Уничтожение материалов проверок на полиграфе

Вид документа Порядок
Назначение Описать основания, порядок и подтверждения уничтожения материалов психофизиологических исследований.
Область применения Материалы исследований на бумажных и электронных носителях, образующиеся в организации.
Кому применяется Для организаций, у которых образуются материалы исследований; применяется при принятии решения об уничтожении.
Ответственный Определяется организацией.
Основное содержание Основания, состав материалов, ответственные, методы уничтожения по носителям, порядок принятия решения, подтверждение и связь с актом.

01 Назначение

Краткое содержание порядка

Границы применения, состав материалов, основания и подтверждение уничтожения

Назначение и область применения. Порядок определяет организационные принципы уничтожения материалов психофизиологических исследований с применением полиграфа, образующихся в организации на бумажных и электронных носителях. Применяется при принятии решения об уничтожении материалов после утраты цели хранения или в других случаях, определяемых организацией.

Состав материалов, подпадающих под порядок. Под уничтожение подпадают материалы исследований, хранимые на бумажных и электронных носителях и образующиеся в ходе проведения исследований: записи измерений, бланки и рабочие документы, итоговые электронные файлы и сопутствующие данные, имеющие отношение к проведённым исследованиям. Конкретный перечень материалов определяет организация в пределах своей деятельности.

Основания для уничтожения. Порядок описывает основания, при наличии которых организация может приступить к уничтожению материалов. В документе даются примеры таких оснований и критерии проверки применимости, при этом окончательное определение оснований и их последовательности выполняет организация.

Порядок принятия решения об уничтожении. Документ устанавливает процедуру подготовки и оформления решения: подготовка предложения о уничтожении, проверка принадлежности материалов и соответствия основаниям, согласование и утверждение решения уполномоченным лицом. Конкретного ответственного и уровень согласования определяет организация.

Подтверждение уничтожения и связь с актом. Факт выполнения уничтожения подтверждается документально: оформляется фиксирующий документ, в котором указываются носители, наименования уничтоженных материалов и дата проведения операции. Порядок предусматривает связь с локальным актом - «Акт уничтожения материалов психофизиологического исследования с применением полиграфа» - как средством документального подтверждения.

Раскрыть полностью

02 Риски

Организационные последствия отсутствия или неполноты Порядка уничтожения материалов

Неопределённость оснований и момента уничтожения Отсутствие ясных оснований и критериев выбора момента уничтожения приводит к разношёрстным практикам хранения материалов, усложняет контроль и повышает риск ненужного сохранения носителей.
Смешение ситуаций прекращения и процедур уничтожения Если порядок не разграничивает прекращение исследования, отзыв согласия и случаи невозможности проведения, это затрудняет принятие однозначного решения об уничтожении и приводит к непоследовательным действиям.
Неполнота подтверждения и связь с актом уничтожения Недостаточные требования к подтверждению уничтожения и оформлению результата мешают установить факт выполнения процедуры и усложняют соотнесение решения об уничтожении с актом уничтожения материалов.
Неопределённость ответственности и процедур контроля Если ответственные и порядок контроля определяются неявно, это затрудняет распределение ролей при уничтожении, усложняет проверку соблюдения внутреннего порядка и учёт выполненных действий.

03 Синонимы и поисковые названия

Другие названия документа

Варианты поисковых и разговорных наименований Порядка уничтожения материалов психофизиологических исследований с применением полиграфа.

Порядок уничтожения материалов исследований с применением полиграфа
Порядок уничтожения материалов психофизиологических исследований
Порядок уничтожения материалов проверок на полиграфе

04 Содержание

Содержание Порядка уничтожения материалов

Перечень разделов и элементов, которые должны быть в Порядке уничтожения материалов психофизиологических исследований с применением полиграфа, чтобы документ выполнял свои организационные функции.

Основания для уничтожения Указать перечень обстоятельств и решений, при наступлении которых материалы признаются подлежащими уничтожению; указать исключения и случаи, когда уничтожение не проводится или требует отдельного решения.
Состав материалов Описать виды материалов исследований, подлежащих уничтожению, по носителям: бумажные документы и электронные носители, а также примерный круг включаемых материалов в рамках области применения Порядка.
Ответственные лица Определить ответственных за инициирование, организацию и контроль уничтожения материалов; указать порядок назначения ответственного или ссылку на правило, по которому он определяется организацией.
Способы уничтожения по носителям Соотнести приемлемые способы уничтожения с типами носителей (бумага, электронные носители) без технических подробностей; указать требование соотнесения метода с характером носителя.
Порядок принятия решения об уничтожении Описать процедуру принятия решения: кто принимает решение, какие документы или основания используются для решения и как фиксируется согласование между участниками процесса.
Подтверждение факта уничтожения Указать, как оформляется подтверждение уничтожения материалов: какие сведения фиксируются, кто подписывает подтверждение и куда направляется запись о факте уничтожения; форму подтверждения определяет организация.
Связь с актом уничтожения Пояснить место и роль акта уничтожения материалов в системе документов: какие сведения из Порядка отражаются в акте и как акт соотносится с процедурами Порядка и смежными документами.

05 Применимость

Кому и в каких случаях применяется Порядок

Описывает круг организаций и типичные ситуации, при которых применяется Порядок уничтожения материалов психофизиологических исследований с применением полиграфа; служит для принятия организационного решения об уничтожении материалов.

Организации, к которым применяется Порядок Для организаций, у которых образуются материалы психофизиологических исследований на бумажных и электронных носителях. Порядок используется при рассмотрении вопроса об уничтожении таких материалов; ответственного за исполнение определяет организация.
Когда применять Порядок Применяется в случаях, когда имеются основания для уничтожения материалов, соотнесённые с целями обработки и внутренними правилами организации. Охватывает действия по определению состава материалов, выбору методов уничтожения в зависимости от носителя и оформлению подтверждения уничтожения.
Когда Порядок не применяется Не применяется к материалам, которые организация хранит по иным основаниям или в рамках иных внутренних правил, не связанных с процедурой уничтожения материалов психофизиологических исследований. В документ не входят универсальные сроки хранения, уничтожение до прекращения цели хранения и технические методы без учёта носителей.

Образец документа

Порядок уничтожения материалов психофизиологических исследований с применением полиграфа

Документ определяет основания и общий порядок уничтожения материалов исследования, требования к документированию процедуры, ответственным лицам и защите персональных данных.

Можем адаптировать под Вас, звоните: 8 800 333 8 222

Или напишите, мы сейчас онлайн

Скачайте БЕСПЛАТНО и найдите внутри:

Шаблон документа с понятной структурой
Формулировки и поля для заполнения под вашу ситуацию
Места, где нужно учитывать реальные процессы Вашей организации
Возможность самостоятельно доработать документ
Можно разобраться самостоятельно, а можно заказать адаптацию документа под вашу организацию

Скачать образец документа

07 Внедрение

Шаги внедрения Порядка уничтожения материалов исследований на полиграфе

Последовательность действий от принятия решения об уничтожении материалов исследований до подтверждения и передачи акта уничтожения. Включены назначение ответственного, инвентаризация, подготовка по носителям, проведение уничтожения и контроль.

1. Принятие решения о необходимости уничтожения Определяется лицо, принимающее решение, устанавливаются основания для конкретного случая и границы материалов, подлежащих уничтожению. На выходе: принято и зафиксировано решение об уничтожении и назначен ответственный за процедуру.
2. Идентификация и инвентаризация материалов Определяется состав материалов и их носители, формируется перечень единиц хранения с указанием типа носителя и места временного хранения до уничтожения. На выходе: сформирован перечень материалов с указанием носителей и мест хранения.
3. Определение способов уничтожения применительно к носителям и подготовка Подбираются способы уничтожения с учётом типа носителя, организуется порядок доступа к носителям и готовятся условия для безопасного проведения процедуры. На выходе: согласован способ уничтожения по каждому носителю и подготовлены ответственные исполнители.
4. Проведение уничтожения и фиксация факта Исполнители выполняют уничтожение материалов в соответствии с выбранными способами; факт уничтожения фиксируется уполномоченными лицами. На выходе: уничтожение выполнено и оформлен Акт уничтожения материалов психофизиологического исследования с применением полиграфа.
5. Проверка соответствия и хранение подтверждающих записей Ответственный проверяет соответствие выполненных действий перечню материалов и способам уничтожения, подтверждающие записи систематизируются и помещаются в место хранения, определённое организацией. На выходе: подтверждение уничтожения проверено и акт с подтверждающими записями размещён в установленном организацией месте хранения.

08 Актуализация

Поводы для пересмотра Порядка уничтожения

Пересматривать Порядок необходимо при изменениях, которые влияют на основания уничтожения, состав материалов, носители, ответственных или порядок подтверждения и связь с актом уничтожения.

Изменение целей или объёма обработки материалов При изменении целей обработки материалов или расширении объёма их использования проверить и при необходимости скорректировать основания и момент уничтожения, а также разделы о составе материалов. Уточнить основания уничтожения и пересмотреть соответствующие разделы Порядка.
Результаты инвентаризации материалов По итогам инвентаризации, выявившей новые категории, непредусмотренные объёмы или местонахождение материалов, пересмотреть состав материалов, распределение ответственности и способы уничтожения. Актуализировать перечень материалов и распределение обязанностей по уничтожению.
Появление новых типов носителей или форматов хранения При вводе в обращение новых носителей или форматов хранения материалов пересмотреть методы уничтожения применительно к каждому носителю и требования к подтверждению уничтожения. Дополнить или скорректировать разделы о способах уничтожения по носителям.
Внедрение или изменение информационной системы персональных данных (ИСПДн) При внедрении, обновлении или изменении правил работы информационной системы персональных данных (ИСПДн) проверить порядок уничтожения электронных материалов и порядок подтверждения факта их удаления. Уточнить процедуру уничтожения электронных материалов и порядок подтверждения для материалов, хранимых в ИСПДн.
Итоги практического применения Порядка После фактического применения Порядка или по результатам проверки практики выявлены недостатки в порядке принятия решения, подтверждении уничтожения или связи с актом - требуется доработка. Пересмотреть порядок принятия решения, формы подтверждения уничтожения и механизм связи с актом уничтожения.

09 Практическая проверка

Контрольные вопросы к порядку уничтожения материалов исследований

Документы и сведения, которые должны быть понятны и доступные при рассмотрении порядка уничтожения материалов психофизиологических исследований на бумажных и электронных носителях.

Вопрос 01 «Определены ли основания для уничтожения материалов психофизиологических исследований?»
Вопрос 02 «Разграничен ли состав материалов, которые подлежат уничтожению, по носителям и видам записей?»
Вопрос 03 «Определены ли ответственные за принятие решения и за исполнение уничтожения?»
Вопрос 04 «Предусмотрены ли способы уничтожения применительно к конкретным носителям информации?»
Вопрос 05 «Установлен ли порядок принятия решения об уничтожении материалов и его последовательность?»
Вопрос 06 «Предусмотрено ли подтверждение факта уничтожения и его содержание?»
Вопрос 07 «Разграничена ли связь порядка уничтожения с актом уничтожения и другими связанными документами?»

Что должно быть на месте:

Основания и критерии уничтожения сформулированы в документе; указано, что момент уничтожения устанавливается исходя из фактических целей обработки.
Состав материалов по категориям и по носителям описан, выделены бумажные и электронные носители и характер записей, подпадающих под порядок.
Указано, что ответственные определяются организацией; разграничены функции по принятию решения и по фактическому исполнению уничтожения.
Для каждого типа носителя описан применимый подход к уничтожению; техническая конкретика оставлена на решение организации с учётом носителя.
Порядок принятия решения описан в общем виде, включены этапы рассмотрения и указано, на каких основаниях принимается решение.
Механизм подтверждения уничтожения предусмотрен; указаны данные, которые должны фиксироваться при подтверждении (ответственные, носители, дата и иные существенные сведения), форма подтверждения определяется организацией.
Описана связь порядка с актом уничтожения и перечислены связанные локальные документы, обеспечено указание сведений, необходимых для оформления акта.

10 Экспертная позиция

Увязать основания уничтожения с подтверждением и ответственностью

Как исключить произвольность решения и сделать уничтожение воспроизводимым

В документе перечислены основания, порядок и подтверждение уничтожения, но при этом не хватает явной связи между фактом прекращения цели обработки, решением об уничтожении и подтверждающим актом, а также нет закреплённого порядка назначения ответственных; это создаёт риск принятия произвольных решений и сбоя в доступности материалов, необходимых для работы. Рекомендую в Порядке явно связать: основание уничтожения с документированным прекращением цели обработки, решение об уничтожении с обязательной фиксацией подтверждения уничтожения и указанием носителя, и определить порядок назначения ответственных за принятие решения и за выполнение уничтожения, не вводя новые формы и не задавая конкретных сроков - то есть сделать процедуру воспроизводимой и проверяемой внутри организации.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

11 Вопросы и ответы

Частые вопросы об уничтожении материалов исследований на полиграфе

Порядок распространяется на материалы психофизиологических исследований, образующиеся в организации и находящиеся на бумажных и электронных носителях. Конкретный состав материалов определяется организацией и фиксируется при подготовке решения об уничтожении.

Порядок уничтожения материалов психофизиологических исследований с применением полиграфа

Краткое содержание порядка

Организационные последствия отсутствия или неполноты Порядка уничтожения материалов

Другие названия документа

Содержание Порядка уничтожения материалов

Кому и в каких случаях применяется Порядок

Шаги внедрения Порядка уничтожения материалов исследований на полиграфе

Поводы для пересмотра Порядка уничтожения

Контрольные вопросы к порядку уничтожения материалов исследований

Увязать основания уничтожения с подтверждением и ответственностью

Частые вопросы об уничтожении материалов исследований на полиграфе

База знаний содержит 268 документов

Заказать

Порядок уничтожения материалов психофизиологических исследований с применением полиграфа

Краткое содержание порядка

Организационные последствия отсутствия или неполноты Порядка уничтожения материалов

Другие названия документа

Содержание Порядка уничтожения материалов

Кому и в каких случаях применяется Порядок

Связанные документы

Шаги внедрения Порядка уничтожения материалов исследований на полиграфе

Поводы для пересмотра Порядка уничтожения

Контрольные вопросы к порядку уничтожения материалов исследований

Увязать основания уничтожения с подтверждением и ответственностью

Частые вопросы об уничтожении материалов исследований на полиграфе

База знаний содержит 268 документов

Заказать

Скачайте каталог решений с ценами под вашу нишу и вдохновитесь идеями