Назначение журнала. Журнал служит внутренним регистром приёма и обработки всех письменных и электронных обращений субъектов персональных данных, фиксирует факты подачи и результаты рассмотрения. Запись в журнале позволяет доказать соблюдение процедур приёма и ответа на запросы и служит операционным инструментом для ответственного за организацию обработки.
Область применения и распределение ролей. Правила применяются ко всем обращениям субъектов ПДн, поступившим в организацию через любые письменные и электронные каналы. Утверждение правил производится руководителем организации приказом, ведение и контроль за журналом возлагаются на ответственного за организацию обработки персональных данных и на уполномоченных сотрудников приёма.
Содержимое и формат записи. В журнале фиксируют минимум: дату и канал поступления обращения, идентификаторы заявителя, краткое содержание запроса, ответственного исполнителя, статус рассмотрения и результат. Форма журнала может быть бумажной или электронной, при этом должна обеспечиваться возможность поиска по ключевым полям и ссылка на прилагаемые документы или исходное обращение.
Утверждение, контроль и меры защиты. Правила содержат порядок регистрации, сроки рассмотрения в рамках внутренних регламентов и механизм контроля исполнения записей журналом. Организация должна обеспечить ограничение доступа к журналу и иным записям в соответствии с мерами защиты персональных данных, а также документировать решения и действия по обращениям для подтверждения соблюдения требований законодательства и реагирования на проверки.
Позвонить