Главная

Правила обмена деловыми подарками и знаками делового гостеприимства

Устанавливают принципы обмена деловыми подарками и знаками гостеприимства, ограничения и порядок согласования, уведомления и учёта; применяются при включении в систему предупреждения коррупции, ответственных назначает организация.

Вид документа Правила
Назначение Определяет принципы допустимых и недопустимых ситуаций, порядок согласования, уведомления и учёта
Область применения Применяются к деловым взаимодействиям организации при обмене подарками и проявлениях гостеприимства
Кому и когда применяется Применяется, если организация использует соответствующую меру в своей системе предупреждения коррупции
Ответственный за исполнение Определяется организацией
Важные ограничения Для отдельных категорий организаций действуют специальные отраслевые правила, которые учитываются при применении

01 Назначение

Краткое содержание правил

Роль, область действия и порядок применения при обмене деловыми подарками

Назначение. Правила устанавливают принципы допустимых и недопустимых ситуаций при обмене деловыми подарками и знаками делового гостеприимства, а также порядок согласования, уведомления и учёта таких случаев. Они предназначены для практической реализации мер по противодействию коррупции в организации.

Область применения. Правила применяются к деловым взаимодействиям организации, связанным с вручением или принятием подарков и проявлениями гостеприимства в рабочем контексте. Их применение актуально при условии, что организация включила соответствующую меру в свою систему противодействия коррупции.

Основные положения. В Правилах определяются допустимые и недопустимые ситуации, ограничения по характеру и цели подарков, а также признаки случаев, требующих дополнительного согласования или уведомления. Для отдельных категорий организаций при применении учитываются специальные отраслевые правила.

Порядок согласования, уведомления и учёта. Описан общий порядок действий: процесс предварительного согласования подарка или проявления гостеприимства, обязанности по уведомлению уполномоченных лиц и порядок отражения факта в учёте. При наличии в организации связанных локальных актов используются Кодекс этики и служебного поведения работников, Уведомление о получении подарка и Журнал учета полученных и переданных подарков; конкретные ответственные и детальные процедуры определяет организация. В сомнительных ситуациях работник приостанавливает действие и следует внутренним процедурам организации.

Раскрыть полностью

02 Риски

Последствия для организации при отсутствии чётких правил обмена подарками

Неопределённость ролей и процедур При отсутствии чёткой привязки обязанностей возникают неясности, кто согласует, кто уведомляет и кто принимает решение по сомнительным подаркам. Типичная ошибка - ожидание, что ответственный сформируется сам; ответственный определяется организацией и должен быть зафиксирован.
Смешение уведомления и проверки Если правила не разграничивают уведомление о получении подарка и процедуру проверки, сообщение может превратиться в непредусмотренное разбирательство или требование избыточной информации. Особая ситуация - уведомление автоматически влечёт проверку без установленного порядка и критериев.
Нерегламентированный порядок согласования Без чётких критериев согласования деловые подарки оцениваются по разным стандартам, что создаёт риск двойных подходов к контрагентам и внутренних конфликтов. Частая ошибка - отсутствие правил для сомнительных подарков и порядка их принятия или отклонения.
Отсутствие прозрачного учёта и аналитики Если не установлен единый порядок учёта и анализа подарков, организация теряет возможность выявлять повторяющиеся случаи и корректировать правила. Особая ситуация - разрозненный учёт в подразделениях, затрудняющий суммарную оценку рисков и управленческие решения.

03 Синонимы и поисковые названия

Другие названия документа

Краткие варианты названия для поиска и внутреннего употребления: отражают предмет правил - допустимые и недопустимые ситуации при обмене подарками, порядок согласования, уведомления и учёта.

Правила обмена деловыми подарками
Правила делового гостеприимства и подарков
Правила учёта и согласования деловых подарков

04 Содержание

Структура и содержание правил обмена подарками

Перечень разделов и элементов, которые должны быть в Правилах для обеспечения порядка согласования, уведомления и учёта при обмене деловыми подарками и проявлениях гостеприимства.

Допустимые и недопустимые ситуации Определить виды ситуаций и характер подарков, которые организация считает приемлемыми и неприемлемыми в деловых отношениях, с поясняющими примерами и указанием случаев повышенного внимания.
Ограничения и критерии недопустимости Описать общие ограничения по характеру, частоте и обстоятельствам дарения/получения подарков и случаи, при которых передача или принятие признаётся недопустимым или требует дополнительного рассмотрения.
Порядок согласования Указать процедуру согласования принятия или передачи подарка, роли участников процесса и способ назначения ответственного лица или подразделения в организации.
Уведомление и учёт Прописать порядок уведомления уполномоченных лиц и способ учёта переданных и полученных подарков, включая требования к содержанию записи и месту хранения сведений, определяемые организацией.
Алгоритм действий при сомнительной ситуации Пошаговые действия при сомнениях в допустимости подарка: сбор информации, временная приостановка обращения с подарком, эскалация к ответственному лицу и порядок принятия решения по дальнейшим действиям.
Особые ограничения для отдельных категорий организаций Указать, что при наличии специальных отраслевых требований они учитываются, и описать механизм приведения правил в соответствие с такими ограничениями без дублирования отраслевых норм.
Распределение ответственности и контроль исполнения Описать обязанности участников процесса, порядок назначения ответственных за исполнение правил и механизм проверки соблюдения положений документа внутри организации.

05 Применимость

Кому и при каких условиях применяются Правила

Правила описывают порядок допустимых и недопустимых ситуаций при обмене деловыми подарками и проявлениях гостеприимства. Применимость зависит от того, включила ли организация эти меры в свою систему предупреждения коррупции; конкретные ответственные и порядок определяет организация.

Сотрудники и представители организации Правила применяются к работникам и иным представителям организации, которые участвуют в деловых контактах, где возможен обмен подарками или проявления гостеприимства. Порядок согласования, уведомления и учёта в таких случаях определяется организацией.
Контрагенты и участники деловых мероприятий Правила распространяются на ситуации обмена подарками и знаками гостеприимства в рамках взаимодействия организации с контрагентами, клиентами и другими внешними участниками деловых мероприятий, если такие меры включены в систему предупреждения коррупции организации.
Особые категории и ограничения Для отдельных категорий организаций применяются специальные отраслевые или иные требования, которые учитываются при применении Правил. Организация должна сопоставлять свои правила с такими требованиями и определять меру применения в каждом случае.

07 Внедрение

Шаги внедрения Правил обмена деловыми подарками

Пошаговый план от принятия решения о применимости Правил до рабочей проверки их исполнения: распределение обязанностей, внедрение порядка согласования и учёта, обработка сомнительных случаев и первая проверка.

1. Принятие решения о применении Правил Руководство принимает решение о введении Правил в действие и определяет формат их закрепления и порядок исполнения. Результат на выходе - приказ или распоряжение об утверждении Правил и назначении ответственных за внедрение и контроль.
2. Определение ответственных и распределение обязанностей Назначить ответственных за согласование подарков, уведомление и учёт, а также за обработку сомнительных ситуаций. Результат на выходе - утверждённое распределение ролей и каналов коммуникации для исполнения Правил.
3. Внедрение процедур согласования и учёта Организовать порядок согласования получения и передачи подарков, установить порядок уведомления и учёта в рамках действующих внутренних процедур. Результат на выходе - процедуры приведены в действие, сотрудники информированы о порядке действий при обмене подарками.
4. Отработка действий при сомнительной ситуации Установить порядок действий при сомнениях в допустимости подарка или проявления гостеприимства, включая порядок регистрации случая и процедуру его рассмотрения. Результат на выходе - зарегистрированные случаи и передача их на рассмотрение в соответствии с установленным порядком.
5. Первая проверка исполнения и корректирующие меры Провести первую проверку соблюдения Правил в реальных деловых взаимодействиях, оценить соблюдение процедур согласования и учёта. Результат на выходе - отчёт о проверке с указанием выявленных несоответствий и предложенных корректирующих мер.

08 Актуализация

Поводы для пересмотра Правил

Перечень оснований, при появлении которых Правила пересматриваются или уточняются. Для каждого повода указано, какая часть Правил подлежит корректировке.

Решение организации о введении Правил Принято решение применять Правила в организации или расширить их сферу применения; требуется формализовать порядок и запускающие мероприятия. Утвердить Правила в установленном в организации порядке, назначить ответственных и запланировать внедрение.
Изменение порядка согласования и учёта Внутренние бизнес-процессы, порядок согласования подарков или процедуры учёта изменились и влияют на реализацию Правил. Обновить разделы Правил, регулирующие согласование, уведомление и учёт, чтобы привести их в соответствие с новыми процессами.
Изменение распределения обязанностей или структуры Перераспределение функций между подразделениями или смена ответственных, влияющее на исполнение положений Правил. Уточнить разделы о распределении обязанностей и указать актуальных ответственных, порядок взаимодействия между подразделениями.
Факт сомнительной ситуации при обмене подарками или гостеприимстве Зафиксирован случай, при котором возникают сомнения в допустимости подарка, порядке уведомления или учёта. Пересмотреть и при необходимости уточнить порядок действий при сомнительной ситуации, включая порядок уведомления и дальнейших действий.
Появление отраслевых требований или изменений в обработке персональных данных Возникли новые отраслевые требования, применимые к организации, или изменился порядок обработки персональных данных, затрагивающий учёт и передачу сведений. Адаптировать положения Правил, касающиеся учёта и ограничений, с учётом отраслевой специфики и правил обработки данных; определить, что организация учитывает при применении.

09 Практическая проверка

Ключевые положения и ожидаемые элементы Правил обмена подарками

Вопросы и ожидаемые состояния по содержанию и применению Правил обмена деловыми подарками и знаками делового гостеприимства.

Вопрос 01 «Определены ли допустимые и недопустимые ситуации при передаче и приёме деловых подарков и знаков гостеприимства?»
Вопрос 02 «Указан ли порядок учёта и учёт ограничений, связанных со специальными отраслевыми требованиями?»
Вопрос 03 «Разграничены ли обязанности и определены ли ответственные за согласование, уведомление и учёт передачи подарков?»
Вопрос 04 «Предусмотрен ли порядок действий при сомнительной или вызывающей вопросы ситуации по подарку?»
Вопрос 05 «Установлена ли связь Правил с Кодексом этики, формой уведомления и журналом учёта?»

Что должно быть на месте:

Допустимые и недопустимые ситуации описаны и разграничены, приведены типовые примеры ситуаций и общие границы применения правил.
Порядок учёта специальных отраслевых требований обозначен либо указано, как такие требования учитываются при применении Правил.
Ответственные и их обязанности по согласованию, уведомлению и учёту определены организацией и отражены в Правилах.
Порядок действий при сомнительной ситуации описан, включая этапы рассмотрения, принятия решения и последующих мер.
Взаимосвязь с Кодексом этики и служебного поведения, Уведомлением о получении подарка и Журналом учёта полученных и переданных подарков описана.

10 Экспертная позиция

Согласовать критерии сомнительности с процедурой согласования и учёта

Недостаток практики в критериях сомнительности и порядке принятия решений

Частая несогласованность в подобных правилах - это отсутствие практических критериев сомнительности и связки этих критериев с операционным порядком согласования, уведомления и учёта. Документ описывает допустимые и недопустимые ситуации, но не даёт простого пошагового алгоритма действий, поэтому решения оказываются разными в схожих обстоятельствах. Рекомендация: включить в Правила компактный перечень признаков сомнительности и краткий пошаговый порядок действий, в котором ответственные лица и этапы определяются организацией и соотносятся с Кодексом этики.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

11 Вопросы и ответы

Частые вопросы по Правилам обмена подарками

Правила применяются к деловым взаимодействиям организации при обмене подарками и проявлениях делового гостеприимства. Они используются, если организация включает такую меру в свою систему предупреждения коррупции. Конкретный круг лиц и ситуации определяет организация.

Адаптация Правил обмена деловыми подарками

Закажите Правила обмена деловыми подарками и знаками делового гостеприимства, устанавливающие принципы допустимых и недопустимых ситуаций, порядок согласования, уведомления и учёта, применяемые к деловым взаимодействиям организации при включении этой меры в систему предупреждения коррупции.

Заказать Правила обмена подарками

Мы обрабатываем cookie с использованием сервиса Яндекс.Метрика от ООО «ЯНДЕКС». Производим обработку персональных данных в соответствии с Политикой обработки и защиты персональных данных.
Продолжая работу с сайтом, вы даете свое согласие на использование cookie. Вы можете запретить сохранение cookie в настройках своего браузера.