Главная

Журнал учёта разрешённых мобильных технических средств

Журнал учёта разрешённых мобильных технических средств: внутренний регистр допуска смартфонов, ноутбуков и переносных накопителей в помещениях с ИСПДн, ведёт ответственный за организацию обработки персональных данных или лицо, назначенное приказом. В записях: модель, идентификатор, владелец, цель и время проноса/выноса, принятые меры защиты и наличие разрешения; при проверке обращают внимание на приказ об утверждении и полноту записей.

Статус рекомендуемый; обязательное ведение при установленном режиме доступа в помещениях, где размещены ИСПДн
Основание ст. 19 152-ФЗ, ПП РФ № 1119, приказ ФСТЭК № 21
Публичность внутренний документ, предназначен для служебного пользования
Кто утверждает руководитель организации, утверждение оформляется приказом
Область применения помещения и рабочие места с ИСПДн, участки, где допускается использование разрешённых мобильных технических средств
Ответственный ответственный за организацию обработки персональных данных или лицо, назначенное приказом для ведения журнала
Обновлено июль 2026

01 Назначение

Краткое руководство по ведению журнала учёта разрешённых мобильных технических средств

Практические указания для ответственных при организации режима доступа в помещениях с ИСПДн

Назначение и область применения. Журнал служит для учёта мобильных технических средств, разрешённых к использованию в помещениях и на рабочих местах с ИСПДн, чтобы контролировать наличие устройств и факты их использования в зоне с режимом доступа. Применяется к переносным телефонам, планшетам, ноутбукам, переносным накопителям и иным мобильным устройствам, допущенным приказом организации.

Кто ведёт журнал и как утверждается. Ведение журнала возлагается на ответственного за организацию обработки персональных данных или на лицо, назначенное приказом организации; утверждение формы журнала и порядка ведения оформляется приказом руководителя. Журнал хранится в служебной зоне с ограниченным доступом, доступ к записям имеют только уполномоченные лица.

Содержание записи и рекомендованная форма. Рекомендуемая запись включает дату и время, фамилию и подразделение лица, тип и модель устройства, серийный номер или уникальный идентификатор, цель использования, период выдачи или места хранения, и подпись лица, получившего устройство. Допускается электронная форма журнала при обеспечении контроля целостности записей и разграничения прав на внесение и просмотр данных.

Оперативный порядок действий, контроль и типичные ошибки. Фиксация записи должна происходить при выдаче или переносе устройства, при входе в зону с режимом доступа и при возврате устройства; при возникновении инцидента запись служит источником для расследования и уведомления уполномоченных органов. Избегайте типичных ошибок - отсутствие серийных номеров, пропуски дат, несогласованное использование личных устройств в зоне с ИСПДн; связь журнала с приказами на допуск и регистрами доступа упрощает проверку соблюдения режима.

Раскрыть полностью

02 Ответственность

Административная ответственность при утечке данных, связанная с отсутствием или ненадлежащим ведением журнала

ч. 15 ст. 13.11 КоАП РФ, повторная утечка после привлечения по ч. 12 - 14

Юридическое лицо 1 - 3 % годовой выручки, от 20 млн до 500 млн ₽
Должностное лицо 800 000 - 1 200 000 ₽
Физическое лицо (гражданин) 400 000 - 600 000 ₽

Журнал учёта разрешённых мобильных технических средств сам по себе не устанавливает размеры санкций, однако отсутствие или неполнота учёта затрудняет документирование организационных мер защиты и повышает риск привлечения по положениям ст. 13.11 КоАП при наступлении утечки. Типичные ошибки оператора, повышающие риск санкций - отсутствие записей о выдаче и возврате устройств, пропуски в полях «ответственное лицо» и «основание выдачи», несоответствие списка разрешённых устройств приказу об утверждении, хранение бумажного журнала вне защищённого места. Рекомендация: вести журнал так, чтобы можно было быстро сопоставить запись с приказом об утверждении и логами доступа; при инциденте журнал служит одним из подтверждений предпринятых мер. При подготовке к проверке учесть требования по организации доступа и регистрации действий с данными, а также порядок уведомления об инциденте.

03 Синонимы и поисковые названия

Как ещё называют этот документ

Короткие названия для внутреннего регистра допуска переносной техники в помещениях с ИСПДн. Охватывает смартфоны, планшеты, личные и подрядные ноутбуки, фотоаппараты, диктофоны и носимые устройства с камерой; служебная техника учитывается отдельно как основные средства.

Журнал учёта разрешённых мобильных технических средств
Журнал учёта мобильных устройств
Форма учёта проноса мобильных устройств
Журнал регистрации личных ноутбуков
Журнал учёта смартфонов и планшетов
Журнал учёта фотоаппаратов и диктофонов
Журнал учёта личных устройств в контролируемой зоне
Журнал учёта устройств подрядчиков
Порядок допуска мобильных технических средств
Реестр разрешённых переносных устройств
Книга регистрации приносимых мобильных средств

04 Обязательное содержание

Чеклист для журнала учёта разрешённых мобильных технических средств

Чеклист ключевых разделов и элементов, которые должны присутствовать в журнале для корректного учёта и контроля использования мобильных технических средств в помещениях с ИСПДн.

Реквизиты и приказ об утверждении Название журнала, номер и дата приказа об утверждении, должность и подпись утверждающего (руководитель организации), отметка о служебном назначении документа.
Область применения и границы Перечень помещений, рабочих мест и участков с ИСПДн, где допускается применение разрешённых мобильных технических средств, а также критерии допуска по типу и уровню защищённости устройств.
Структура и обязательные поля записи Определённый набор полей записи: дата и время, ФИО и подразделение пользователя, цель использования, тип и идентификатор устройства (серийный номер, MAC), статус разрешения, отметка о возвращении и подпись ответственного.
Роли, права и порядок внесения записей Указание ответственного за ведение журнала (ответственный за организацию обработки ПДн или назначенное лицо), перечень лиц с правом внесения записей и порядок назначения этих прав приказом.
Хранение, защита и контроль целостности журнала Место и способ хранения (контролируемое помещение для бумажного журнала или защищённая электронная база), регистрация изменений, резервное копирование и меры контроля доступа к записям.
Порядок действий при утрате, нарушении режима или инциденте Процедура пометки утраченного или выведенного из обращения средства, регистрация соответствующих событий в журнале и уведомление уполномоченных органов в установленные сроки; порядок учёта повторных нарушений.

05 Применимость

Кому и когда нужен журнал учёта разрешённых мобильных технических средств

Контур применимости журнала: кто должен вести документ, в каких ситуациях его ведение требуется или целесообразно, и какие документы могут заменять или дополнять журнал в рамках локальных регламентов.

Организации и подразделения-операторы ПДн Журнал применяется в организациях и их структурных подразделениях, где эксплуатируются информационные системы персональных данных (ИСПДн). Цель - учёт разрешённых мобильных технических средств и контроль их использования на рабочих местах и в помещениях с доступом к ИСПДн.
Случаи обязательного ведения Ведение журнала обязательно при установленном режиме доступа в помещениях, где размещены ИСПДн; журнал фиксирует допуск, владельца устройства и основания допуска, что помогает исполнить требования по организационным и техническим мерам защиты.
Рекомендуемая практика для соответствия требованиям защищённости Журнал рекомендуется ввести как часть набора организационно-технических мер по уровню защищённости ИСПДн. Наличие журнала упрощает доказательную базу при проверках и расследовании инцидентов, а также облегчает соблюдение процедур доступа и регистрации действий с данными.
Область применения и границы Журнал охватывает помещения, рабочие места и участки, где допускается использование разрешённых мобильных технических средств. Он не предназначен для глобального управления мобильными устройствами в рамках централизованного сервиса - в таких случаях учёт может быть частью другой документации организации.
Кто утверждает и кто ведёт журнал Утверждение - приказ руководителя организации. Ведение и актуализация журнала возлагаются на ответственного за организацию обработки персональных данных или на лицо, назначенное приказом.
Когда целесообразно использовать другой документ Если в организации действует централизованная политика управления мобильными устройствами или регламент информационной безопасности, учёт разрешённых устройств может вестись в составе этих документов при условии сохранения локального оперативного контроля и возможности оперативной проверки записей.

06 Нормативная база

Нормативная основа для журнала учёта разрешённых мобильных технических средств

ст. 19 152-ФЗ Устанавливает обязанность применять организационные и технические меры защиты при обработке персональных данных; служит основы для ведения журнала как меры контроля допуска и учёта мобильных технических средств в помещениях с ИСПДн.
ч. 2 ст. 19 152-ФЗ Определяет правила доступа к персональным данным и необходимость регистрации действий, связанных с доступом; журнал обеспечивает фиксацию разрешений, фактов ввоза/выноса и эксплуатации мобильных ТС в зонах обработки ПДн.
ПП РФ № 1119 Задаёт режимы защищённости помещений и требования к организации охраны ИСПДн; журнал служит инструментом практической реализации режима безопасности при допуске мобильных устройств в охраняемые зоны.
приказ ФСТЭК № 21 от 18.02.2013 Содержит базовый набор мер по уровню защищённости, в том числе требования по защите машинных носителей и управлению доступом и средствами аутентификации; журнал помогает документировать применение этих мер к мобильным средствам и контролировать соблюдение процедур.
ч. 3.1 ст. 21 152-ФЗ Устанавливает обязанность уведомлять о нарушениях защиты персональных данных в установленный срок; наличие журнала ускоряет идентификацию затронутых устройств и лиц при расследовании инцидента и подготовке уведомления.
ч. 15 ст. 13.11 КоАП Фиксирует возможность административной ответственности при повторных утечках персональных данных; ведение корректного учёта разрешённых мобильных технических средств снижает риск повторных нарушений и служит подтверждением принимаемых мер при проверках.

08 Внедрение

Внедрение журнала учёта разрешённых мобильных технических средств

Пошаговый план от решения об утверждении до рабочего ведения журнала и реакции на инциденты. В каждом шаге указан исполнитель и конкретный выходной документ для передачи проверяющему.

1. Принятие решения и назначение ответственного Руководитель организации оформляет приказ об утверждении ведения журнала и назначении лица, ответственного за его ведение и хранение. Результат на выходе - приказ об утверждении журнала и приказ о назначении ответственного, зарегистрированные в журнале регистрации приказов.
2. Подготовка шаблона журнала и инструкций по заполнению Ответственное лицо готовит формуляр журнала с обязательными полями (дата, ФИО, подразделение, цель нахождения, марка и серийный номер устройства, время входа/выхода, подпись) и краткую инструкцию для контролёров доступа. Результат на выходе - утверждённый бланк журнала в формате печатной книги или электронного документа и инструкция по заполнению.
3. Введение в действие и инструктаж сотрудников допуска По приказу проводится инструктаж сотрудников, имеющих право допускать посетителей и владельцев устройств в зону ИСПДн; фиксируются сведения о прохождении инструктажа. Результат на выходе - ведомость о проведённом инструктаже и список допущенных лиц, приложенные к приказу.
4. Организация ведения журнала и контроль доступа Назначенное лицо организует ведение журнала при каждом допуске в зону ИСПДн, проводит периодические сверки записей и оформляет результаты контроля. Результат на выходе - протоколы проверок журнала и акт о выявленных несоответствиях, хранящиеся в деле по учёту ИСПДн.
5. Реагирование на инциденты и архивирование журнала При выявлении несанкционированного использования или утраты устройства оформляют протокол инцидента, при необходимости уведомляют уполномоченные органы и сохраняют копии журнала для расследования. По завершении отчётного периода журнал передают в архив организации с указанием места хранения. Результат на выходе - протокол инцидента, копии страниц журнала и документ об архивировании.

09 Актуализация

Поводы для обновления журнала учёта разрешённых мобильных технических средств

Журнал пересматривают не при любом изменении законодательства, а при факторах, которые реально меняют режим доступа, состав устройств или правила допуска людей и подрядчиков. При каждом таком событии уточняют перечень разрешённых устройств, порядок их учёта и связанные приказные документы.

Изменение состава помещений и зон с ИСПДн Появление новой серверной, перенос бухгалтерии или переразметка рабочих мест изменяют границы зон, где действует режим проноса и учёта устройств; прежние записи и разрешения не переносятся автоматически на новые помещения. пересмотреть границы зон и перечень точек учёта, обновить шаблон журнала и приказ об организации доступа, внести актуальные записи о разрешённых и запрещённых устройствах
Появление нового подрядчика или изменение порядка допуска посетителей Обслуживающий персонал, подрядчики, клиенты и проверяющие, допущенные в зону с ИСПДн, могут приносить свои устройства или подключаться к рабочим местам; такие случаи требуют отдельного оформления разрешений и учёта во избежание неучтённых подключений. ввести отдельные временные записи в журнал для подрядчиков и посетителей, закрепить список уполномоченных лиц и условия допуска в сопроводительных приказах или инструкциях
Разрешение на использование личных и носимых устройств Разрешение работы с личными ноутбуками, смартфонами, умными часами или очками с записью переводит такие устройства в контролируемую категорию; при удалённом подключении они также подлежат учёту в соответствующем журнале. обновить перечень типов разрешённых устройств в журнале, закрепить требования по их настройке и техническим ограничениям, отметить принадлежность и условия использования
Инцидент с фиксацией экрана, съёмкой или утечкой через мобильное устройство Факт съёмки экрана, несанкционированного подключения или передачи данных с мобильного устройства требует служебного разбора; результаты могут привести к изменению режима допуска, техническим ограничениям и корректировке учёта в журнале. провести расследование инцидента, зафиксировать выводы и корректирующие меры в журнале, при необходимости выполнить процедуру уведомления об инциденте в установленные сроки
Ввод в эксплуатацию новой мобильной техники с особыми функциями Появление портативных сканеров, принтеров, беспроводных устройств или мобильных средств с камерами меняет профиль риска для рабочих мест и требует уточнения мер защиты и порядка их учёта. провести оценку риска по затронутым рабочим местам, обновить записи в журнале, приложить технические паспорта и описания ограничений по использованию

10 Проверка

Инспектор проверит журнал учёта разрешённых мобильных технических средств

Документы и материалы, подтверждающие порядок ведения журнала, порядок допуска мобильных устройств в помещения с ИСПДн и фактические записи о выданных разрешениях и инцидентах.

Вопрос 01 «Предъявите журнал учёта разрешённых мобильных технических средств.»
Вопрос 02 «Предъявите документ, подтверждающий утверждение порядка ведения журнала и назначение ответственного.»
Вопрос 03 «Предъявите записи о допуске мобильных технических средств к рабочим местам с ИСПДн.»
Вопрос 04 «Предъявите документы по проверкам соблюдения режима использования мобильных устройств.»
Вопрос 05 «Предъявите записи об инцидентах, связанных с мобильными устройствами.»

Инспектор при проверке, может запросить:

журнал учёта разрешённых мобильных технических средств с последними записями, регистрацией владельца, марки/модели и основания допуска
приказ об утверждении порядка ведения журнала или приказ о назначении ответственного, с приложением образца журнала
записи о допуске мобильных технических средств по рабочим местам с ИСПДн, реестр выданных разрешений или карточки допуска
журналы проверок, акты проверок, приказы о выявленных нарушениях и принятых мерах
записи инцидентов, уведомления об инцидентах, акты расследования и журнал исправительных действий

11 Экспертная позиция

Риск некорректного учёта и практические контрмеры

Типичная уязвимость - журнал ведут формально, без привязки к реальным устройствам и событиям доступа. В результате теряются следы выдачи и возврата, усложняется расследование инцидента и назначение ответственных. Рабочая практика: вносить в записи уникальные идентификаторы устройства и серийные номера, указывать цель и срок допуска, фиксировать подпись лица, выдававшего разрешение, и подтверждение возврата. Обязательно периодически сверять журнал с пропускной системой и ИТ-логами, хранить защищённую копию и регистрировать правки, чтобы ускорить реконструкцию событий и ответные меры.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

12 Вопросы и ответы

Частые вопросы по журналу учёта разрешённых мобильных технических средств

Журнал обеспечивает учёт и прослеживаемость разрешённых мобильных технических средств в помещениях с ИСПДн, фиксируя, какие устройства и кем были допущены к работе. Его ведение обязательно при установленном режиме доступа в помещениях, где размещены ИСПДн; в остальных случаях журнал рекомендуется как элемент организационно-технических мер защиты.

Заказать журнал учёта разрешённых мобильных технических средств в комплекте локальных нормативных актов

Закажите адаптированный журнал учёта для помещений с ИСПДн в составе полного комплекта локальных нормативных актов. В комплекте: готовый журнал (электронный или бумажный), образец приказа об утверждении, инструкция по ведению, образцы записей и рекомендации по хранению. Комплект доказательств: приказ об утверждении, заполненный журнал, скриншоты и журналы доступа для предъявления при проверке.

Заказать журнал и комплект локальных нормативных актов