Главная

Согласие работника на получение доступа к коммерческой тайне, если такой доступ не предусмотрен его трудовыми обязанностями

Форма фиксирует добровольное согласие работника на доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну, если это не предусмотрено трудовой функцией; в ней указывают работника, объём доступа, цель, ссылку на режим и перечень, дату и подпись.

Вид документа Согласие работника на получение доступа к коммерческой тайне
Назначение Зафиксировать добровольное согласие работника на доступ к конфиденциальным сведениям организации
Область применения Применяется при введённом режиме коммерческой тайны и при необходимости допуска работника вне его трудовых обязанностей
Кому применяется Работникам, которым организация предоставляет доступ к сведениям, не предусмотренным их трудовыми обязанностями
Что в согласие не входит Не заменяет изменение трудовой функции и не предоставляет неограниченный доступ к сведениям
Ответственный Определяется организацией.

01 Назначение

Согласие работника на доступ к коммерческой тайне

Краткое руководство по назначению, содержанию и связи документа с внутренними процедурами

Назначение и область применения. Документ фиксирует добровольное согласие работника на получение доступа к сведениям, составляющим коммерческую тайну, в случаях, когда такой доступ не предусмотрен его трудовыми обязанностями. Применяется при введённом режиме коммерческой тайны и только в тех ситуациях, когда организация принимает решение о допуске вне трудовой функции.

Обязательные элементы согласия. В согласии указываются данные работника, объём или категория доступа к сведениям, цель и основания допуска, ссылка на введённый режим и соответствующий перечень сведений, а также дата и подпись работника. В документе следует прямо отметить, что согласие не заменяет оформление изменения трудовой функции и не предоставляет неограниченный доступ к сведениям.

Оформление, отзыв и ответственность. Форму и порядок оформления согласия определяет организация. Согласие должно быть добровольным; порядок его отзыва и порядок действий при отзыве устанавливает организация. Конкретного ответственного за оформление и выдачу доступа определяет организация.

Связь с внутренними документами. Согласие дополняет действующий Порядок допуска работников к сведениям, составляющим коммерческую тайну, и согласуется с Перечнем работников, допущенных к таким сведениям. Оно не заменяет эти документы и не расширяет права доступа за пределы, установленных организацией.

Раскрыть полностью

02 Риски

Последствия недостаточно оформленного согласия работника

Неопределённость круга сведений Если в согласии не указан объём или категория доступа, возникают разногласия при допуске: доступ могут понимать шире трудовой функции, что затруднит контроль использования сведений и распределение ответственности.
Смешение перечней и режимов доступа Отсутствие привязки согласия к конкретному перечню сведений и режиму ведёт к путанице между режимами конфиденциальности, усложняет проверку прав на конкретные материалы и повышает риск неправомерного обращения со сведениями.
Нечёткость прав и обладателя меток Если не указаны права доступа и обладатель грифов, метки на документах теряют информативность, появляются споры о допустимости передачи и об объёме прав, что затрудняет оперативное управление режимом.
Проблемы учёта допуска и выяснения обстоятельств При отсутствии даты, срока действия и подписи в согласии невозможно однозначно установить момент и основания допуска; учёт доступа и последующее разбирательство затрудняются, увеличивается время на восстановление обстоятельств.

03 Синонимы и поисковые названия

Альтернативные названия

Короткие поисковые и разговорные названия формы согласия работника на доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну.

Согласие работника на доступ к коммерческой тайне
Согласие работника на допуск к коммерческой тайне
Согласие работника о предоставлении доступа к коммерческой тайне

04 Содержание

Содержание согласия

Перечень разделов и элементов, которые должны быть отражены в согласии работника для допуска к сведениям, составляющим коммерческую тайну, когда такой доступ не предусмотрен его трудовыми обязанностями.

Сведения о работнике Идентифицирующие данные работника: ФИО, должность и подразделение, по которым определяется лицо, дающее согласие, чтобы связь документа с конкретным работником была однозначной.
Объём и категории допуска Чёткое указание объёма доступа или категорий сведений, к которым предоставляется допуск, без перечисления содержимого тайны; при необходимости - ограничения по объёму, месту или форме доступа.
Цель и условия использования сведений Цель, для которой работнику предоставляется доступ, и основные условия использования сведений в рамках этой цели, включая связь доступа с выполняемыми задачами, если она имеется.
Ссылка на режим и перечень сведений Указание на внутренний акт организации, устанавливающий режим коммерческой тайны, и на документ или раздел, где содержится перечень сведений, к которым предоставляется доступ.
Дата, подпись и подтверждение добровольности Дата подписания и подпись работника, а также формулировка о добровольном характере согласия, подтверждающая сознательное согласие на доступ вне трудовых обязанностей.
Ограничения и порядок прекращения согласия Ясное указание, что согласие не заменяет изменение трудовой функции и не даёт неограниченного доступа, а также оговорка о возможности прекращения или отзыва согласия по правилам, определяемым организацией.

05 Применимость

Кому и в каких случаях применяется согласие

Контур применимости описывает круг сотрудников и ситуации, в которых оформляют добровольное согласие работника на получение доступа к сведениям, составляющим коммерческую тайну, когда такой доступ не предусмотрен трудовыми обязанностями.

Кому оформляют согласие Работникам, которым организация предоставляет доступ к сведениям, не входящим в их трудовые обязанности; документ фиксирует добровольное согласие конкретного лица на обозначенный объём доступа.
Когда применяется согласие Применяется при введённом в организации режиме коммерческой тайны и при наличии реальной необходимости допустить работника к конкретным конфиденциальным сведениям вне его трудовой функции. Форма и порядок применения определяются организацией.
Что должно быть в согласии В согласии отражают данные работника, объём или категорию доступа, цель и условия использования сведений, ссылку на режим и перечень сведений, дату и подпись работника.
Ограничения применения Согласие не заменяет изменение трудовой функции и не предоставляет неограниченный доступ к сведениям; организация сохраняет право уточнить условия допуска и отказать в доступе в пределах своих процедур.

07 Внедрение

Шаги оформления и сопровождения согласия на доступ

Последовательность действий от обоснования необходимости допуска до регистрации и возможного отзыва согласия работника. В каждом шаге указываются исполнитель и ожидаемое состояние после выполнения.

1. Инициирование запроса на допуск Руководитель подразделения или уполномоченное лицо фиксирует необходимость допуска работника к сведениям, не предусмотренным его трудовой функцией: указывает работника, объём или категорию доступа и цель. Результат: запись обоснования допуска с указанием работника и объёма доступа.
2. Согласование целесообразности допуска Кадровая служба и ответственный за режим коммерческой тайны проверяют запрос на соответствие внутренним правилам и согласуют условия допуска при необходимости. Результат: решение о предоставлении допуска или об отказе, зафиксированное в служебной переписке или иной внутренней отметке.
3. Ознакомление работника и подписание согласия Работнику разъясняют условия доступа: объём или категорию сведений, цель доступа, ссылку на режим и перечень, а также ограничения (согласие не заменяет изменение трудовой функции и не даёт неограниченного доступа). После разъяснения работник подписывает согласие и указывает дату. Результат: подписанное согласие с датой и перечнем условий.
4. Регистрация и хранение согласия Подписанное согласие регистрируют с указанием даты подписания и условий доступа; место хранения и порядок учёта определяет организация. Результат: согласие внесено в регистрационный учёт и доступно ответственным для проверки.
5. Предоставление доступа и сопровождение На основании зарегистрированного согласия предоставляют доступ в объёме, указанном в документе, фиксируют факт выдачи доступа и организуют периодические проверки необходимости его сохранения. При необходимости согласие отзывают и отмечают факт отзыва. Результат: факт выдачи или отзыва доступа зафиксирован.

08 Актуализация

Поводы для пересмотра и переиздания согласия

Перечень конкретных ситуаций, при которых документ проверяют и при необходимости вносят изменения или отменяют согласие. Действия ограничены рамками документа: работник, объём доступа, цель и ссылка на режим.

Изменение объёма или категории доступа Когда организация меняет, какие сведения включены в объём доступа работника или добавляет новые категории сведений, согласие нужно привести в соответствие с новым объёмом и уточнить ограничения доступа. уточнить разделы о работнике, объёме доступа и связанных ограничениях
Смена цели использования сведений Если изменяется цель, ради которой работнику предоставляют доступ (новые задачи, проекты или обязанности вне трудовой функции), проверить соответствие согласия новой цели и при необходимости обновить формулировки. обновить пункт о цели доступа и обосновании допуска
Изменение режима или перечня сведений, на которые ссылается согласие При корректировке действующего режима коммерческой тайны или перечня охраняемых сведений привести ссылку в согласии в соответствие с обновлённым перечнем и регламентом режима. обновить ссылку на режим и перечень сведений
Отзыв согласия или прекращение допуска работника В случае факта отзыва работником согласия или решения организации о прекращении допуска пересмотреть документ, зафиксировать дату прекращения и указать дальнейшее состояние доступа. зафиксировать прекращение допуска и обновить информацию о статусе согласия

09 Практическая проверка

Критерии полноты согласия работника

Документы и материалы проверки: ключевые элементы согласия работника на доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну, которые должны быть явно сформулированы и оформлены.

Вопрос 01 «Определено ли лицо и должность работника, дающие согласие на доступ?»
Вопрос 02 «Ясно ли указан объём или категория сведений, к которым предоставляется доступ?»
Вопрос 03 «Определена ли цель доступа и, при необходимости, срок действия согласия?»
Вопрос 04 «Присутствует ли ссылка на действующий режим коммерческой тайны и на соответствующий перечень сведений?»
Вопрос 05 «Разграничено ли согласие от изменения трудовой функции и от предоставления неограниченного доступа?»
Вопрос 06 «Оформлены ли дата подписания и подпись работника; указан ли ответственный за выдачу доступа?»

Что должно быть на месте:

Идентификация работника и его должность, позволяющие однозначно установить лицо.
Объём или категория доступа сформулированы конкретно и соотносятся с режимом коммерческой тайны, без общей формулировки, охватывающей все сведения.
Цель доступа описана; при наличии срока указан период действия согласия или условие его прекращения.
В согласии указана отсылка к режиму коммерческой тайны и к перечню сведений, установленному организацией.
Фиксируется, что согласие не заменяет изменение трудовой функции и не даёт неограниченного доступа к сведениям.
Наличие даты и подписи работника; указание ответственного подразделения или должности, определяемых организацией.

10 Экспертная позиция

Ключевой риск при оформлении согласия

Как избежать фактического расширения доступа вне трудовой функции

Частая несогласованность - согласие работника фиксирует добровольность доступа, но не всегда увязывает этот доступ с конкретным объёмом сведений, целью, условиями ограничения и порядком отзыва; из-за этого согласие может превратиться в способ предоставить постоянный доступ вне трудовых обязанностей. Рекомендуется в тексте согласия прямо указать работника и должность, цель доступа, категорию или ссылку на перечень сведений, условия ограничения доступа и порядок отзыва, а также назначить ответственного и способ контроля со стороны организации, чтобы сохранить разовый или ограниченный характер допуска.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

11 Вопросы и ответы

Ответы на частые вопросы по форме согласия

Согласие фиксирует добровольное согласие работника на получение доступа к сведениям, составляющим коммерческую тайну, если такой доступ не предусмотрен его трудовыми обязанностями. Документ применяется при введённом режиме коммерческой тайны и когда организация принимает решение допустить работника вне его трудовой функции.

Согласие работника на получение доступа к коммерческой тайне, если такой доступ не предусмотрен его трудовыми обязанностями

Согласие работника на доступ к коммерческой тайне

Последствия недостаточно оформленного согласия работника

Альтернативные названия

Содержание согласия

Кому и в каких случаях применяется согласие

Шаги оформления и сопровождения согласия на доступ

Поводы для пересмотра и переиздания согласия

Критерии полноты согласия работника

Ключевой риск при оформлении согласия

Ответы на частые вопросы по форме согласия

База знаний содержит 268 документов

Заказать согласие работника на доступ к коммерческой тайне

Согласие работника на получение доступа к коммерческой тайне, если такой доступ не предусмотрен его трудовыми обязанностями

Согласие работника на доступ к коммерческой тайне

Последствия недостаточно оформленного согласия работника

Альтернативные названия

Содержание согласия

Кому и в каких случаях применяется согласие

Документы, связанные с оформлением доступа

Шаги оформления и сопровождения согласия на доступ

Поводы для пересмотра и переиздания согласия

Критерии полноты согласия работника

Ключевой риск при оформлении согласия

Ответы на частые вопросы по форме согласия

База знаний содержит 268 документов

Заказать согласие работника на доступ к коммерческой тайне

Скачайте каталог решений с ценами под вашу нишу и вдохновитесь идеями