Акт технической экспертизы состояния машинного носителя: что включить, штрафы

Статус обязательный документ при выводе машинного носителя из эксплуатации
Основание ст. 19 152-ФЗ; приказ ФСТЭК № 21 (меры ЗНИ.8, ЗНИ.1); ПП РФ № 1119
Публичность внутренний документ, не подлежит публичному распространению
Кто утверждает руководитель организации или уполномоченное им ответственное лицо
Периодичность по событию, для каждого выводимого из эксплуатации носителя
Обновлено июль 2026
Область применения машинные носители, используемые в ИСПДн и для хранения конфиденциальной информации, подлежащие списанию
Ссылка на учёт акт должен указывать номер носителя по учёту организации в соответствии с требованиями ФСТЭК

01 Назначение

Акт технической экспертизы состояния машинного носителя

Назначение акта. Акт фиксирует результаты технической экспертизы при выводе машинного носителя из эксплуатации: выявление признаков наличия персональных данных, оценка состояния носителя и обоснование дальнейших действий по его обезвреживанию или передаче на утилизацию. Документ носит внутренний характер и служит доказательной базой исполнения обязанностей по мерам защиты информации. Утверждает акт руководитель организации или уполномоченное им ответственное лицо.

Граница применения и триггеры составления. Акт составляется при каждом событии вывода из эксплуатации носителя, в том числе при списании, ремонте с невозможностью восстановления или передаче стороннему исполнителю. Применим к жестким дискам, флеш-накопителям, носителям оптического и магнитного типа и любым устройствам с постоянным или временным хранением данных, если есть вероятность присутствия ПДн. Ответственный за организацию обработки назначает исполнителя экспертизы и обеспечивает наличие инвентарного номера или другого идентификатора носителя в акте.

Обязательные разделы акта. В акте минимально должны присутствовать: идентификационные данные носителя (тип, модель, серийный и инвентарный номера), обстоятельства вывода из эксплуатации, результаты визуального и логического осмотра, оценка наличия ПДн и риска их утечки, описание выполненных технических операций по обезвреживанию или подготовке к утилизации, заключение специалиста и подписи ответственных. К акту целесообразно ссылать запись в реестре ИСПДн или внутренний реестр учёта носителей для прослеживаемости перемещений и статусов.

Типичные ошибки и практические рекомендации. Частые нарушения - отсутствие инвентарного номера в акте, неполное описание проведённых операций, отсутствие подписи уполномоченного лица и отсутствие указания способа уничтожения или обезличивания. Рекомендуется перед подготовкой акта: проверить запись в реестре носителей, зафиксировать состояние носителя фото или логами операций, указать применённые методы обезвреживания и сохранить акт в системе с разграничением доступа. Несоблюдение требований к учёту и уничтожению носителей может привести к административной ответственности за утечку данных.

Раскрыть полностью

02 Ответственность

Ответственность при утечке персональных данных при выводе машинного носителя из эксплуатации

ч. 13 ст. 13.11 КоАП РФ - утечка данных 10 000 - 100 000 субъектов

Юридическое лицо 5 000 000 - 10 000 000 ₽
Должностное лицо 300 000 - 500 000 ₽
Физическое лицо (гражданин) 200 000 - 300 000 ₽

Неполнота или отсутствие Акта технической экспертизы при выводе носителя не равноценно автоматическому наказанию, но снижает возможности доказать применение мер защиты и повышает риск квалификации инцидента как массовой утечки персональных данных с применением санкций по числу затронутых лиц. Частые ошибки оператора: отсутствие описания метода удаления или физического уничтожения, отсутствие заверенных подписей уполномоченных лиц, незадокументированная цепочка хранения и передачи носителя. Рекомендуется хранить акт, подтверждающие записи о методе обезвреживания и подписи ответственных.

03 Синонимы и поисковые названия

Как ещё называют этот документ

Популярные поисковые и разговорные названия для документа, который фиксирует техническое состояние конкретного машинного носителя и даёт вывод о его пригодности к эксплуатации, ремонту, списанию или утилизации.

Акт технической экспертизы машинного носителя
Акт технической экспертизы состояния носителя
Акт проверки технического состояния носителя
Акт дефектовки носителя информации
Акт списания носителя информации
Акт о непригодности машинного носителя
Акт о неисправности носителя информации
Акт стирания информации с носителя перед ремонтом
Акт уничтожения данных на носителе
Акт состояния накопителя перед утилизацией

04 Обязательное содержание

Содержание Акта технической экспертизы

Чеклист разделов и элементов, которые должны присутствовать в акте при выводе машинного носителя из эксплуатации.

Идентификация носителя Номер учёта, серийный номер, модель, изготовитель, текущая локация и владельцы/ответственные за устройство; при наличии - источник номера учёта согласно внутренним учетным системам.
Основание и дата вывода Краткое указание причины вывода (ремонт, списание, критическая поломка и т.п.), дата и инициатор операции, ссылка на распоряжение или запись в журнале событий.
Оценка содержимого и классификация сведений Описание обнаруженных сведений на носителе: персональные данные, служебная информация, сведения с ограниченным доступом; указание необходимости дополнительных мер в соответствии с требованиями по защите информации.
Мероприятия по удалению или обезвреживанию данных Перечень совершённых действий по очистке, перезаписи, физическому уничтожению или иным методам обезвреживания, указание применённых процедур, средств и исполнителей, а также ссылки на применимые методические требования.
Решение по дальнейшей судьбе носителя Заключение экспертизы с указанием варианта дальнейшего использования - повторное применение внутри организации, передача третьим лицам, утилизация - и обоснование выбранного варианта.
Ответственные лица и подписи ФИО, должности и контактные данные лиц, выполнивших экспертизу, а также лицо, утвердившее акт; наличие подписей, даты подписи и печатей при необходимости.
Регистрация акта и приложения Регистрационный номер акта, место и порядок хранения акта и приложений (список приложений указан в акте); при обнаружении особых сведений - отметка о необходимости отдельного хранения и доступа.

05 Применимость

Область применения Акта технической экспертизы состояния машинного носителя

Краткие указания, кому и в каких случаях требуется акт при выводе машинного носителя из эксплуатации; перечень типичных исключений и связанных документов.

Обязательность оформления при выводе носителя Акт оформляют при каждом выводе машинного носителя из эксплуатации, если носитель ранее использовался для обработки сведений, требующих организации мер защиты; документ фиксирует результаты технической экспертизы и принимаемые меры.
Кому предназначен акт Акт предназначен для ответственного за организацию обработки, службы информационной безопасности, службы ИТ и комиссии по списанию; служит основанием для дальнейшей утилизации, передачи на хранение или ввода в фонд запасных носителей.
Триггер для составления Составление акта инициируется при фактическом решении о вывода носителя из эксплуатации - по событию и для каждого носителя отдельно; в акте указывают идентификационные признаки и основание вывода.
Случаи, когда акт не применяется Акт не требуется для носителей, которые на момент вывода не содержали сведений, подлежащих защите; в таких случаях отсутствие акта оформляют пояснением в учетных документах с указанием оснований.
Связь с внутренними регламентами и чеклистом содержания Акт дополняет внутренние регламенты по учёту и списанию носителей; обязательные разделы и элементы оформления перечислены в соответствующем чеклисте содержания Акта.
Оценка эффективности мер и привязка к требованиям ФСТЭК При оформлении Акта учитывают требования ФСТЭК к наборам мер защиты и процедурам учёта носителей; при необходимости результаты экспертизы используются для оценки эффективности принятых мер защиты.

06 Нормативная база

Нормативная база для Акта технической экспертизы состояния машинного носителя

ч. 1 ст. 19 152-ФЗ Устанавливает обязанность организации применять технические и организационные меры защиты персональных данных; для акта это означает фиксирование факта и характера применённых мер при выводе носителя из эксплуатации как части доказательной базы.
ч. 4 ст. 19 152-ФЗ Определяет, что конкретный состав мер по защите устанавливают уполномоченные ведомства; акт должен соотносить принятые при утилизации или передаче носителя действия с применимыми требованиями ФСТЭК/ФСБ и указывать ссылку на нормативную базу.
приказ ФСТЭК № 21 от 18.02.2013 Базовый набор технических мер по защите носителей и процедур обработки; акт требуется оформлять с указанием применённых методов обезличивания, удаления или уничтожения данных и результатов контроля соответствия указанным требованиям.
приказ ФСТЭК № 21, мера ЗНИ.1 Требование по учёту машинных носителей - источник идентификаторов для актов; акт должен содержать уникальные идентификаторы носителя (номер, серийный номер или ссылку на учётную запись) для прослеживаемости операции вывода из эксплуатации.
п. 6 приказа ФСТЭК № 21 Положение об оценке эффективности мер защиты; результаты таких оценок и инвентаризаций служат основанием для методик утилизации носителей и должны учитываться при подготовке и утверждении формы и содержания акта.
ПП РФ № 1119 Определяет уровни защищённости информационных систем и связанные с ними требования к обращению с носителями; акт должен фиксировать применимый уровень защиты и дополнительные процедуры, если по уровню для носителя требуются усиленные меры.
ч. 13 ст. 13.11 КоАП РФ Административная ответственность за массовую утечку персональных данных; акт является документом, подтверждающим предпринятые меры по обезвреживанию носителя и может использоваться при проверках и разбирательствах для снижения рисков наложения санкций.

08 Внедрение

Шаги внедрения акта технической экспертизы состояния машинного носителя

Пошаговый план от решения о выводе носителя из эксплуатации до оформления акта, принятия решения об утилизации и подготовки материалов для проверки. Документ обязателен при каждом выводе носителя из эксплуатации.

1. Принятие решения о выводе носителя из эксплуатации Ответственное лицо фиксирует основание вывода носителя и принимает распорядительный документ. Результат на выходе - приказ или распоряжение о выводе конкретного машинного носителя с указанием даты, места хранения и ответственного за дальнейшие действия.
2. Инвентаризация и присвоение идентификатора Проводится проверка идентификационных данных носителя, выявление дополнительных принадлежностей и присвоение уникального номера в журнале учёта. Результат на выходе - запись в журнале учёта машинных носителей с уникальным номером и ссылкой на приказ о выводе.
3. Проведение технической экспертизы состояния носителя Назначенный инженер или эксперт выполняет осмотр и тестирование носителя, фиксирует наличие и объём остающихся данных, состояние корпуса и интерфейсов, возможность восстановления информации. Результат на выходе - оформленный Акт технической экспертизы состояния машинного носителя с перечислением проверенных параметров и заключением об уровне риска для персональных данных.
4. Принятие решения об утилизации, уничтожении или передаче На основании акта эксперт выносит предложение, руководитель или уполномоченное лицо утверждает способ завершения жизненного цикла носителя. Результат на выходе - приказ об уничтожении или распоряжение о передаче третьей стороне и, при уничтожении, акт об уничтожении персональных данных.
5. Оформление и хранение комплектов документов для проверки Собрать и зарегистрировать в деле комплект документов: приказ о выводе, запись в журнале учёта, акт технической экспертизы, приказ об уничтожении или акт об уничтожении. Результат на выходе - дело проверки, подготовленное для аудитора или контролирующего органа с указанием места хранения и ответственных.

09 Актуализация

Поводы для составления или переиздания акта технической экспертизы состояния машинного носителя

Акт фиксирует состояние конкретного носителя на конкретную дату и сам по себе не корректируется - при каждом новом событии по носителю оформляется новый акт. Обновляется типовая форма акта и связанные инструкции. Поводом для составления или корректировки формы служит событие, влияющее на риск хранения, передачи или уничтожения данных; для каждого носителя акт составляется отдельно и уходит в архив.

Отказ или сбой носителя Ошибки чтения, потеря разделов, некорректное определение в системе или другие признаки аппаратного/логического отказа. Экспертиза проводится до длительного хранения в запасе и до любых попыток ремонта с целью зафиксировать исходное состояние и возможные следы вмешательства. Зафиксировать серию и модель, присвоить идентификатор акта, снять контрольные образы при возможности, задокументировать признаки отказа и условия обнаружения.
Вывод носителя из эксплуатации (списание) Плановая утилизация или замена оборудования. Каждый списываемый носитель подлежит отдельному акту; массовая запись в накладной не заменяет индивидуальное документирование состояния носителя. Составить акт на каждый носитель, присвоить уникальный номер и указать основания списания, приложить инвентарные данные и подтверждение удаления данных или выбранного способа утилизации.
Передача носителя на ремонт или гарантийное обслуживание за пределы контролируемой зоны Вынос носителя с конфиденциальными данными за пределы зоны ответственности организации. Порядок передачи и предварительного удаления данных должен быть задокументирован в акте, чтобы зафиксировать риск и применённые меры. До передачи выполнить требуемую процедуру очистки или оформить акт временной передачи с указанием списка данных, применённого метода стирания и условий возврата; зафиксировать ответственных.
Передача носителя другому пользователю внутри организации Замена пользователя, перевод оборудования между подразделениями или передача диска после увольнения сотрудника. Такие передачи по требованиям приравниваются к операциям с риском раскрытия и требуют документирования в акте. Проверить историю использования, зафиксировать смену ответственного, подтвердить выполнение очистки или оформить акт передачи с указанием мер защиты и обязательств нового пользователя.
Изменение способа уничтожения, изменение требований к мерам защиты или инцидент, влияющий на обращение с носителями Появление сертифицированных средств стирания, переход на физическое уничтожение, изменение уровня защищённости по нормативам или выявленный инцидент с компрометацией данных. Такие изменения требуют пересмотра типовой формы акта и связанных процедур. Обновить типовую форму акта и методики оформления, издать приказ или приказ-распоряжение о применении новой практики, провести инструктаж ответственных и скорректировать перечень обязательных полей акта.

10 Проверка

Инспектор проверит

Документы и материалы проверки по акту технической экспертизы состояния машинного носителя.

Вопрос 01 «Предъявите акт технической экспертизы состояния машинного носителя.»
Вопрос 02 «Предъявите документы, подтверждающие выполнение мер по обезвреживанию или уничтожению данных на носителе.»
Вопрос 03 «Предъявите приказ или распоряжение об исключении носителя из эксплуатации.»
Вопрос 04 «Предъявите записи учёта машинных носителей, подтверждающие идентификацию и историю обращения этого носителя.»
Вопрос 05 «Предъявите документы о передаче носителя на хранение, утилизацию или в специализированную организацию.»

Инспектор при проверке, может запросить:

акт технической экспертизы состояния машинного носителя с указанием номера носителя, модели, серийного номера, даты вывода из эксплуатации, сформулированного заключения эксперта и подписи уполномоченного лица
акт уничтожения носителя или протокол обезвреживания данных с описанием методов, средств и результатов работ
приказ руководителя организации или распоряжение уполномоченного лица об исключении носителя из эксплуатации с подписью и датой
журнал учёта машинных носителей или карточка учёта с идентификатором носителя, датами ввода и вывода из эксплуатации и отметками о перемещениях
договор или накладная на передачу, акт приёма-передачи или иная сопроводительная документация, фиксирующая цепочку обращения носителя

11 Экспертная позиция

Практический риск оформления акта

Частая ошибка - акт технической экспертизы оформляют отдельно от приказа об исключении и без однозначной привязки к конкретному носителю и методу обезвреживания. В акте обязательно фиксировать уникальные идентификаторы носителя, применённый метод и его параметры, дату и место операции, ответственных лиц и их подписи, а также ссылки на журнал передачи носителя или запись о приёме-передаче. Такая привязка уменьшает спорность выводов экспертизы и снижает риск административной ответственности в случае инцидента.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

12 Вопросы и ответы

Частые вопросы по Акту технической экспертизы состояния машинного носителя

Акт оформляют при выводе машинного носителя из эксплуатации, для каждого отдельного носителя в момент события вывода. В документ вносят результаты проверки состояния носителя, наличие или отсутствие данных и рекомендации по дальнейшим действиям. Оформление акта связано с требованием обеспечения мер защиты информационных систем и данных.

Заказать акт технической экспертизы и комплект документов при выводе машинного носителя

Оформим акт технической экспертизы состояния машинного носителя и подготовим связанный комплект документов, необходимый при выводе носителя из эксплуатации. В комплект входят: акт с выводом о пригодности, протокол осмотра с указанием идентификатора носителя, журнал учёта носителей, проект приказа об исключении из эксплуатации, предложения по способу обезвреживания или передаче, формы подтверждения уничтожения, фотофиксация и экспорт логов доступа. Документы готовы для утверждения руководителем организации или уполномоченным им ответственным лицом; оформляем для каждого выводимого носителя по событию.

Заказать акт и комплект документов

Акт технической экспертизы состояния машинного носителя