Назначение и область применения. Журнал предназначен для учёта и фиксации фактов доступа к сведениям, составляющим коммерческую тайну. Применяется при введённом режиме коммерческой тайны и при наличии процесса допуска в организации. Нормативные основания указаны в Федеральном законе от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне», ст. 10; сама форма журнала и порядок ведения определяются организацией.
Что фиксируется в журнале. В журнале отражаются сведения, необходимые для подтверждения факта доступа: лицо, получившее доступ (Ф. И. О. или иной идентификатор), дата и время доступа, основание допуска, категория информации или наименование документа, предоставившего сведения, а также данные о прекращении доступа (дата и основание прекращения).
Кому и когда применяется. Журнал применяется к лицам, которым предоставлен доступ к охраняемым сведениям, и к подразделениям, оформляющим допуск. Ведение журнала актуально в тех случаях, когда в организации реализован процесс допуска к коммерческой тайне и необходимо документировать доступы в разрезе этого процесса. Конкретного ответственного за ведение определяет организация.
Правила оформления и ограничения. Записи в журнале должны быть точными и соразмерными задаче учёта; недопустимо включать лишние персональные данные и вести фиктивный учёт. Журнал не должен дублировать надёжные электронные журналы без надобности и не заменяет другие учётные системы, используемые в организации. Форма журнала и способ хранения определяются организацией с учётом границ, указанных в карточке документа.
Связь с другими документами комплекта. Журнал дополняет Перечень работников, допущенных к сведениям, и Порядок допуска работников к сведениям, составляющим коммерческую тайну: эти документы определяют, кто и на каких основаниях может получить доступ, а журнал фиксирует реальные факты доступа в разрезе их положений. Изменение перечня или порядка допуска не исключает необходимости вести записи о доступах в соответствии с принятой в организации формой.
Позвонить