Акт приема-передачи документов и иных носителей, с коммерческой тайной

Вид документа Акт
Назначение Зафиксировать факт передачи и приёма документов и иных носителей с коммерческой тайной
Область применения Применяется при введённом режиме коммерческой тайны и при наличии процесса передачи в организации
Стороны Передающая и принимающая стороны, указанные по должности или подразделению
Основные элементы акта Перечень носителей, их идентификаторы, дата и основание передачи, количество, подписи сторон
Ответственный за исполнение Определяется организацией.

01 Назначение

О акте приема-передачи носителей с коммерческой тайной

Кратко о назначении, содержании и применении акта внутри организации

Назначение. Акт предназначен зафиксировать факт передачи и приёма документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну, а также результат такого действия. Документ служит оформлением решения о передаче и подтверждением факта обращения носителей в организации.

Область применения и стороны. Акт применяется при введённом режиме коммерческой тайны и при наличии процесса передачи носителей между подразделениями или сотрудниками. Стороны в акте указываются по должности или подразделению; конкретные участники и порядок их указания определяет организация.

Что фиксируется в акте. В акте отражают перечень передаваемых носителей, их идентификаторы и количество, дату и основание передачи, а также подписи передающей и принимающей сторон. В документ не включают полное содержание охраняемых сведений и лишние персональные данные.

Оформление и исполнение. Форма акта и порядок её заполнения определяются организацией. Акт используют как подтверждение факта передачи для учёта выдачи и возврата носителей; конкретного ответственного за исполнение и порядок хранения акта определяет организация.

Связанные документы. Акт применяется совместно с локальным Порядком передачи документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну, и с Журналом учета выдачи и возврата документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну, которые описывают процедуру регистрации и учёта, не дублируя содержание акта.

Раскрыть полностью

02 Риски

Риски при отсутствии или неполноте акта приёма-передачи

Неопределённый состав передаваемых сведений Отсутствие чёткого перечня носителей и их идентификаторов в акте делает неясным, какие материалы подпадают под режим, затрудняет контроль доступа и учёт носителей при передаче и возврате.
Неясность сторон и их ролей Если стороны указаны только по подразделению без конкретизации должностей или функций, это способствует выдаче носителей лицам вне трудовой функции и осложняет установление ответственности за хранение и возврат.
Недостаточная фиксация факта передачи Отсутствие даты, количества, идентификаторов или подписей сторон снижает доказательную ценность акта, приводит к разногласиям при учёте и затрудняет установление обстоятельств при обнаружении расхождения.
Гриф или отметка без указания обладателя Проставление грифа конфиденциальности без указания владельца сведений делает непонятной ответственность за охрану и порядок доступа, что повышает вероятность ошибок при передаче и хранении носителей.

03 Синонимы и поисковые названия

Варианты названия

Короткие поисковые и разговорные варианты названия акта.

Акт приёма-передачи носителей, содержащих коммерческую тайну
Акт передачи и приёма документов с коммерческой тайной
Акт приёма-передачи документов и носителей коммерческой тайны

04 Содержание

Содержание акта приёма-передачи

Перечень разделов и полей акта приёма-передачи, необходимых для однозначной фиксации передачи носителей с коммерческой тайной и учета действий сторон.

Стороны передачи Указать передающую и принимающую стороны по должности или подразделению; при необходимости отметить Ф.И.О., только если это предусмотрено внутренними правилами, и избегать включения лишних персональных данных.
Перечень носителей и их идентификаторы Перечислить передаваемые документы и иные носители с указанием идентификаторов, принятых в организации (метки, номера или иная система учёта), чтобы обеспечить однозначную идентификацию каждого носителя.
Количество и состояние носителей Зафиксировать количество единиц каждого вида носителя и при необходимости отметить их состояние (например, целостность или наличие явных повреждений) для последующего учёта.
Дата и основание передачи Указать дату передачи и краткое основание (служебное поручение, распоряжение или иная причина), достаточное для понимания контекста передачи без раскрытия охраняемой информации.
Подписи и реквизиты сторон Подписи передающего и принимающего с указанием должностей и при необходимости иных реквизитов, позволяющих подтвердить факт передачи и приёма носителей.
Ответственное лицо за исполнение Отметить лицо или должность, ответственные за исполнение акта; конкретное лицо или порядок их назначения определяется организацией.
Связь с сопутствующими локальными документами Ссылка на применяемые внутренние акты, используемые вместе с актом (например, Порядок передачи документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну; Журнал учёта выдачи и возврата), если они используются при оформлении.

05 Применимость

Кому и в каких случаях применяется акт приёма-передачи

Акт служит для фиксации факта передачи и приёма документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну. Карточка описывает, кто оформляет акт и при каких условиях его используют в организации.

Передающая и принимающая стороны Стороны указываются по должности или по подразделению. В акте фиксируют лица, которые участвуют в передаче и приёме носителей в пределах, установленных организацией.
Ситуации оформления Акт оформляют при фактической передаче документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну, при условии, что в организации введён режим коммерческой тайны и существует соответствующий процесс передачи.
Что фиксируют в акте В акте отражают перечень носителей и их идентификаторы, дату и основание передачи, количество и подписи сторон. Акт не содержит полного содержания охраняемых сведений и не включает лишние персональные данные.
Ограничения применения Форма акта и ответственные за его оформление определяются организацией. Документ не применяется при отсутствии режима коммерческой тайны или если в организации не налажен процесс передачи носителей.

07 Внедрение

Шаги применения акта приёма-передачи

Последовательность действий от подготовки передачи до хранения подписанного акта при передаче документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну. Применяется при введённом режиме коммерческой тайны и наличии процесса передачи в организации.

1. Инициировать передачу Передающая сторона формирует основание передачи, уточняет перечень носителей и согласует дату с принимающей стороной; результат - назначена дата передачи и определены стороны.
2. Составить акт приёма-передачи Ответственный формирует акт с перечислением носителей, их идентификаторами, количеством и основанием передачи; результат - подготовлен заполненный акт, готовый к подписанию.
3. Подписать акт и передать носители Передающая и принимающая стороны сверяют перечень и идентификаторы, подписывают акт и передают носители; результат - акт подписан и носители переданы принимающей стороне.
4. Зарегистрировать акт в журнале учёта Ответственный регистрирует подписанный акт в журнале учета выдачи и возврата документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну; результат - запись в журнале с указанием даты и места хранения носителей.
5. Обеспечить хранение и контроль доступа Ответственный передаёт акт и носители в установленное место хранения и фиксирует лиц, имеющих доступ; результат - акт и носители размещены на хранение и определены ответственные за доступ.

08 Актуализация

Поводы для пересмотра акта приёма-передачи

Перечень конкретных ситуаций, при наступлении которых акт приёма-передачи документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну, следует проверить и при необходимости скорректировать.

Изменение порядка передачи в организации При изменении организационного порядка передачи документов и носителей - проверить актуальность записей в акте по основаниям передачи, оформлению даты и порядка заполнения, а также соответствие акта новому процессу. Внести правки в разделы 'основание передачи', 'дата' и порядок заполнения акта; довести изменения до участвующих подразделений.
Смена наименований должностей или структуры подразделений При изменении наименований должностей, реорганизации подразделений или перераспределении функций - обновить сведения о передающей и принимающей сторонах, их идентификации и порядке подписания. Обновить графы 'Стороны' в акте и при необходимости уточнить порядок подписания и подтверждения передачи.
Появление новых видов носителей или изменение идентификаторов При внедрении новых типов носителей или изменении правил присвоения идентификационных знаков (серийные номера, коды) - проверить и скорректировать перечень носителей, их идентификаторы и способ фиксации количества. Адаптировать шаблон акта: уточнить поля 'перечень носителей', 'идентификаторы' и правила их заполнения.
Утрата, повреждение или подозрение на несанкционированный доступ при передаче Если при передаче обнаружены утрата, повреждение или есть обоснованные сведения о несанкционированном доступе - зафиксировать обстоятельства, состояние и точное количество носителей в акте и уточнить основания передачи. Дополнить акт сведениями о происшествии, зафиксировать изменения в количестве и состоянии носителей; при необходимости инициировать пересмотр практики передачи.

09 Практическая проверка

Что должно быть понятно из акта приёма-передачи

Вопросы, которые помогут оценить полноту и корректность оформления акта приёма-передачи документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну.

Вопрос 01 «Определены ли стороны передачи и приёма в акте?»
Вопрос 02 «Содержит ли акт перечень передаваемых носителей и их идентификаторы?»
Вопрос 03 «Указаны ли дата и основание передачи?»
Вопрос 04 «Зафиксировано ли количество переданных носителей?»
Вопрос 05 «Проставлены ли подписи сторон, подтверждающие приём и передачу?»
Вопрос 06 «Не раскрывает ли акт полного содержания охраняемых сведений и лишних персональных данных?»

Что должно быть на месте:

Передающая и принимающая стороны указаны по должности или подразделению, присутствуют подписи соответствующих представителей.
Перечень носителей приведён с указанием идентификаторов и количества для каждого наименования.
Дата передачи и основание передачи зафиксированы в акте.
Количество переданных носителей указано и соотнесено с перечнем носителей.
Подписи передающей и принимающей стороны проставлены в акте.
Акт содержит реквизиты носителей и служебные данные, без полного раскрытия охраняемых сведений и без лишних персональных данных.

10 Экспертная позиция

Ключевой практический вывод

Акт должен фиксировать факт передачи без раскрытия содержания и быть согласован с процедурой передачи

Частая несогласованность - акт оформляют как список носителей и подписей, но не увязывают с процедурой учёта и при этом случайно дублируют сведения о содержании. Чтобы акт выполнял своё назначение, он должен фиксировать стороны по должности или подразделению, уникальные идентификаторы носителей без описания содержания, количество, дату и основание передачи, а также подписи. Практика - сверять количество при передаче и указывать ссылку на соответствующий внутренний порядок, а ответственного за исполнение назначать согласно правилам организации; так акт подтверждает факт передачи, не становясь источником раскрытия конфиденциальных сведений.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

11 Вопросы и ответы

Частые вопросы об акте приёма-передачи

Акт фиксирует факт передачи и приёма документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну, указывает стороны по должности или подразделению и содержит список переданных носителей с их идентификаторами, дату и основание передачи, количество и подписи сторон. Акт не воспроизводит полного содержания передаваемых сведений и не заменяет другие внутренние учетные формы.

Заказать Акт приема-передачи документов и иных носителей с коммерческой тайной

Закажите подготовку Акта приема-передачи документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну, который фиксирует стороны передачи, перечень носителей с идентификаторами, дату и основание передачи и подписи сторон и применяется при введённом режиме коммерческой тайны.

Заказать акт приема-передачи

Акт приема-передачи документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну

О акте приема-передачи носителей с коммерческой тайной

Риски при отсутствии или неполноте акта приёма-передачи

Варианты названия

Содержание акта приёма-передачи

Кому и в каких случаях применяется акт приёма-передачи

Шаги применения акта приёма-передачи

Поводы для пересмотра акта приёма-передачи

Что должно быть понятно из акта приёма-передачи

Ключевой практический вывод

Частые вопросы об акте приёма-передачи

База знаний содержит 268 документов

Заказать Акт приема-передачи документов и иных носителей с коммерческой тайной

Акт приема-передачи документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну

О акте приема-передачи носителей с коммерческой тайной

Риски при отсутствии или неполноте акта приёма-передачи

Варианты названия

Содержание акта приёма-передачи

Кому и в каких случаях применяется акт приёма-передачи

Связанные документы

Шаги применения акта приёма-передачи

Поводы для пересмотра акта приёма-передачи

Что должно быть понятно из акта приёма-передачи

Ключевой практический вывод

Частые вопросы об акте приёма-передачи

База знаний содержит 268 документов

Заказать Акт приема-передачи документов и иных носителей с коммерческой тайной

Скачайте каталог решений с ценами под вашу нишу и вдохновитесь идеями