Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации и коммерческой тайны

Вид документа Соглашение
Назначение Установить правила обращения, ограничить раскрытие и защитить коммерческую тайну при работе с контрагентом
Область применения Применяется при введённом режиме коммерческой тайны и при обмене информацией с контрагентами
Кому применяется Сторонам гражданско-правовых договоров и иным контрагентам, получающим доступ к конфиденциальной информации
Что включает Определение защищаемой информации, ограничения раскрытия, допущенные лица, меры защиты, порядок возврата или уничтожения
Ответственный за исполнение Определяется организацией.

01 Назначение

Краткое содержание соглашения

Правила обращения, ограничения раскрытия и порядок работы с конфиденциальной информацией при взаимодействии с контрагентом

Назначение и цель. Соглашение устанавливает правила обращения с конфиденциальной информацией и коммерческой тайной при работе с контрагентом: определяет цель использования сведений, ограничивает их раскрытие и фиксирует обязанность сторон соблюдать режим конфиденциальности в рамках конкретного взаимодействия.

Область применения и стороны. Документ применяется при введённом режиме коммерческой тайны и при обмене информацией с контрагентами; адресуется сторонам гражданско-правовых договоров и иным контрагентам, получающим доступ к конфиденциальной информации. Конкретный круг лиц, объём информации и ответственные за исполнение определяются организацией и/или соглашением между сторонами.

Содержание и предметные границы. В соглашении прописываются определение защищаемой информации, цель её использования, ограничения на раскрытие, перечень допущенных лиц, общие меры защиты, порядок возврата или уничтожения носителей, а также положения о сроке действия и ответственности сторон. Документ не объявляет конфиденциальной всю известную информацию и не должен противоречить основному договору между сторонами.

Взаимосвязь с локальными актами и применение на практике. Соглашение дополняет и конкретизирует требования других локальных актов организации, например, условие о соблюдении режима коммерческой тайны в гражданско-правовых договорах и порядок передачи носителей, содержащих коммерческую тайну. Форма документа, порядок его исполнения и контроль соблюдения определяет организация и/или стороны соглашения; при внедрении обращать внимание на согласование порядка передачи, хранения и возврата материалов.

Раскрыть полностью

02 Риски

Риски и последствия при недостаточно оформленном соглашении с контрагентом

Неясность состава защищаемой информации Отсутствие чётких критериев или перечня защищаемых сведений приводит к разным трактовкам у сторон, расширяет круг лиц с доступом и затрудняет контроль, что повышает вероятность несанкционированного распространения и споров при исполнении договора.
Широкие допуски без связи с функциями Формулировки о доступе «по необходимости» без указания служебных обязанностей или ролей могут приводить к допуску лиц, чьи функции не требуют работы с конфиденциальной информацией, и затруднять проверку соответствия доступа рабочим задачам.
Неопределённость порядка возврата и уничтожения Если порядок возврата или уничтожения носителей и копий не закреплён, сохраняется риск хранения конфиденциальных данных у контрагента дольше, чем это необходимо, и сложности с доказательством факта и объёма выполненных действий.
Гриф и обозначения без указания владельца и правил доступа Проставленный гриф или отметка о конфиденциальности без указания обладателя информации и правил доступа осложняют проверку правомерности передачи сведений и определение ответственных при распространении.

03 Синонимы и поисковые названия

Альтернативные названия соглашения

Короткие и поисковые названия для соглашения с контрагентом о неразглашении и защите коммерческой тайны.

Соглашение о неразглашении с контрагентом
Соглашение о защите конфиденциальной информации с контрагентом
Соглашение о неразглашении коммерческой тайны с контрагентом

04 Содержание

Что должно содержать соглашение

Перечень разделов и элементов, которые нужно включить в соглашение с контрагентом для организации режима обращения с конфиденциальной информацией и коммерческой тайной.

Определение защищаемой информации Четкое описание критериев, по которым сведения считаются защищаемыми, с указанием, что в режим не включаются общедоступные сведения; границы понятия согласованы с основным договором.
Цель и порядок использования информации Перечислены допустимые цели работы с информацией, порядок согласования новых целей и ограничения использования сведений вне рамок договорных задач.
Ограничения на раскрытие Фиксированы виды ограничений на разглашение, порядок согласования раскрытия третьим лицам и условие сохранения права на раскрытие в случаях, предусмотренных законом.
Допущенные лица и порядок доступа Указаны категории лиц, оправданные критерии допуска к сведениям и порядок оформления доступа, включая обязанности таких лиц по неразглашению.
Меры защиты и ответственность за соблюдение Описание необходимых организационных мер обращения с информацией и указание ответственного за исполнение положений соглашения, ответственные лица определяются организацией.
Порядок возврата и уничтожения носителей Процедура возврата или уничтожения материальных и электронных носителей, а также порядок фиксации факта возврата или уничтожения без детализации форм и шаблонов.
Срок действия и последствия нарушения Положения о сроке действия соглашения, условиях его прекращения и общие правила наступления ответственности сторон за нарушение обязательств, без указания конкретных санкций.

05 Применимость

Кому и в каких случаях применяется соглашение

Контур применения соглашения: кого оно охватывает и при каких условиях целесообразно оформлять отдельный документ для защиты конфиденциальной информации и коммерческой тайны при взаимодействии с контрагентами.

Стороны договоров и иные контрагенты Применяется к сторонам гражданско-правовых договоров и иным контрагентам, которым организация предоставляет доступ к сведениям, определённым ею как конфиденциальные или составляющие коммерческую тайну. Включает подрядчиков, поставщиков, консультантов и партнёров в пределах их функций, связанных с обменом такой информации.
При введённом режиме коммерческой тайны Используется когда в организации введён режим коммерческой тайны и требуется формализовать порядок обращения с информацией при взаимодействии с внешними контрагентами. Форма и содержание соглашения определяются организацией с учётом характера и объёма передаваемых сведений.
При передаче или предоставлении доступа к защищаемой информации Целесообразно применять соглашение в ситуациях обмена документами, материалами, знаниями или доступами, которые организация относит к защищаемой информации: при выполнении работ, оказании услуг, совместных разработках и других случаях, когда передача сведений необходима для сотрудничества.
Когда соглашение не подходит Не использовать соглашение для объявления конфиденциальной всей имеющейся у организации информации, для регулирования вопросов, прямо исключённых из границ документа, или для замены основных условий договора между сторонами. Вопросы, выходящие за рамки соглашения, оформляются иными внутренними процедурами организации.

07 Внедрение

Шаги внедрения соглашения с контрагентом

Пошаговый план от принятия решения о необходимости соглашения до контроля его исполнения и оформления возврата или уничтожения конфиденциальных материалов. Описаны ответственные этапы и ожидаемые выходы, фиксируемые организацией.

1. Принятие решения о необходимости соглашения Определяется необходимость заключения соглашения при обмене конфиденциальной информацией с контрагентом, уточняются цель применения и круг сведений, подлежащих защите. Фиксируется решение и основания его применения.
2. Подготовка проекта соглашения Разрабатывается проект Соглашения с положениями об определении защищаемой информации, ограничениях раскрытия, допущенных лицах, мерах защиты, порядке возврата или уничтожения и ответственности. В результате - проект Соглашения, готовый к внутреннему согласованию.
3. Внутреннее согласование и утверждение условий Проект согласуется с заинтересованными подразделениями и, при необходимости, с юридическим сопровождением организации. В результате - утверждённая редакция соглашения для передачи контрагенту.
4. Согласование с контрагентом и подписание Проводятся переговоры и согласование условий с контрагентом; стороны подписывают Соглашение. В результате - подписанное Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации и коммерческой тайны.
5. Фиксация доступа, контроль исполнения и оформление возврата/уничтожения Фиксируются допущенные лица и условия доступа; устанавливается порядок документирования фактов передачи, возврата и уничтожения материалов. При проверке предъявляются: подписанное Соглашение, приложения и перечень допущенных лиц, подтверждения передачи или возврата соответствующих носителей. Факт возврата или уничтожения оформляется и хранится в порядке, принятом в организации.

08 Актуализация

Поводы для пересмотра соглашения

Перечень ситуаций, при которых соглашение с контрагентом подлежит проверке и корректировке. В каждом случае указывается, какие разделы целесообразно уточнить.

Изменение объёма или характера обмена информацией с контрагентом Если меняются объём, тип или цели передаваемой контрагенту информации, требуется пересмотреть определение защищаемой информации, цель её использования и ограничения раскрытия. Уточнить разделы «определение защищаемой информации», «цель использования», «ограничения раскрытия».
Изменение круга допущенных лиц или ответственных При появлении новых ролей у контрагента или смене ответственных лиц проверяется порядок допуска, условия доступа и механизм контроля за доступом к конфиденциальной информации. Актуализировать перечень допущенных лиц и порядок контроля доступа.
Обнаружение несанкционированного доступа, утраты или раскрытия Каждый случай обнаружения несанкционированного доступа, утраты носителя или неавторизованного раскрытия требует анализа причин и проверки достаточности мер защиты и процедур реагирования. Пересмотреть разделы о мерах защиты, порядке возврата или уничтожения и действиях при нарушениях.
Введение новых способов обработки, передачи или хранения конфиденциальных материалов При внедрении новых информационных систем, каналов передачи или изменении способов хранения материалов следует проверить соответствие существующих мер защиты и процедур обращения с носителями. Обновить раздел «меры защиты» и порядок возврата или уничтожения конфиденциальных материалов.

09 Практическая проверка

Что должно быть определено в соглашении

Документы и материалы, подтверждающие содержание и применение ключевых положений соглашения о неразглашении конфиденциальной информации и коммерческой тайны.

Вопрос 01 «Определено ли, какие сведения считаются защищаемой информацией и коммерческой тайной в рамках соглашения?»
Вопрос 02 «Понятно ли, для каких целей контрагент может использовать полученную конфиденциальную информацию и кто допущен к доступу?»
Вопрос 03 «Разграничены ли правила раскрытия и передачи информации третьим лицам, в том числе условия согласования таких передач?»
Вопрос 04 «Предусмотрены ли в соглашении меры защиты, порядок маркировки, хранения и обращения с копиями и носителями?»
Вопрос 05 «Установлен ли порядок возврата или уничтожения носителей, срок действия соглашения и виды ответственности сторон при нарушениях?»

Что должно быть на месте:

Критерии и/или перечень защищаемой информации, границы действия режима и исключения.
Цели использования информации и перечень допущенных лиц, соотнесённые с исполнением договорных обязанностей.
Описаны ограничения на раскрытие, условия и порядок передачи третьим лицам, а также обязательные согласования.
Перечень организационных мер защиты, правила маркировки, хранения и обращения с носителями и копиями информации.
Процедура возврата и уничтожения носителей, указание срока действия соглашения и описание видов ответственности сторон.

10 Экспертная позиция

Контроль объёма и процедур в соглашении с контрагентом

Увязать определение защищаемой информации с целями доступа и операциями

Частая несогласованность - широкая формулировка защищаемой информации при одновременной неопределённости целей доступа, списка допущенных лиц и порядка возврата или уничтожения. Это затрудняет исполнение соглашения и повышает вероятность конфликта с основным договором или неясностей при законном раскрытии. Рекомендуется связать определение сведений с целями использования, явно описать допустимые операции с информацией и порядок возврата/уничтожения, зафиксировать срок действия режима и процедуру уведомления сторон; назначение ответственного определяется организацией.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

11 Вопросы и ответы

Вопросы и ответы по соглашению с контрагентом

Соглашение подписывают уполномоченные представители сторон, чьи полномочия подтверждены внутренними положениями или доверенностью. Организация самостоятельно определяет, кто является уполномоченным лицом для подписания по конкретным договорам.

Заказать соглашение о неразглашении с контрагентом: ограничения раскрытия, допущенные лица и порядок возврата

Адаптируем и подготовим соглашение, которое фиксирует защищаемые сведения, устанавливает правила обращения и ограничения на раскрытие, определяет допущенных лиц и порядок возврата или уничтожения носителей при обмене информацией с контрагентами.

Заказать адаптацию соглашения

Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации и коммерческой тайны с контрагентом

Краткое содержание соглашения

Риски и последствия при недостаточно оформленном соглашении с контрагентом

Альтернативные названия соглашения

Что должно содержать соглашение

Кому и в каких случаях применяется соглашение

Шаги внедрения соглашения с контрагентом

Поводы для пересмотра соглашения

Что должно быть определено в соглашении

Контроль объёма и процедур в соглашении с контрагентом

Вопросы и ответы по соглашению с контрагентом

База знаний содержит 268 документов

Заказать соглашение о неразглашении с контрагентом: ограничения раскрытия, допущенные лица и порядок возврата

Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации и коммерческой тайны с контрагентом

Краткое содержание соглашения

Риски и последствия при недостаточно оформленном соглашении с контрагентом

Альтернативные названия соглашения

Что должно содержать соглашение

Кому и в каких случаях применяется соглашение

Документы, связанные с соглашением

Шаги внедрения соглашения с контрагентом

Поводы для пересмотра соглашения

Что должно быть определено в соглашении

Контроль объёма и процедур в соглашении с контрагентом

Вопросы и ответы по соглашению с контрагентом

База знаний содержит 268 документов

Заказать соглашение о неразглашении с контрагентом: ограничения раскрытия, допущенные лица и порядок возврата

Скачайте каталог решений с ценами под вашу нишу и вдохновитесь идеями