Главная

Лист ознакомления работников с Положением о режиме коммерческой тайны

Лист фиксирует факт ознакомления работника с Положением о режиме коммерческой тайны; применяется внутри организации для сотрудников с доступом к сведениям, подпадающим под режим, и содержит фамилию, имя, отчество, должность, наименование и редакцию Положения, дату и подпись.

Вид документа Лист ознакомления
Назначение Зафиксировать факт ознакомления работника с Положением о режиме коммерческой тайны
Область применения Внутри организации для работников, имеющих доступ к сведениям, находящимся под режимом
Кому и когда применяется Применяется при введенном режиме коммерческой тайны и при наличии соответствующего процесса в организации
Содержит ФИО, должность, наименование и редакция Положения, дата ознакомления, подпись работника
Ответственный за исполнение Определяется организацией.

01 Назначение

Лист ознакомления работников с Положением - назначение и порядок

Краткие указания по содержанию, применению и связи листа с другими локальными актами

Назначение листа. Лист ознакомления предназначен для фиксации факта ознакомления работника с Положением о режиме коммерческой тайны. Документ фиксирует результат процедуры ознакомления, а не содержание охраняемых сведений.

Что должно быть в листе. В листе указываются ФИО работника, должность, наименование и редакция Положения, дата ознакомления и подпись работника. Эти поля служат для однозначной идентификации факта ознакомления и связки с конкретным Положением.

Чего не должно быть в листе. Лист не должен содержать подробные сведения, составляющие коммерческую тайну, и не предназначен для записи содержания Положения. Недопустимо оформление подписи при отсутствии реального ознакомления работника.

Кому и когда применяется. Лист применяется внутри организации для работников, имеющих доступ к сведениям, находящимся под режимом, при введенном режиме коммерческой тайны и при наличии соответствующего процесса. Конкретный состав работников и моменты применения определяет организация.

Оформление, хранение и ответственность. Форма листа и порядок его оформления определяются организацией. Место хранения и порядок учета также устанавливает организация с учётом внутренней практики. Конкретного ответственного за исполнение назначает организация.

Раскрыть полностью

02 Риски

Последствия недостатков Листа ознакомления

Неполные или некорректные данные работника Отсутствие ФИО, должности, даты или подписи затрудняет установление, кто и когда был ознакомлен, усложняет учёт доступа и может привести к спорным ситуациям при распределении прав доступа.
Ошибка в наименовании или редакции Положения Если в листе указана неверная редакция или наименование Положения, затрудняется соотнесение ознакомления с действующим регламентом, усложняются обновление и контроль применяемых правил режима.
Формальная регистрация без проверки фактического ознакомления Подписи без реального ознакомления делают лист формальной отметкой, снижают надёжность учёта и увеличивают риск неосведомлённого обращения с охраняемыми сведениями.
Неопределённость ответственного за учёт листов Если не назначен ответственный, возможны потери листов, рассинхронизация учёта и затруднения при обработке обращений внутри организации по вопросам доступа к сведениям.

03 Синонимы и поисковые названия

Альтернативные названия листа ознакомления

Поисковые и разговорные названия листа ознакомления; форму документа определяет организация.

Лист ознакомления с Положением о режиме коммерческой тайны
Лист ознакомления работников с режимом коммерческой тайны
Лист ознакомления сотрудников с Положением о коммерческой тайне

04 Содержание

Состав листа ознакомления

Перечень разделов и полей, которые должны быть в Листе ознакомления для однозначной фиксации факта ознакомления работника с Положением о режиме коммерческой тайны.

ФИО работника и должность Полные фамилия, имя, отчество работника и его должность для идентификации лица, прошедшего ознакомление; поле должно позволять соотнести запись с личным делом.
Наименование и редакция Положения Четкое указание полного наименования Положения о режиме коммерческой тайны и обозначение редакции или даты утверждения, с которой работник ознакомлен.
Дата ознакомления Дата, когда работник ознакомлен с Положением; служит для фиксации момента ознакомления в кадровых и организационных процедурах.
Подпись работника Подпись работника, подтверждающая факт ознакомления с указанной редакцией Положения, при наличии фактического ознакомления в порядке, принятом в организации.
Отметки о затруднениях при ознакомлении Поле для информации о случаях, когда работник не подписал лист по уважительной причине или не был ознакомлен лично, с указанием причины или способа доведения информации.
Ответственный за проведение ознакомления Указание подразделения или должности, ответственных за организацию процедуры ознакомления; конкретное лицо или структурное подразделение определяется организацией.

05 Применимость

Кому и в каких случаях применяется Лист ознакомления

Лист ознакомления служит для фиксации факта ознакомления работника с Положением о режиме коммерческой тайны. Применяется внутри организации при введённом режиме и при наличии соответствующего процесса по учёту ознакомлений.

Работники с доступом к сведениям под режимом Используется для фиксации ознакомления сотрудников, чьи трудовые функции связаны с информацией, находящейся под режимом коммерческой тайны; в листе фиксируются ФИО, должность, наименование и редакция Положения, дата и подпись работника.
Новые сотрудники и переводы внутри организации Применяется при приёме на работу и при переводе сотрудника на должность с доступом к режимным сведениям, чтобы зафиксировать факт ознакомления в начале выполнения соответствующих обязанностей.
Повторное ознакомление при изменениях Применяется для повторной фиксации ознакомления в случаях обновления Положения или по решению ответственного за исполнение процесса; порядок повторного ознакомления определяется организацией.
Когда лист не используется Не применяется для работников, чья трудовая функция не предполагает доступ к сведениям, находящимся под режимом, а также в ситуациях, когда организация решила иным образом оформлять факт ознакомления.

07 Внедрение

Порядок применения Листа ознакомления

Шаги для применения Листа ознакомления работников с Положением о режиме коммерческой тайны: подготовка формы, определение работников, проведение ознакомления с фиксацией подписи, хранение подписанных листов и повторное ознакомление при изменениях.

1. Подготовить форму Листа ознакомления Сформировать бланк Листа ознакомления, содержащий ФИО, должность, наименование и редакцию Положения, дату ознакомления и подпись работника. Результат: готовая форма Листа, соответствующая границе содержания документа.
2. Идентифицировать сотрудников для ознакомления Определить перечень работников, которым в рамках введённого режима требуется ознакомление с Положением. Результат: список сотрудников, подлежащих ознакомлению.
3. Провести ознакомление и собрать подписи Провести информирование работников о содержании Положения в объёме, предусмотренном организацией, и получить от каждого работника подпись в Листе ознакомления. Результат: Листы ознакомления подписаны работниками после фактического ознакомления.
4. Поместить подписанные Листы в личные дела Передать подписанные Листы в кадровую службу или иное установленное место хранения для размещения в личных делах сотрудников. Результат: подписанные Листы учтены и сохранены в установленном месте.
5. Повторное ознакомление при изменении Положения При внесении изменений в Положение организовать повторное ознакомление сотрудников из списка и получить обновлённые подписи в Листах ознакомления. Результат: обновлённые Листы с подписями сотрудников, прошедших повторное ознакомление.

08 Актуализация

Основания для актуализации Листа ознакомления

Перечислены типовые поводы, при которых следует проверить и при необходимости изменить Лист ознакомления работников с Положением о режиме коммерческой тайны. Ответственного определяет организация.

Изменение редакции или наименования Положения При утверждении новой редакции Положения или изменении его наименования обновить поля «наименование и редакция Положения» в листе и проверить соответствие даты ознакомления. Актуализировать поля 'наименование и редакция Положения' в листе.
Изменение круга работников, подлежащих ознакомлению Если изменились должности или категории работников, имеющие доступ к сведениям под режимом, пересмотреть список адресатов и механизм их уведомления для корректного учёта ознакомлений. Уточнить разделы листа и порядок идентификации сотрудников для ознакомления.
Изменение порядка проведения ознакомления При смене способа проведения ознакомления или лица, ответственного за сбор подписей, привести форму листа и инструкцию по её заполнению в соответствие с новым порядком. Обновить поля листа и указать ответственное лицо за сбор подписей и порядок оформления.
Выявление системных пробелов в учёте ознакомлений При регулярном обнаружении незаполненных записей, несоответствий в датах или отсутствия подписей проверить форму и процедуру учёта, внести изменения и при необходимости провести повторное оформление для затронутых работников. Доработать форму и порядок учёта, организовать повторное оформление для работников с незавершёнными записями.

09 Практическая проверка

Что должно быть зафиксировано в листе ознакомления

Документы и материалы проверки: ключевые сведения и состояния, которые должны быть видны в листе ознакомления работников с Положением о режиме коммерческой тайны.

Вопрос 01 «Определены ли в листе фамилия, имя, отчество работника и его должность?»
Вопрос 02 «Указано ли в листе точное наименование и редакция Положения о режиме коммерческой тайны?»
Вопрос 03 «Зафиксирована ли дата ознакомления и проставлена ли подпись работника?»
Вопрос 04 «Содержит ли лист лишние сведения о содержании охраняемых сведений и не заменяет ли подпись факт ознакомления без даты?»
Вопрос 05 «Определён ли в организации ответственный за учёт листов и порядок их хранения?»

Что должно быть на месте:

ФИО работника и его должность указаны.
Наименование и редакция Положения указаны.
Дата ознакомления и подпись работника проставлены.
Лист не содержит описаний охраняемых сведений, подпись сопровождается датой, указывающей факт ознакомления.
Ответственный за исполнение и порядок хранения листов определяется организацией.

10 Экспертная позиция

Контроль подлинности факта ознакомления

Риск формальной подписи без реального ознакомления и как его снизить

Лист фиксации полезен, но уязвим к формальным подписям: сама подпись не гарантирует, что работник реально ознакомлен с Положением. Чтобы снизить этот риск, увяжите лист с простыми процессными элементами, уже перечисленными в документе: указывайте на листе редакцию и дату Положения, ФИО и должность, фиксируйте лицо, проводившее ознакомление, и место хранения листа; это позволит при необходимости проверить соответствие подписи реальному действию без введения дополнительных форм.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

11 Вопросы и ответы

Частые вопросы о листе ознакомления

Лист предназначен для фиксации факта ознакомления работника с Положением о режиме коммерческой тайны. В листе указывают ФИО, должность, наименование и редакцию Положения, дату ознакомления и подпись работника.

Заказать лист ознакомления работников с Положением о режиме коммерческой тайны

Заказать лист ознакомления работников с Положением о режиме коммерческой тайны: документ служит для фиксации факта ознакомления, содержит ФИО, должность, наименование и редакцию Положения, дату ознакомления и подпись работника, применяется внутри организации для сотрудников, имеющих доступ к сведениям, находящимся под режимом.

Заказать лист ознакомления

Мы обрабатываем cookie с использованием сервиса Яндекс.Метрика от ООО «ЯНДЕКС». Производим обработку персональных данных в соответствии с Политикой обработки и защиты персональных данных.
Продолжая работу с сайтом, вы даете свое согласие на использование cookie. Вы можете запретить сохранение cookie в настройках своего браузера.