Главная

Обязательство работника о неразглашении коммерческой тайны

Обязательство фиксирует, что работник не разглашает и не использует сведения коммерческой тайны вне работы, соблюдает правила обращения, возвращает носители и сообщает о выявленных нарушениях; применяется при введённом режиме и наличии соответствующего процесса в организации.

Вид документа Документ внутреннего порядка
Назначение Зафиксировать обязанность не разглашать и не использовать сведения вне работы, соблюдать правила обращения и возвращать носители
Область применения Применяется при введенном режиме коммерческой тайны и при наличии соответствующего процесса в организации
Кому применяется Работникам и иным лицам, допущенным к конфиденциальным сведениям в рамках служебных обязанностей
Ответственный за исполнение Определяется организацией
Обязательность (формулировка автора) Условный (формулировка автора)

01 Назначение

О документе и его назначении

Кратко о содержании, границах применения и связях с другими актами организации

Назначение обязательства работника. Документ фиксирует обязанность работника не разглашать и не использовать вне служебных задач сведения, относящиеся к коммерческой тайне, а также порядок обращения с такими сведениями и носителями. Он нужен для оформления решения организации о допуске лица к конфиденциальной информации и для закрепления ответственности работника перед организацией.

Область применения и адресаты. Применяется при введённом режиме коммерческой тайны и при наличии соответствующего процесса в организации. Адресатами обязательства являются работники и иные лица, допущенные к конфиденциальным сведениям в рамках служебных обязанностей.

Что включает обязательство. В документе предусматриваются: запрет на разглашение сведений и на их использование вне выполнения служебных функций; обязанность соблюдать правила обращения и хранения конфиденциальной информации; требование вернуть носители и материалы по окончании допуска; порядок сообщения организации о фактах нарушения режима.

Границы, ответственность и связь с другими актами. Форма документа и конкретный ответственный за исполнение определяются организацией. Обязательство связано с другими локальными актами организации, в частности с дополнительным соглашением к трудовому договору и листом ознакомления с Положением о режиме коммерческой тайны.

Раскрыть полностью

02 Риски

Последствия слабого или отсутствующего обязательства работника

Неясность обязанностей по неразглашению Работники и допущенные лица не получают однозначных правил о запрете использования и передаче сведений, порядке обращения и возврата носителей; это затрудняет соблюдение режима и проверку исполнения обязанностей.
Расширение доступа вне служебных функций При формулировках, не привязанных к служебным обязанностям, появляется риск использования сведений для задач вне работы; это осложняет контроль доступа и установление круга лиц, допустимых к информации.
Маркировка и грифы без ответственного Грифы или указания конфиденциальности без обозначенного обладателя и правил маркировки не позволяют однозначно определить порядок распространения и возврата сведений, что затрудняет расследование случаев неправильного обращения.
Недостаточный учёт возврата и состояния носителей Журналы и записи, не фиксирующие объём и состояние возвращённых материалов, не позволяют оперативно установить факт отсутствия носителей, проверить соблюдение требований по обращению и организовать последовательные действия по возврату.

03 Синонимы и поисковые названия

Обязательство сотрудника о неразглашении коммерческой тайны
Обязательство о неразглашении коммерческой тайны для работников
Обязательство работника по неразглашению коммерческой тайны

04 Содержание

Содержание обязательства о неразглашении

Перечень разделов и элементов, которые должны быть отражены в обязательстве работника о неразглашении коммерческой тайны, чтобы документ фиксировал обязанности работника и порядок их исполнения.

Формулировка обязанности о неразглашении и неиспользовании Чёткое положение, устанавливающее обязанность работника не разглашать и не использовать в личных целях сведения, полученные в рамках служебных обязанностей, с указанием сферы применения обязательства.
Объём и критерии применения обязательства Указание, к каким сведениям применяется обязательство, или порядок определения таких сведений организацией; уточнение, к каким категориям лиц применяется документ.
Правила обращения и хранения сведений и носителей Положение о порядке обращения с конфиденциальными сведениями и материальными носителями, включая ограничения на копирование, порядок хранения и маркировку там, где это применимо.
Порядок возврата носителей и прекращения доступа Положение о порядке возврата материальных и электронных носителей при увольнении или смене должности, а также о действиях по прекращению и фиксации доступа сотрудника к сведениям.
Обязанность сообщать о нарушениях и действия при выявлении Процедура уведомления ответственного лица или подразделения при обнаружении факта несанкционированного доступа или утечки и ожидаемые первичные действия от работника.
Подтверждение ознакомления и указание ответственного Поле для подписи работника и даты ознакомления, а также указание, что ответственный за исполнение определяется организацией и способы фиксации исполнения обязательства.

05 Применимость

Кому и в каких случаях применяется

Карточка описывает, кому адресовано обязательство работника о неразглашении коммерческой тайны и при каких организационных условиях оно применяется. Форму документа и ответственных определяет организация.

Работники, допущенные к конфиденциальным сведениям Применяется к сотрудникам, которым в рамках трудовых функций открыт доступ к сведениям, отнесённым к коммерческой тайне; порядок оформления обязательства определяется организацией.
Иные лица, получившие доступ по служебной необходимости Применяется к внешним и временным исполнителям, которым по служебной необходимости предоставлен доступ к конфиденциальной информации; условия допуска и оформления устанавливает организация.
Условия применения документа в организации Документ используется при введённом режиме коммерческой тайны и при наличии процесса по допуску и обращению со сведениями; в обязательстве фиксируются обязанности по неразглашению, неиспользованию, правила обращения и возврат носителей.
Случаи, когда оформление может быть ограничено Оформление обязательства не применяется при отсутствии введённого режима или соответствующих процедур в организации; документ не заменяет и не вводит санкций, не предусмотренных законом, и не ограничивает законные права работников.

07 Внедрение

Порядок введения обязательства о неразглашении

Последовательность действий от решения о необходимости обязательства до подписания работниками и контроля возврата носителей. Ответственные и форма документа определяются организацией.

1. Принятие решения о применении обязательства Руководство или уполномоченное лицо оценивают необходимость оформления обязательства в конкретных подразделениях и фиксируют решение организации о применении обязательства для соответствующих должностей, результатом является оформленное решение организации.
2. Подготовка формулировок обязательства Ответственный подразделение готовит формулировку обязательства, включающую обязанности по неразглашению, использованию сведений, правила обращения и порядок возврата носителей; результатом является подготовленный вариант обязательства, готовый к доведению до работников.
3. Согласование и утверждение формулировки Утверждающее лицо проверяет соответствие формулировки внутренним требованиям организации и при необходимости вносит правки; результатом является утверждённая формулировка обязательства, готовая для ознакомления работников.
4. Ознакомление работников и получение подписей Ответственный за персонал проводит ознакомление работников, допущенных к конфиденциальным сведениям, с содержанием обязательства и собирает их подписи; результатом являются подписанные обязательства, хранящиеся у работодателя в порядке, установленном организацией.
5. Контроль соблюдения и фиксация возврата носителей Определённое организацией лицо контролирует исполнение правил обращения, принимает и фиксирует возврат носителей при прекращении доступа или по запросу, а также регистрирует сообщения о предполагаемых нарушениях; результатом является документированная запись о фактах возврата и сообщениях о нарушениях.

08 Актуализация

Поводы для пересмотра обязательства

Пересматривать формулировки обязательства и связанные положения при организационных изменениях, изменениях доступа к конфиденциальным сведениям и при выявлении нарушений; правки вносятся в соответствующие разделы Положения или оформляются приказом организации.

Введение или изменение режима коммерческой тайны При вводе режима коммерческой тайны в организации или при расширении его области применения проверить соответствие обязательства новым рамкам и при необходимости скорректировать область применения и условия подписания. Уточнить область применения и формулировки обязательства.
Изменение должностных обязанностей или состава допущенных лиц При появлении новых должностей, перераспределении функций или допуске иных лиц к конфиденциальным сведениям пересмотреть круг лиц, обязанность которых подлежит оформлению, и порядок их ознакомления с обязательством. Пересмотреть указание лиц и порядок ознакомления.
Выявление нарушения обязательства или поступление жалобы Если зафиксирован факт нарушения обязательства либо поступила жалоба, оценить практику сообщения о нарушениях, порядок реагирования и процедуры возврата носителей, и при необходимости скорректировать соответствующие пункты. Обновить разделы о сообщении о нарушениях и порядке возврата носителей.
Изменение сопутствующих процессов обращения с носителями или оборудованием При изменении процедур хранения, выдачи или возврата носителей и служебного оборудования привести положения обязательства в соответствие с новыми процессами, чтобы сохранить практическую применимость требований. Согласовать разделы об обращении и возврате носителей с новыми процессами.

09 Практическая проверка

Что должно быть понятно в обязательстве о неразглашении

Документы и материалы проверки обязательства работника о неразглашении коммерческой тайны: наличие и содержание положений об обязанностях, правилах обращения с носителями, порядке ознакомления и сообщении о нарушениях.

Вопрос 01 «Определена ли обязанность работника не разглашать и не использовать сведения вне служебных обязанностей?»
Вопрос 02 «Установлены ли правила обращения с носителями конфиденциальных сведений и порядок их возврата?»
Вопрос 03 «Определён ли порядок ознакомления работников с обязательством и подтверждения этого факта?»
Вопрос 04 «Предусмотрен ли порядок сообщения о выявленных фактах нарушения режима и дальнейшие действия?»
Вопрос 05 «Содержит ли обязательство ограничения, которые не входят в его предмет, например отказ от законных прав работника?»

Что должно быть на месте:

Обязанность неразглашения и запрета на использование сведений вне работы сформулирована; указано, к каким категориям лиц она применяется, при этом состав охраняемых сведений определяет организация.
Правила хранения, обращения и возврата носителей указаны; отражена обязанность вернуть носители при прекращении доступа или при увольнении.
Порядок ознакомления работников и форма подтверждения ознакомления описаны или предусмотрено, что форма определяется организацией (например, лист ознакомления).
Порядок уведомления о подозрениях и выявленных нарушениях указан; описаны ожидаемые действия организации и способ передачи информации ответственным лицам, которые определяются организацией.
Ограничения и исключения перечислены в общих чертах; отмечено, что обязательство не должно предусматривать отказ от законных прав работника и не вводит санкций, не установленных законом.

10 Экспертная позиция

Увязать обязательство с реальными процессами

Обязательство по неразглашению должно ссылаться на порядок допуска, обращения с носителями и возврата, иначе оно останется декларацией

Если формулировка обязательства не связана с реально действующими процедурами допуска к конфиденциальным сведениям, обращением с носителями и порядком их возврата, её исполнение вызывает споры и практические затруднения. В тексте обязательства полезно явно указать привязку к существующим процедурам допуска и обращения, обозначить критерии доступа в рамках служебных обязанностей и порядок сообщения о нарушениях и возврата носителей, чтобы обязанность была применима на практике и прозрачна для работника и работодателя.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

11 Вопросы и ответы

Частые вопросы

Обязательство применяется к работникам и иным лицам, допущенным к конфиденциальным сведениям в рамках служебных обязанностей. Подписание уместно при введённом режиме коммерческой тайны и при наличии соответствующего процессуального порядка в организации.

Заказать обязательство работника о неразглашении коммерческой тайны

Обязательство фиксирует обязанность работника не разглашать и не использовать сведения вне работы, описывает правила обращения и возврата носителей и применяется при введенном режиме коммерческой тайны к работникам и иным лицам, допущенным к конфиденциальным сведениям; форма и ответственный определяются организацией.

Заказать обязательство о неразглашении коммерческой тайны

Мы обрабатываем cookie с использованием сервиса Яндекс.Метрика от ООО «ЯНДЕКС». Производим обработку персональных данных в соответствии с Политикой обработки и защиты персональных данных.
Продолжая работу с сайтом, вы даете свое согласие на использование cookie. Вы можете запретить сохранение cookie в настройках своего браузера.