Журнал учета полученных и переданных подарков

Вид документа Журнал учета полученных и переданных подарков
Назначение Регистрация сведений о подарках, их происхождении и решениях по обращению с ними
Область применения Применяется в случаях и процедурах, установленных локальными актами организации
Основные поля записи Номер, дата, получатель, описание подарка, связанные уведомление и акт, принятое решение
Форма ведения Ведётся бумажно или в электронной системе по решению организации
Ответственный за ведение Определяется организацией

01 Назначение

Краткое описание журнала

Назначение журнала, состав записей, форма ведения и связь с другими локальными актами организации

Назначение журнала. Журнал предназначен для регистрации сведений о полученных и переданных подарках, их происхождении и принятых решениях по обращению с ними. Его цель - зафиксировать соответствующий факт или результат в порядке, установленном локальными актами организации.

Содержание записи. В каждой записи фиксируют номер и дату, получателя, краткое описание подарка, ссылку на связанное уведомление и акт, а также принятое решение по обращению с подарком. В журнале не должны появляться лишние обстоятельства и сведения, доступ к персональным данным не должен быть общедоступным.

Форма ведения. Журнал может вестись бумажно или в электронной системе по решению организации. Конкретный формат, порядок доступа и условия хранения определяет организация с учётом требований по защите персональных данных.

Взаимосвязь с другими документами. Записи журнала служат для документирования фактов и решений, связанных с Правилами обмена деловыми подарками, Уведомлением о получении подарка и Актом приема-передачи подарка; журнал фиксирует ссылки на эти документы и не заменяет их. Конкретного ответственного за ведение определяет организация.

Раскрыть полностью

02 Риски

Последствия отсутствия или неполноты журнала учета подарков

Неопределённость ролей и ответственности При отсутствии или неполном ведении журнала сложно установить, кто отвечает за регистрацию, принятие решения и хранение записи; ответственного за ведение определяет организация.
Смешение уведомления и принятия решения Фрагментарные или разрозненные записи затрудняют различение факта уведомления о подарке и организационного решения по обращению с ним, что осложняет последующие действия и внутреннюю отчётность.
Нарушение учёта и прослеживаемости Отсутствие обязательных полей (номер, дата, получатель, описание, связанные уведомление и акт, принятое решение) ухудшает прослеживаемость истории обращения с подарками и снижает контроль над их перемещением.
Риск нарушения конфиденциальности Неправильная форма ведения или открытый доступ к записям повышают вероятность раскрытия персональных данных; требования по форме хранения и ограничению доступа определяет организация.

03 Синонимы и поисковые названия

Обычные названия журнала

Варианты названий, которые используют при поиске или в разговоре при работе с журналом учета подарков.

Журнал учета подарков
Журнал регистрации подарков
Журнал по учету подарков

04 Содержание

Содержание и обязательные элементы журнала

Перечень разделов и реквизитов, которые должны быть отражены в журнале для надёжной фиксации фактов получения и передачи подарков в рамках локальных процедур организации.

Идентификаторы записи Номер записи и дата внесения, необходимые для однозначной привязки записи в журнале к конкретному событию.
Сведения о получателе и подарке Поле получатель (имя или должность в порядке, установленном организацией) и краткое описание подарка, достаточное для идентификации предмета.
Связанные документы Ссылка или указание на связанные уведомление о получении подарка и на акт приёма-передачи, если такие документы оформлены в организации.
Фиксация принятого решения Запись о принятом решении по обращению с подарком, с указанием результата решения и лица, принявшего решение, чтобы восстановить порядок действия.
Форма ведения и регистрация Отметка о форме ведения журнала - бумажная или электронная - и указание порядка регистрации записи, определённого организацией.
Доступ и защита сведений Описание правил доступа к журналу и ограничений на открытый доступ к персональным данным, а также общие меры по защите содержащихся сведений.
Ответственный за ведение Указание ответственного лица или подразделения, ответственного за ведение журнала и правильность внесения записей, определяемое организацией.

05 Применимость

Кому и в каких случаях применяется журнал

Журнал служит для регистрации сведений о подарках и решениях по ним. Применимость определяется локальными актами организации и внутренними процедурами; форма ведения - бумажная или электронная.

Работники, получившие подарок Применяется при факте получения подарка сотрудником в служебной или связанной с работой ситуации. В журнале фиксируются номер, дата, получатель, описание подарка, связанные уведомление и акт и принятое решение.
Работники, передающие подарок Используется при передаче подарка сотрудником третьему лицу или при оформлении делового гостеприимства. Запись отражает те же основные поля и решение по обращению с подарком.
Ответственный за ведение журнала Применяется к лицу или подразделению, которое организация определяет как ответственного за ведение журнала; организация устанавливает порядок и форму ведения, а также порядок доступа к записям.
Подразделения и филиалы организации Применяется в структурных подразделениях и филиалах, если локальные акты организации предусматривают регистрацию подарков; формат ведения и обмен записями согласуются в организации.

07 Внедрение

Шаги внедрения журнала учета подарков

Порядок внедрения журнала от принятия решения о ведении до проверки первых записей и корректировок. Охватывает выбор формы, назначение ответственного, утверждение порядка заполнения, ввод в эксплуатацию и внутреннюю проверку.

1. Принятие решения о введении и форме ведения Руководство или уполномоченное лицо принимает решение о введении журнала и выбирает форму ведения (бумажно или в электронной системе). Результат: зафиксировано решение о применении журнала и определены основные поля записи (номер, дата, получатель, описание, связанные уведомление и акт, принятое решение).
2. Назначение ответственного и определение прав доступа Определяется лицо или подразделение, отвечающее за ведение журнала, и устанавливаются правила доступа к записям и место хранения. Результат: назначен ответственный и зафиксированы права доступа и обязанности по внесению и хранению записей.
3. Разработка и утверждение порядка внесения записей Ответственный готовит инструкцию по заполнению записей, включая обязательные поля и порядок указания связанных уведомлений и актов, а также процедуру принятия решения по подаркам. Результат: утверждён порядок ведения журнала и пример заполнения записи.
4. Внедрение журнала и обучение пользователей Проводится инструктаж для работников, участвующих в регистрации подарков, и настраивается выбранная форма ведения (бумажная или электронная). Результат: журнал введён в использование, сотрудники ознакомлены с порядком заполнения и доступом.
5. Контроль первых записей и корректировка процедуры Проводится внутренняя проверка соответствия первых записей утверждённому порядку; выявленные замечания фиксируются и вносятся корректировки в инструкцию при необходимости. Результат: выполнена проверка, устранены замечания и подготовлены материалы для внутреннего контроля.

08 Актуализация

Поводы для пересмотра и обновления журнала

Перечень конкретных случаев, при которых организация должна проверить и при необходимости уточнить порядок ведения журнала учета полученных и переданных подарков.

Изменение связанных локальных актов Если корректируются правила обмена подарками или порядок оформления уведомлений и актов, проверить согласованность полей журнала с этими актами и актуализировать порядок ссылок на связанные записи. Уточнить перечень полей и порядок связи журнал-уведомление-акт, внести правки в порядок внесения записей.
Смена формы ведения журнала При переходе между бумажной и электронной формой или при изменении используемой информационной системы пересмотреть структуру записей, права доступа и порядок обеспечения конфиденциальности сведений. Адаптировать структуру записей и порядок доступа, описать требования к хранению и обеспечению целостности записей.
Назначение или изменение ответственного за ведение При назначении нового ответственного или перераспределении обязанностей обновить сведения об ответственном и порядок взаимодействия с подразделениями, участвующими в оформлении записей. Обновить указания о лице, отвечающем за ведение, и порядок передачи прав доступа и обязанностей в журнале.
Выявление системных ошибок или частых неточностей в записях При обнаружении повторяющихся ошибок, несоответствий между записью и связанными документами или частых уточнений по принятым решениям провести анализ причин и скорректировать порядок внесения записей. Внести исправления в записи с указанием основания и инициатора корректировки; при необходимости изменить порядок заполнения и проверки записей.

09 Практическая проверка

Содержание и порядок ведения журнала учёта подарков

Документы и сведения для проверки содержания и порядка ведения журнала учёта полученных и переданных подарков в рамках локальных актов организации.

Вопрос 01 «Определено ли назначение и область применения журнала учёта подарков?»
Вопрос 02 «Понятно ли, какие поля должны содержаться в записи журнала?»
Вопрос 03 «Разграничены ли форма ведения журнала и порядок назначения ответственного за его ведение?»
Вопрос 04 «Определён ли порядок отражения принятого решения по обращению с подарком и связи записи с другими локальными актами?»
Вопрос 05 «Установлены ли ограничения по содержанию записей и доступу к данным журнала?»

Что должно быть на месте:

Формулировка назначения и области применения журнала, отражающая случаи и процедуры, при которых журнал применяется.
Перечень полей записи: номер, дата, получатель, описание подарка, связанные уведомление и акт, принятое решение.
Указание формы ведения (бумажная или электронная) и положение о том, что ответственный за ведение определяется организацией.
Порядок записи принятого решения по подарку и указание связи записи с уведомлением о получении и актом приёма-передачи.
Ограничения по содержанию и доступу: исключение лишних обстоятельств в записях, недопущение открытого доступа к персональным данным.

10 Экспертная позиция

Соответствие полей журнала и процедур

Согласовать состав записей, форму ведения и ответственных, чтобы исключить избыточный сбор персональных данных и неопределённость в учёте решений.

Наблюдаемая несогласованность между набором обязательных полей журнала (включая ссылку на связанное уведомление и акт) и гибкой формой ведения (бумажно или электронно) создаёт риск избыточного сбора персональных сведений и размытости ответственности: в электронных записях чаще появляются лишние данные и расширяется доступ, а при бумажном учёте - риск потери сведений о принятом решении. Чтобы устранить это, процедура должна прямо сопоставлять каждое поле журнала с минимально необходимыми сведениями, устанавливать правила ввода и доступа для выбранной формы ведения и закреплять конкретного ответственного за внесение и проверку записей; ссылки на уведомления и акты предпочтительнее полного повторения описания, это уменьшит дублирование и объём персональных данных в журнале.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

11 Вопросы и ответы

Частые вопросы по журналу учёта подарков

В журнале регистрируют сведения о полученных и переданных подарках, их происхождении и принятых решениях по обращению с ними. Цель записи - зафиксировать факт и результат рассмотрения в установленной форме.

Заказать журнал учета полученных и переданных подарков

Закажите журнал учета полученных и переданных подарков для фиксации соответствующего решения, номера, даты, получателя и описания подарка, а также учёта связанных уведомлений и актов; форма ведения и ответственный определяются организацией, применяется в случаях, установленных локальными актами.

Заказать журнал учета подарков