Главная

Журнал учета выдачи и возврата документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну

Журнал предназначен для учёта выдачи и возврата документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну; фиксируются идентификатор носителя, дата выдачи и возврата, получатель, основание и при необходимости состояние носителя.

Вид документа Журнал
Назначение Учет выдачи и возврата документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну.
Область применения Применяется при введенном режиме коммерческой тайны и при наличии процесса выдачи и возврата носителей.
Кому применяется Сотрудникам и уполномоченным лицам, участвующим в процессе выдачи и возврата.
Учитываемые данные Идентификатор носителя, дата выдачи, получатель, основание выдачи, дата возврата, состояние носителя при возврате.
Ответственный Определяется организацией.

01 Назначение

Обзор журнала учета выдачи и возврата

Краткое описание назначения, содержания и правил использования журнала

Назначение и область применения. Журнал предназначен для учета фактов выдачи и возврата документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну. Применяется при введенном режиме коммерческой тайны и в тех подразделениях, где организованы процессы выдачи и возврата таких носителей.

Сведения, фиксируемые в журнале. В журнале регистрируются идентификатор носителя, дата выдачи, получатель, основание выдачи, дата возврата и, при необходимости, состояние носителя при возврате. Журнал не содержит содержания охраняемых сведений, только данные, необходимые для учета движения носителя.

Кому и когда применяется. Журнал используется сотрудниками и уполномоченными лицами, участвующими в процессе передачи носителей. Конкретного ответственного за ведение и хранение журнала определяет организация и закрепляет в своих локальных правилах.

Правила заполнения и связь с другими локальными актами. Записи в журнале оформляются последовательно и доступны для проверки в рамках внутренних процедур организации. Журнал дополняет порядок хранения носителей и акты приема-передачи; он служит для фиксации решения, факта или результата, но не заменяет отдельные акты и порядки, перечисленные в связанных документах.

Раскрыть полностью

02 Риски

Последствия отсутствия или ненадлежащего ведения журнала учёта выдачи и возврата

Неопределённость учёта выдачи Отсутствие или неполные записи (идентификатор носителя, получатель, основание выдачи) затрудняют установление, кто и на каких условиях получил носитель, а также осложняют разбирательство в случаях утраты или несанкционированной передачи.
Расширение доступа вне служебных функций При несистемном ведении журнала сложно подтвердить связь допуска с трудовой функцией; это повышает риск выдачи носителей лицам, не имеющим обоснованной служебной необходимости, и усложняет разграничение полномочий внутри организации.
Неполный учёт состояния носителя Если не фиксировать состояние носителя при возврате, организация лишается инструмента для выявления повреждений или изменений, что приводит к спорам о сохранности и затрудняет принятие решений о дальнейших действиях.
Замещение процессов учёта единственным журналом Полагание только на записи журнала без сопутствующих актов, оснований и процедур повышает риск искажения обстоятельств передачи; журнал должен дополнять систему учёта и не заменять оформление оснований и сопроводительных документов при спорных случаях.

03 Синонимы и поисковые названия

Другие названия журнала

Короткие варианты названий для поиска и внутренних ссылок на документ об учёте выдачи и возврата носителей коммерческой тайны.

Журнал выдачи и возврата документов и носителей коммерческой тайны
Журнал учёта выдачи и возврата носителей коммерческой тайны
Журнал учёта выдачи и возврата документов и иных носителей коммерческой тайны

04 Содержание

Обязательные элементы журнала

Перечень полей и разделов, которые должны быть в журнале учёта выдачи и возврата документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну.

Реквизиты журнала Указать назначение журнала, область применения и лицо, ответственное за ведение журнала (определяется организацией).
Идентификатор носителя Поле для уникального идентификатора носителя или документа, позволяющее однозначно соотнести запись с выдаваемым объектом учёта.
Дата выдачи и получатель Отдельные поля для даты выдачи и для данных получателя (имя или наименование уполномоченного лица, при необходимости подразделение или роль).
Основание выдачи Поле для указания основания выдачи носителя, например ссылка на распоряжение, служебную записку или другой документ, послуживший основанием.
Дата возврата и состояние носителя Поля для даты возврата и описания состояния носителя при возврате, включая замечания о повреждениях или неполноте.
Подписи и отметки о приёме/выдаче Строки для подписей или иных отметок выдавшего и получившего, подтверждающих факт передачи и приёма носителя.
Правила заполнения журнала Краткие указания по заполнению полей журнала и по внесению исправлений, а также указание, кем осуществляется ведение журнала (определяется организацией).

05 Применимость

Кому и при каких условиях применяется журнал

Журнал предназначен для учёта передачи и возврата документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну. Применяется в организации при наличии режима коммерческой тайны и при реально действующем процессе выдачи и возврата носителей.

Сотрудники и уполномоченные лица Журнал ведут сотрудники и уполномоченные лица, участвующие в процессе выдачи и возврата. В нём фиксируют идентификатор носителя, дату выдачи, получателя, основание выдачи, дату возврата и состояние носителя при возврате.
Ответственные, назначаемые организацией Применяется лицами, назначенными организацией ответственными за ведение и хранение журнала. Конкретные обязанности и порядок назначения определяет организация.
Случаи временной передачи и возврата носителей Журнал используют для фиксации операций временной передачи носителей по основанию, установленному в организации. Записи отражают основание выдачи, сроки передачи и состояние носителя при возврате.

07 Внедрение

Шаги внедрения журнала учета выдачи и возврата

Пошаговый план от принятия решения о применении журнала до его эксплуатации и первой контрольной проверки. Описаны ответственные стороны и ожидаемые состояния после каждого шага.

1. Принятие решения о применении журнала Утвердить использование журнала в тех подразделениях и процессах, где вводится режим коммерческой тайны и существует выдача носителей. Результат: определены границы применения журнала, места его хранения и круг уполномоченных лиц.
2. Определение формы и полей журнала Сформировать формат журнала с обязательными полями: идентификатор носителя, дата выдачи, получатель, основание выдачи, дата возврата, состояние носителя при возврате. Результат: утверждён бланк или шаблон журнала для использования в организации.
3. Установление порядка ведения журнала Определить процедуру внесения записей, порядок хранения заполненных страниц и правила доступа к журналу, включая ответственность за ведение и проверку записей. Результат: порядок ведения журнала оформлен и утверждён для практического применения.
4. Инструктаж и распределение полномочий Провести инструктаж сотрудников и уполномоченных лиц по порядку работы с журналом, порядку оформления выдачи и возврата. Результат: назначены лица, уполномоченные вносить и проверять записи, и проведена их подготовка к исполнению функций.
5. Ввод в эксплуатацию и контрольная проверка Начать практическое использование журнала: внести несколько пробных записей о выдаче и возврате, обеспечить хранение и доступ в соответствии с порядком. Провести контрольную проверку полноты и корректности записей. В папку для проверки положить образцы заполненных записей, указание ответственных и перечень полей, подлежащих учёту. Результат: журнал введён в эксплуатацию и подтверждена работоспособность порядка ведения.

08 Актуализация

Поводы для пересмотра и обновления журнала

Пересмотр журнала необходим при изменениях в режиме применения, в процедуре выдачи и возврата носителей, в распределении ответственных лиц или при обнаружении нарушений учета. Каждое изменение влечет корректировку формы, порядка заполнения или распределения обязанностей.

Введение или изменение режима коммерческой тайны При установлении, расширении или сокращении действия режима коммерческой тайны проверить соответствие журнала новым границам режима и списку учитываемых носителей. Уточнить область применения журнала, поля записи и порядок отражения оснований выдачи и возврата.
Изменение порядка выдачи и возврата носителей Если меняется процедура выдачи, порядок оформления оснований выдачи, порядок передачи носителей или способы хранения в период выдачи, журнал должен отражать новые процессы. Обновить форму журнала и инструкцию по заполнению для соответствия новому порядку.
Изменение ответственных лиц или распределения ролей При перераспределении обязанностей между подразделениями или назначении новых лиц, ведущих учет, проверить, кто отвечает за ведение и хранение журнала. Уточнить ответственного за ведение журнала и порядок передачи ответственности при смене назначений.
Выявление утери, повреждения носителей или несоответствий в учете При фактах утери, повреждения носителя или регулярных несоответствий записей оценить, покрывает ли журнал все необходимые поля для фиксации состояния и оснований несоответствий. Пересмотреть порядок отражения состояния носителя при возврате и процедуру регистрации замечаний и исправлений в записях.

09 Практическая проверка

Проверяемые элементы журнала учета выдачи и возврата носителей

Документы и сведения, которые должны быть понятны и доступны при проверке правильности ведения журнала учета выдачи и возврата носителей, содержащих коммерческую тайну.

Вопрос 01 «Определено ли в записях журнала уникальное обозначение носителя?»
Вопрос 02 «Понятны ли в записях получатель и основание выдачи носителя?»
Вопрос 03 «Зафиксированы ли даты выдачи и возврата и состояние носителя при возврате?»
Вопрос 04 «Определён ли в журнале ответственный за ведение учета?»
Вопрос 05 «Соблюдены ли ограничения по содержимому записей в журнале (без содержания охраняемых сведений и лишних персональных данных)?»

Что должно быть на месте:

Записи журнала с указанием идентификатора носителя, позволяющего однозначно соотнести запись и носитель.
Записи журнала с указанием получателя и основания выдачи для установления причины и лица, получившего носитель.
Записи журнала с датами выдачи и возврата и отметкой о состоянии носителя при возврате.
Указание в журнале о лице, ответственном за ведение учета, либо о порядке определения такого лица.
Записи журнала без содержания защищаемых сведений и без сбора лишних персональных данных.

10 Экспертная позиция

Скрытые риски журнала выдачи носителей

Почему записи могут сами по себе раскрывать служебную информацию и как это учесть

Журнал фиксирует метаданные - идентификатор носителя, даты, получателя и основание выдачи - которые при неосторожном оформлении или широком доступе могут дать представление о перемещении и использовании конфиденциальных материалов. Практический приём: использовать нейтральные уникальные обозначения носителей, ограничивать доступ к журналу, согласовать способ сопоставления записей с физическими маркировками носителей и формулировать основание выдачи без указания содержания. Ответственного за ведение журнала определяет организация.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

11 Вопросы и ответы

Частые вопросы о журнале учета выдачи и возврата

В журнале фиксируют идентификатор носителя, дату выдачи, получателя, основание выдачи, дату возврата и состояние носителя при возврате. Можно также отмечать дополнительные служебные сведения, которые организация сочтет необходимыми для учёта.

Заказать журнал учета выдачи и возврата документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну

Журнал предназначен для учёта выдачи и возврата документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну; в нём фиксируются идентификатор носителя, дата выдачи, получатель, основание выдачи, дата возврата и состояние носителя при возврате; применяется при введённом режиме коммерческой тайны и наличии процесса выдачи и возврата.

Заказать журнал учета выдачи и возврата

Мы обрабатываем cookie с использованием сервиса Яндекс.Метрика от ООО «ЯНДЕКС». Производим обработку персональных данных в соответствии с Политикой обработки и защиты персональных данных.
Продолжая работу с сайтом, вы даете свое согласие на использование cookie. Вы можете запретить сохранение cookie в настройках своего браузера.