Главная

Журнал учета уничтожения документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну

Журнал фиксирует случаи уничтожения документов и иных носителей с коммерческой тайной: дата и основание операции, идентификаторы материалов, способ уничтожения, номер акта и ответственные лица; ведётся структурой, определяемой организацией.

Вид документа Журнал
Назначение Фиксация случаев уничтожения документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну
Область применения Применяется при операциях уничтожения материалов, подпадающих под режим коммерческой тайны в организации
Кому и когда применяется Используется при введённом режиме коммерческой тайны и при наличии фактов уничтожения соответствующих носителей
Ответственный за ведение Определяется организацией.

01 Назначение

О журнале учета уничтожения

Краткие указания по назначению, содержанию и применению журнала

Назначение и область применения. Журнал предназначен для фиксации случаев уничтожения документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну. Применяется при введённом режиме коммерческой тайны и в случаях реального выполнения операций по уничтожению соответствующих носителей.

Что фиксируется в журнале. В журнале указываются дата уничтожения, основание (решение или акт), идентификаторы материалов (номера, наименование носителя), способ уничтожения, номер соответствующего акта и ответственные лица. В журнале не воспроизводится подробное содержание уничтожаемых сведений.

Порядок заполнения и границы записей. Записи вносятся последовательно на основании факта уничтожения и оформляются так, чтобы фиксировать решение, факт или результат. Конкретную форму журнала и порядок его заполнения определяет организация; организация же назначает ответственного за ведение.

Связь с другими локальными актами. Журнал служит дополнением к Акту уничтожения документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну и к Порядку уничтожения документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну: он фиксирует факт выполнения процедуры, но не заменяет и не дублирует акт без необходимости.

Раскрыть полностью

02 Риски

Риски при отсутствии или неполном ведении журнала уничтожения

Неопределённая ответственность за ведение Если ответственный за журнал не определён организационно, возможны пропуски записей, отсутствие подтверждения факта уничтожения и затруднения при восстановлении цепочки действий в случае спора.
Недостаточная детализация записей Отсутствие даты, основания, идентификаторов материалов, способа уничтожения или номера акта делает невозможным однозначное подтверждение, какие носители уничтожены и по какому основанию.
Гриф без указания обладателя или основания Фиксация грифа или статуса без указания обладателя или основания повышает риск смешения перечней сведений и создаёт неопределённость в отношении применимого режима конфиденциальности.
Журнал не заменяет подтверждающий акт Если журнал используется вместо отдельного акта уничтожения, это снижает полноту документального подтверждения процедуры, увеличивает вероятность дублирования действий и осложняет учёт фактов уничтожения.

03 Синонимы и поисковые названия

Другие названия журнала

Короткие варианты официального наименования для поиска и ссылок во внутренней документации.

Журнал учета уничтожения документов с коммерческой тайной
Журнал уничтожения носителей с коммерческой тайной
Журнал учёта уничтожения документов и носителей с коммерческой тайной

04 Содержание

Содержание журнала учёта уничтожения

Перечень элементов записи в журнале учёта уничтожения документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну; служит для фиксации факта, основания и участников операции без раскрытия охраняемой информации.

Дата и время операции Фиксация даты и времени проведения уничтожения и момента приведения операции в исполнение для однозначной хронологической привязки записи.
Основание уничтожения Краткое указание основания для уничтожения, сформулированного организацией: решение подразделения, распоряжение или иное основание, без ссылок на подробное содержимое материалов.
Идентификаторы материалов Реквизиты уничтожаемых носителей - регистрационные или условные номера, иные идентификаторы и указание типа носителя, при этом не приводится подробное содержание уничтоженных сведений.
Способ уничтожения Краткое указание применённого способа уничтожения носителя, достаточное для учёта операции, без технических подробностей, раскрывающих содержание материалов.
Номер и дата акта уничтожения Ссылка на оформленный акт уничтожения: номер и дата документа для связи записи журнала с актом без дублирования полного содержания акта.
Ответственные лица и их роли ФИО и должности лиц, участвовавших в операции, с указанием роли каждого; лицо, ответственное за ведение журнала, определяется организацией.
Ограничения и особые ситуации Указание, что журнал не содержит подробностей охраняемой информации; в особых случаях (частичное уничтожение, повреждение носителя и т.п.) фиксируются обстоятельства и принятые организационные решения без раскрытия содержания.

05 Применимость

Кому и когда применяется журнал

Журнал предназначен для учёта случаев уничтожения документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну. Применяется при введённом режиме коммерческой тайны и при наличии фактов уничтожения соответствующих материалов.

Подразделения, выполняющие уничтожение Используют журнал для фиксации даты и времени операции, основания уничтожения, идентификаторов материалов, способа уничтожения, номера акта и участвующих лиц.
Лица, ответственные за ведение журнала Журнал ведёт лицо или подразделение, которое определяет организация; в нём фиксируют сведения о лице, выполнившем или контролировавшем операцию, и другие предусмотренные записи.
Руководители и исполнители внутренних процедур Применяют записи журнала для контроля выполнения внутренних правил уничтожения, анализа случаев уничтожения и обоснования проведения операций в рамках режима коммерческой тайны.
Случаи, когда журнал не применяется Журнал не предназначен для раскрытия или подробной фиксации содержания уничтоженных сведений и не должен использоваться для бессмысленного дублирования актов уничтожения.

07 Внедрение

Шаги для введения в практику журнала уничтожения

Пошаговый порядок приведения в работу журнала: назначение ответственных, подготовка формы и порядка заполнения, ознакомление лиц, порядок фактической записи и первая проверка ведения.

1. Назначить ответственного и определить место хранения Определить лицо или подразделение, ответственное за ведение журнала, и место его хранения. Результат: ответственный назначен и определено место хранения журнала.
2. Утвердить форму журнала и перечень реквизитов для записи Форму журнала и перечень обязательных полей (дата, основание, идентификаторы материалов, способ уничтожения, номер акта, ответственные лица) согласовать и подготовить пример заполнения. Результат: форма журнала определена и подготовлен бланк для внесения записей.
3. Определить порядок внесения записей и правила доступа Зафиксировать правила, кто и при каких условиях вносит записи, порядок подтверждения основания уничтожения и порядок временного доступа к журналу. Результат: порядок внесения записей и правила доступа доведены до ответственных.
4. Организовать фактическое ведение журнала при уничтожении При каждом случае уничтожения вести запись в журнале с указанными реквизитами; хранить журнал в определённом месте и обеспечивать ограничение доступа. Результат: журнал используется для фиксации фактов уничтожения, записи вносятся по факту операций.
5. Провести первую проверку ведения журнала Провести проверку правильности заполнения и соответствия записей установленным реквизитам; подготовить проверочную папку с выборкой записей журнала, образцом заполнения и списком проверяемых критериев. Результат: результаты проверки зафиксированы и, при необходимости, внесены корректировки в порядок ведения.

08 Актуализация

Поводы для пересмотра и обновления журнала

Перечень ситуаций, при которых организация должна проверить структуру журнала, реквизиты записей и инструкции по его ведению, а при необходимости внести изменения или уточнения.

Введение или прекращение режима коммерческой тайны При принятии решения о введении или прекращении режима коммерческой тайны проверить применимость журнала, целесообразность его ведения и соответствие реквизитов характеру фиксируемых операций. Уточнить область применения журнала и список обязательных реквизитов в записях.
Изменение Порядка уничтожения документов и иных носителей Если организация обновляет порядок уничтожения, проверить, отражены ли в журнале новые способы уничтожения, основания и порядок документирования таких операций. Согласовать и при необходимости скорректировать поля журнала: дата, основание, идентификаторы, способ, номер акта, ответственные лица.
Смена ответственного за ведение журнала или места его хранения При назначении нового ответственного или изменении места хранения журнала обновить сведения об ответственном и порядок передачи дел, чтобы записи вели и хранили в соответствии с организационной практикой. Обновить раздел с ответственными и инструкции по передаче и хранению журнала.
Выявленные системные ошибки или несоответствия при проверках ведения При проверке ведения журнала, в том числе при первой проверке после внедрения, если обнаружены системные упущения в заполнении или недостаток реквизитов, внести коррективы в порядок заполнения и образец записей. Уточнить порядок заполнения записей, при необходимости провести дополнительное ознакомление лиц, ответственных за ведение.

09 Практическая проверка

Что должно быть ясно при учёте уничтожения носителей с коммерческой тайной

Вопросы и ожидаемые сведения для оценки правильности ведения журнала учета уничтожения документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну.

Вопрос 01 «Зафиксирована ли дата и время уничтожения каждой записи?»
Вопрос 02 «Указано ли основание уничтожения и его идентификатор?»
Вопрос 03 «Отражены ли идентификаторы уничтожаемых материалов?»
Вопрос 04 «Зафиксирован ли способ уничтожения и номер связанного акта?»
Вопрос 05 «Определены ли ответственные лица и их роли при проведении уничтожения?»

Что должно быть на месте:

Дата и время уничтожения, указанные в каждой строке журнала и привязанные к конкретному событию.
Основание уничтожения с указанием типа документа-основания и его идентификационных реквизитов (номер, дата или иной идентификатор).
Идентификаторы материалов - регистрационные номера, коды или иные уникальные обозначения носителей и документов.
Указанный способ уничтожения и при наличии номер (или иная ссылочная отметка) акта, фиксирующего операцию уничтожения.
Перечень ответственных лиц с указанием должностей и роли в процедуре уничтожения для каждой записи.

10 Экспертная позиция

Согласование объёма записей и конфиденциальности

Как учесть факт уничтожения без раскрытия охраняемых сведений

Журнал должен фиксировать факт уничтожения так, чтобы были понятны дата, основание, идентификаторы носителей, способ, номер акта и ответственные лица, но при этом не воспроизводить содержание конфиденциальных материалов. Частая несогласованность - либо излишняя детализация записей, либо недостаточная связь с актом уничтожения. Практическое решение - принять в организации правило идентификации: использовать условные коды или ссылку на номер акта и кратко указывать основание, метод и ответственных, а подробности уничтожаемого содержимого хранить исключительно в акте, если это необходимо, без дублирования в журнале.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

11 Вопросы и ответы

Частые вопросы по журналу учета уничтожения

В журнале фиксируют дату уничтожения, основание операции, идентификаторы уничтожаемых материалов, способ уничтожения, номер акта и указание ответственных лиц. Запись должна позволять однозначно соотнести запись с актом уничтожения и участниками операции, без раскрытия содержимого сведений.

Заказать журнал учета уничтожения носителей коммерческой тайны

Журнал фиксирует случаи уничтожения документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну, с указанием даты и основания операции, идентификаторов материалов, способа уничтожения и номера акта и применяется при операциях уничтожения таких материалов; ответственный за ведение определяется организацией.

Заказать журнал

Мы обрабатываем cookie с использованием сервиса Яндекс.Метрика от ООО «ЯНДЕКС». Производим обработку персональных данных в соответствии с Политикой обработки и защиты персональных данных.
Продолжая работу с сайтом, вы даете свое согласие на использование cookie. Вы можете запретить сохранение cookie в настройках своего браузера.