ч. 12 - 14 ст. 13.11 КоАП Определяет ответственность и размеры санкций за утечку ПДн, которые зависят от числа затронутых субъектов; журнал фиксирует масштаб инцидента и помогает документировать предпринятые меры по снижению последствий.

08 Внедрение

Внедрение журнала учёта машинных носителей персональных данных

Пошаговый план от решения о введении журнала до постоянного ведения и контроля. Каждый шаг содержит исполнителя и конкретный выходной документ или запись, которые кладутся в папку для проверяющего.

1. Принятие решения и назначение ответственного Руководитель организации принимает решение о введении журнала и назначает ответственное лицо приказом. Выход: утверждённый приказ «Об организации учёта машинных носителей персональных данных» с указанием ответственного и зоны ответственности.
2. Разработка формы журнала и правил ведения Ответственный разрабатывает форму журнала и приложение «Правила ведения журнала», включая перечень полей, порядок записей при выдаче, возврате и уничтожении. Выход: файл формы журнала и утверждённое приложение с датой и подписью.
3. Организация выдачи, учёта и хранения носителей Администратор ИСПДн и материально ответственное лицо вводят процедуру выдачи и возврата, проставляют первичную запись в журнале при выдаче и отметки при возврате, определяют место хранения. Выход: журнал с заполненными первичными записями и инструкция по месту хранения.
4. Контроль соблюдения порядка и периодическая сверка записей Ответственный проводит выборочные проверки соответствия записей в журнале фактическому обращению носителей, фиксирует несоответствия в акте проверки. Выход: акт проверки журнала и реестр замечаний для устранения.
5. Уничтожение носителей и документирование факта При списании или уничтожении носителей материально ответственное лицо оформляет запись в журнале и составляет акт уничтожения с подписью комиссии. Выход: запись в журнале и акт уничтожения машинного носителя, направляемый в дело.

09 Актуализация

Поводы для ввода и пересмотра журнала учёта машинных носителей

Конкретные события и изменения, при наступлении которых журнал нужно ввести, обновить или пересдать. Для каждого повода указан требуемый результат действий.

Ввод или расширение ИСПДн, изменение области применения носителей Появление новых информационных систем, использование дополнительных типов носителей или изменение мест их хранения и обращения. Журнал должен отражать актуальные типы носителей, места хранения, ответственных и режимы доступа. Разработать или скорректировать форму журнала, издать приказ об утверждении и назначить ответственного за ведение.
Поступление, передача, списание и уничтожение машинных носителей Регистрация в журнале каждой операции приёма, передачи, списания и уничтожения носителей ПДн с указанием исполнителя, даты и основания. При уничтожении сохраняется подтверждающая документация. Внести запись о событии в журнал и приложить акт уничтожения или сопроводительные документы в дела дела по учёту носителей.
Инцидент с утечкой или подозрение на утечку персональных данных Подозрение или подтверждённый факт компрометации персональных данных, включая случаи вовлечения машинных носителей. Журнал используется для идентификации и локализации затронутых носителей и проверки цепочки их обращения. Провести инвентаризацию и выборку записей журнала по затронутым носителям, зафиксировать выводы и передать материалы службе реагирования на инциденты.
Изменение процедур или назначение новых ответственных за ведение журнала Корректировка внутренних регламентов, смена исполнителей или перераспределение обязанностей, влияющие на порядок учёта носителей и контроль доступа к журналу. Обновить форму журнала и регламент ведения, издать приказ о перераспределении обязанностей и провести инструктаж исполнителей.
Изменение требований по уровням защищённости и мерам защиты Обновление нормативных или организационных требований к мерам защиты ИСПДн, влияющее на учёт и обращение с машиными носителями. Скорректировать поля и процедуры учёта в журнале для соответствия новым требованиям и назначить контроль исполнения изменений.

10 Проверка

Инспектор проверит

Документы и материалы проверки по журналу учёта машинных носителей персональных данных.

Вопрос 01 «Предъявите журнал учёта машинных носителей персональных данных.»
Вопрос 02 «Предъявите документы, определяющие порядок ведения журнала и назначение ответственного.»
Вопрос 03 «Предъявите документы о приёме, передаче и уничтожении машинных носителей.»
Вопрос 04 «Предъявите реестры и документы, подтверждающие допуск сотрудников к обращению с носителями.»
Вопрос 05 «Укажите места хранения носителей и применяемые меры их защиты.»

Инспектор при проверке, может запросить:

журнал учёта машинных носителей персональных данных, заполненный и подписанный ответственным, с записями о выдаче и возврате носителей
приказ об утверждении порядка учёта и назначении ответственного за ведение журнала, положение о порядке учёта носителей, должностная инструкция ответственного
записи приёма и передачи носителей, акты уничтожения или списания носителей, распоряжения на уничтожение
реестр уполномоченных лиц с назначениями, журналы выдачи и возврата носителей, приказы о допуске или копии документов о допуске
реестр мест хранения носителей, инструкции и схемы размещения сейфов/шкафов, протоколы контроля доступа к местам хранения

11 Экспертная позиция

Ключевой операционный риск и практическая профилактика

Чаще всего пробелы в журнале учёта возникают не из-за отсутствия формата, а из-за пропусков в цепочке ответственности: носитель зарегистрирован без уникального идентификатора или без записи о передаче и уничтожении, и в результате при списании нельзя подтвердить целостность обращения. Практика: заводите в журнал обязательные поля - уникальный идентификатор (серийный номер), тип носителя, категорию персональных данных, текущее местоположение и хранителя (ФИО, подразделение), даты и подписи при приёме и передаче, статус (в обращении, на уничтожении, уничтожен), ссылка на акт уничтожения. Обязательно сверяйте записи журнала с фактическим наличием носителей перед списанием и сохраняйте подтверждающие документы об уничтожении. Дополнительно фиксируйте сведения о шифровании и местах резервного копирования, чтобы исключить «слепые» копии при утилизации.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

12 Вопросы и ответы

Частые вопросы по журналу учёта машинных носителей ПДн

Да. Журнал обязателен при обработке персональных данных в составе ИСПДн: это часть организационных мер и требований к уровням защищённости. Основаниями для ведения журнала являются норма о мерах защиты персональных данных и требования по уровню защищённости.

Заказать журнал учёта машинных носителей и комплект локальных нормативных актов

Журнал - внутренний обязательный документ для учёта машинных носителей персональных данных в составе ИСПДн. Заказ включает заполняемый шаблон журнала, проект приказа об утверждении, форму акта уничтожения, журнал приёма/выдачи, инструкцию по ведению и образцы записей. Документ адаптируется под ответственного за обработку и режим доступа, подготавливается в комплекте с локальными нормативными актами для ведения и контроля обращения носителей.

Заказать журнал и комплект локальных нормативных актов

Журнал учёта машинных носителей персональных данных

Журнал учёта машинных носителей персональных данных

Административная ответственность за нарушение требований к учёту машинных носителей ПДн

Как ещё называют этот документ

Чеклист разделов и элементов журнала

Кому и в каких случаях нужен журнал учёта машинных носителей ПДн

Нормативная база для журнала учёта машинных носителей ПДн

Документы и материалы, связанные с журналом учёта носителей

Связанные документы

Внедрение журнала учёта машинных носителей персональных данных

Поводы для ввода и пересмотра журнала учёта машинных носителей

Инспектор проверит

Ключевой операционный риск и практическая профилактика

Частые вопросы по журналу учёта машинных носителей ПДн

База знаний содержит 268 документов

Заказать журнал учёта машинных носителей и комплект локальных нормативных актов

Скачайте каталог решений с ценами под вашу нишу и вдохновитесь идеями