Журнал запросов Роскомнадзора: требования, штрафы

Статус рекомендуемый; практически обязателен, обеспечивает фиксацию дат получения и отправки ответов и помогает соблюдать установленные сроки
Основание ч. 4 ст. 20 152-ФЗ, допускает продление срока ответа по мотивированному уведомлению (до 5 рабочих дней)
Публичность внутренний документ, не предназначен для публичного размещения
Кто утверждает руководитель организации, оформляет приказом
Ответственный ответственный за организацию обработки персональных данных или назначенный сотрудник, ведёт журнал и контролирует сроки ответов
Обновлено июль 2026

01 Назначение

Журнал запросов Роскомнадзора

Короткая инструкция по назначению, заполнению и контролю сроков на случай запросов уполномоченного органа

Назначение и область применения. Внутренний регистр входящих запросов от уполномоченных органов, в том числе Роскомнадзора. Журнал служит для фиксирования дат получения и отправки ответов, назначения ответственных и обеспечения прослеживаемости коммуникаций в рамках требований законодательства о персональных данных.

Какие данные фиксировать в журнале. Необходимые поля: дата и время получения, источник и регистрационный номер запроса, краткое содержание и приложенные документы, крайний срок ответа, отметка о мотивированном уведомлении о продлении, дата и способ отправки ответа, фамилия ответственного и ссылка на электронную копию запроса и ответа.

Сроки ответа и правило продления. Общий срок для ответа по обращениям, регулируемым законом о персональных данных, составляет 10 рабочих дней, продление допускается не более чем на 5 рабочих дней при направлении мотивированного уведомления; при запросах уполномоченного органа фиксируйте основание запроса и применимую норму.

Кто утверждает и кто отвечает. Журнал утверждается приказом руководителя организации. Ведение и контроль сроков возлагается на ответственного за организацию обработки персональных данных или на назначенного сотрудника, который регистрирует запросы и контролирует исполнение.

Типичные ошибки и риск несоблюдения. Частые ошибки: отсутствие регистрации запроса, потеря копий документов, несвоевременное направление мотивированного уведомления о продлении. За непредставление или несвоевременное представление сведений и иные нарушения законодательства могут наступать административные последствия.

Практические рекомендации при получении запроса. При получении запроса регистрируйте его в журнале сразу, присоединяйте скан оригинала, назначайте ответственного и оценивайте необходимость вовлечения юридического отдела. Если требуется продление, оформите мотивированное уведомление и внесите запись о продлении в журнал.

Раскрыть полностью

02 Ответственность

Ответственность за непредставление сведений и невыполнение предписаний

ст. 19.7 КоАП РФ, ч. 1 ст. 19.5 КоАП РФ

Юридическое лицо 3 000 - 5 000 ₽
Должностное лицо 300 - 500 ₽
Физическое лицо (гражданин) 100 - 300 ₽

Отсутствие записей или несвоевременное представление сведений по запросу уполномоченного органа может повлечь административную ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ; невыполнение законного предписания - по ч. 1 ст. 19.5 КоАП РФ. Для уменьшения риска фиксируйте в журнале даты получения запросов, даты отправки ответов и подтверждения отправки. При оценке ответственности за иные нарушения в области персональных данных обращайте внимание на ст. 13.11 КоАП РФ, суммы по которой здесь не приводятся и требуют сверки с официальным реестром штрафов. Типичные ошибки операторов: неполные записи, отсутствие ссылок на сопроводительные документы, несохранение подтверждений отправки.

03 Синонимы и поисковые названия

Как ещё называют этот документ

Поисковые и служебные запросы к Роскомнадзору часто называют по-разному. Этот журнал служит для учёта входящих запросов и контроля сроков ответов, он внутренний и дополняет общий реестр входящей корреспонденции.

Журнал учёта запросов Роскомнадзора
Журнал регистрации запросов надзорного органа
Журнал входящих запросов Роскомнадзора
Реестр запросов уполномоченного органа
Форма журнала запросов уполномоченного органа
Учёт предписаний и требований Роскомнадзора
Журнал учёта корреспонденции по запросам органа
Инструкция по ответам на запросы Роскомнадзора
Кто отвечает на запросы Роскомнадзора в организации

04 Обязательное содержание

Что должно быть в журнале

Чеклист разделов и элементов Журнала запросов Роскомнадзора для внутренней регистрации, контроля сроков и подтверждения ответов.

Утверждённая форма и приказ Наличие приказа руководителя об утверждении формы журнала и ответственных лиц, с указанием даты введения в действие и места хранения приказа.
Обязательные поля записи Каждая запись содержит: дата получения запроса, отправитель и ссылка на документ, краткое содержание запроса, срок ответа, решение о продлении с мотивировкой, дата отправки ответа, фамилия исполнителя и ссылка на исходящее письмо или реестр.
Момент и порядок регистрации Правило: запись производится при поступлении официального запроса органа либо при получении уведомления в электронной форме; фиксируется лицо, принявшее обращение, и время регистрации.
Фиксация продления срока Если принято мотивированное уведомление о продлении срока, в журнале указывается дата уведомления, новый крайний срок и лицо, подписавшее уведомление, чтобы подтвердить соблюдение условий продления.
Ответственные и замещение Указаны ответственный за ведение журнала и лицо, исполняющее обязанности при его отсутствии, с контактами для оперативной коммуникации с органом.
Связь с доказательствами отправки и контроль своевременности Запись содержит ссылку на исходящую корреспонденцию или протокол отправки, метод доставки и отметки об отправке, чтобы доказать соблюдение сроков и исключить риски непредставления сведений.

05 Применимость

Кому и когда нужен журнал запросов Роскомнадзора

Контур применимости журнала: для регистрации обращений от уполномоченных органов и контроля сроков ответов. Документ внутренний, утверждается приказом руководителя и ведётся ответственным за обработку персональных данных или назначенным сотрудником.

Организации и подразделения Журнал необходим организациям и их филиалам, которые получают запросы от Роскомнадзора или других уполномоченных органов; подходит для централизованного и децентрализованного учёта в структурных подразделениях.
Рекомендуемый и практически обязательный случай использования Ведение журнала рекомендовано во всех случаях взаимодействия с надзорными органами; особенно важно при проверках и при получении предписаний, чтобы фиксировать даты получения, отправки ответов и факты продления сроков.
Кто утверждает и кто ведёт Утверждает журнал руководитель организации приказом; ведёт и контролирует записи ответственный за организацию обработки персональных данных или сотрудник, назначенный приказом.
Что следует фиксировать (границы учёта) Минимально фиксируются: дата и время поступления запроса, канал доставки, краткая суть или ссылка на копию запроса, дата и способ отправки ответа, ответственное лицо, отметки о продлении срока и причина продления.
Юридические риски при отсутствии учёта Отсутствие надёжной регистрации может затруднить доказательство своевременного ответа или обоснованного продления срока и привести к административной ответственности по нормам КоАП о нарушениях в сфере персональных данных и несвоевременном исполнении предписаний.
Когда журнал не заменяет другие реестры Журнал запросов не является заменой реестра обработки персональных данных или общих реестров обращений субъектов персональных данных; не предназначен для публичного размещения и служит внутренней служебной регистрацией.

06 Нормативная база

Нормативная основа для Журнала запросов Роскомнадзора

ч. 4 ст. 20 152-ФЗ Регламентирует возможность мотивированного продления срока ответа до 5 рабочих дней. Для журнала это означает обязательную фиксацию даты уведомления о продлении, основания продления и лица, принявшего решение.
ч. 1 ст. 20 152-ФЗ Устанавливает общий срок в 10 рабочих дней для ответа субъекту персональных данных. Журнал должен разграничивать обращения субъектов и запросы уполномоченных органов, чтобы применять корректные процедуры и сроки для каждого типа запроса.
ст. 23 152-ФЗ Подтверждает право уполномоченного органа запрашивать информацию у оператора. Журнал служит учётом входящих запросов от Роскомнадзора, регистрацией направленных ответов и копий переданных материалов для дальнейшей сверки при проверках.
ст. 19.7 КоАП Ориентирован на непредставление или несвоевременное представление сведений. В контексте журнала это требование означает необходимость сохранять прямые доказательства даты получения запроса и даты отправки ответа для защиты от претензий о несвоевременности.
ч. 1 ст. 19.5 КоАП Касается невыполнения в срок законного предписания органов. Журнал помогает документировать исполнение предписаний, фиксировать сроки и ответственных, что уменьшает риск квалификации действий как невыполнение предписания.
ст. 13.11 КоАП РФ Общая административная ответственность за нарушения законодательства о персональных данных. Ведение журнала служит элементом системного контроля и позволяет демонстрировать добросовестность действий оператора при проверках и в административном разбирательстве.

08 Внедрение

Шаги внедрения Журнала запросов Роскомнадзора

Краткий план от решения о введении журнала до рабочего контура и первой внутренней проверки. Журнал - внутренний документ, обеспечивает фиксацию дат получения и отправки ответов и помогает соблюдать установленные сроки.

1. Принятие решения и издание приказа Руководитель организации принимает решение об обязательности ведения журнала и издаёт приказ, в котором фиксируются назначенные ответственные и место хранения журнала. Результат на выходе - «Приказ руководителя об утверждении Журнала запросов Роскомнадзора», зарегистрированный в журнале учёта приказов.
2. Утверждение формы журнала и инструкции по заполнению Ответственный за организацию обработки формирует шаблон журнала и краткую инструкцию с обязательными полями (дата получения, канал доставки, срок ответа, дата отправки ответа, ответственный). Результат на выходе - утверждённый бланк «Журнал запросов Роскомнадзора» (файл) и документ «Инструкция по ведению журнала».
3. Назначение ответственных и распределение полномочий Оформить распоряжение или приказ о назначении конкретного сотрудника ответственным за ведение журнала и определить обязанности канцелярии и юридического подразделения по обработке входящих запросов. Результат на выходе - распоряжение о назначении и запись о назначении в личном деле ответственного.
4. Настройка процедур приёма и регистрации запросов Составить регламент приёма, регистрации и передачи запросов между подразделениями, включая порядок отметки продления срока при мотивированном уведомлении. Результат на выходе - регламент «Порядок обработки запросов от уполномоченных органов», размещённый в реестре внутренних документов.
5. Ведение журнала и оперативный контроль сроков При поступлении запроса ответственный или сотрудник канцелярии вносит запись в журнал с указанием даты получения, канала, назначенного срока ответа и даты отправки ответа; при необходимости фиксируется мотивированное уведомление о продлении срока. Результат на выходе - актуальные записи в журнале «Журнал запросов Роскомнадзора».
6. Первая внутренняя проверка и корректировка процесса Через факт практического использования провести внутреннюю проверку соответствия ведения журнала утверждённой инструкции, зафиксировать замечания и подготовить план корректирующих действий. Результат на выходе - «Акт внутренней проверки Журнала запросов Роскомнадзора» и обновлённая инструкция при необходимости.

09 Актуализация

Поводы для пересмотра формы и правил ведения журнала

Журнал ведут постоянно. Форму и правила пересматривают при изменении каналов приёма, при смене ответственного, при получении предписаний и при признаках системных жалоб. Пересмотр должен влечь корректировку полей журнала и порядок учёта сроков, чтобы не терялись даты входа и крайние сроки исполнения.

Сменился адрес для юридически значимой переписки Проверить, кто физически принимает корреспонденцию по новому адресу, как она попадает в журнал и как определяется дата получения для организации. Обновить контактную карточку получателя и список рассылки, уточнить порядок сканирования и регистрации почты. Обновить реквизиты получателя и распределение входящей почты, добавить поле 'место получения' и правило привязки даты получения к организации.
Перешли на электронное взаимодействие Добавляется необходимость фиксировать канал и подтверждение доставки, хранить идентификатор электронного сообщения и счётчик времени до ответа. Электронная корреспонденция требует точной привязки даты и файла подтверждения доставки. Добавить столбцы: 'канал', 'идентификатор сообщения', 'подтверждение доставки', 'время входа'; определить период хранения подтверждений и место хранения файлов.
Возникла практика продления срока ответа по мотивированному уведомлению Когда применяют продление срока ответа, журнал должен фиксировать мотивированное уведомление, дату его получения и новый крайний срок с расчётом в рабочих днях. Это важно для контроля соблюдения правовых сроков и последующей отчётности. Ввести поля 'дата уведомления о продлении', 'основание продления', 'новый срок (рабочие дни)', 'расчётный ответственный'.
Поступило предписание уполномоченного органа Предписание регистрируется отдельной строкой с собственным сроком и статусом исполнения; его исполнение и сроки отличаются от обычных запросов и подлежат отдельному контролю. Завести отдельную запись со статусом 'предписание', указать номер и дату предписания, ответственных и план исполнения; настроить отдельный учёт сроков и напоминаний.
Появились массовые запросы или жалобы по одному вопросу Нарастание однотипных обращений указывает на системную проблему. Журнал должен позволять помечать связанные записи и собирать статистику по теме, чтобы инициировать анализ причин и корректирующие меры. Ввести метку 'массовый запрос', сгруппировать связанные записи, экспортировать выборку для анализа и инициировать проверку причины жалоб.

10 Проверка

Инспектор проверит

Документы и материалы проверки, относящиеся к ведению Журнала запросов Роскомнадзора, их полноту и соответствие требованиям сроков ответа.

Вопрос 01 «Предъявите журнал запросов Роскомнадзора за указанный период.»
Вопрос 02 «Предъявите записи о датах получения запросов, датах отправки ответов и о случаях продления сроков.»
Вопрос 03 «Предъявите приказ или иное распоряжение об утверждении лица, ответственного за ведение журнала, и регламент работы с запросами.»
Вопрос 04 «Предъявите записи по выбранному запросу, подтверждающие содержание запроса, приложенные документы и исполнение.»
Вопрос 05 «Покажите порядок хранения журнала и наличие резервных копий или журналов доступа.»

Инспектор при проверке, может запросить:

журнал запросов Роскомнадзора
записи о дате получения запроса, дате отправки ответа и уведомлении о продлении срока
приказ об утверждении ответственного за обработку персональных данных и инструкция по ведению журнала
записи по отдельному запросу, включая содержание запроса, приложенные документы, решение и исполнителя
журнал учёта доступа к журналу и резервные копии записей

11 Экспертная позиция

Практический приём по учёту и проверке запросов

Стройте журнал как связующий реестр между полученным запросом и доказательствами ответа. В каждой записи фиксируйте уникальный номер, дату и время получения, канал доставки, сотрудника, назначенного ответственным, установленный срок и фактическую дату отправки, а также ссылки на электронную копию запроса и на подтверждение отправки (исходящая почта, запись в системе, скриншот, отметка электронной подписи). В случаях продления срока прилагайте мотивированное уведомление и фиксируйте дату продления. Настройте ежедневную сверку журнала с почтовыми и сервисными логами и автоматические напоминания до срока - это минимизирует риск пропуска и упростит подготовку доказательной базы при проверке.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

12 Вопросы и ответы

Частые вопросы по журналу запросов Роскомнадзора

Ведение журнала рекомендовано и фактически необходимо: он фиксирует даты получения и отправки ответов, помогает соблюдать процессуальные сроки и доказывать добросовестность при проверках. Даже при единичном запросе запись о приеме, сроках и ответе облегчает работу и снижает риски ошибок.

Заказать журнал запросов Роскомнадзора и комплект для утверждения

Закажите готовый внутренний комплект для учёта запросов Роскомнадзора: журнал в электронном формате, образец приказа об утверждении, шаблон уведомления о продлении срока ответа, краткая инструкция для ответственного за организацию обработки персональных данных и журнал контроля сроков. В комплект также входит пример набора доказательств - приказ, URL, скриншоты и логи доступа. Документ адаптируют под процессы организации и оформление в локальных нормативных актах; не предназначен для публичного размещения.

Заказать журнал и комплект документов

Журнал запросов Роскомнадзора