Назначение акта. Акт фиксирует факт возврата работником документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну, при увольнении. Документ подтверждает результат передачи носителей и служит основанием для дальнейших действий по учёту и хранению в рамках режима, установленного организацией.
Область применения и адресаты. Применяется при увольнении работников в случаях, когда в организации действует режим коммерческой тайны; касается сотрудников, имевших доступ к таким документам и носителям. Конкретные случаи применения и ответственные лица определяются организацией.
Обязательные реквизиты акта. В акте указывают фамилию работника, основание прекращения доступа, перечень возвращённых носителей, дату возврата, состояние каждого носителя и подписи работника и уполномоченного лица. Конкретную форму и дополнительные поля определяет организация.
Ограничения и взаимодействие с другими документами. Акт не заменяет отдельной проверки наличия и удаления электронных копий и не служит автоматическим подтверждением их удаления. В акт не вносятся причины увольнения сверх сведений, необходимых для обоснования прекращения доступа. При наличии связанных локальных документов, например «Обязательство о возврате материальных носителей коммерческой тайны при прекращении трудовых отношений» и «Журнал учета выдачи и возврата документов и иных носителей, содержащих коммерческую тайну», факт возврата регистрируют в установленном организацией порядке.
Позвонить