Хранение материалов проверок на полиграфе

Вид документа Порядок
Назначение Установить правила хранения материалов психофизиологических исследований с применением полиграфа
Область применения Для организаций, которые хранят заключения, задания, согласия и иные материалы исследований
Состав материалов Заключения, задания, согласия и иные материалы психофизиологического исследования
Ответственный за исполнение Определяется организацией
Сроки хранения и действия по окончании Сроки хранения устанавливаются по подтверждённым основаниям; порядок действий по окончании хранения и связь с уничтожением определяет организация

01 Назначение

Краткое содержание порядка хранения

Что регулирует порядок, какие материалы охватываются и как организовать доступ при хранении материалов психофизиологических исследований

Назначение и область применения. Порядок устанавливает организационные правила хранения материалов психофизиологических исследований с применением полиграфа: определяет цель хранения, круг материалов и ситуацию, в которой действуют правила. Применяется в организациях, которые хранят заключения, задания, согласия и иные материалы исследований.

Состав материалов и границы хранения. В состав хранимых материалов входят заключения по исследованиям, задания полиграфолога, формы согласия и иные материалы, связанные с проведением исследования. В документе не задаются универсальные необоснованные сроки хранения и не регламентируется хранение избыточных сведений или открытый доступ к материалам.

Места хранения, разграничение доступа и выдача. Конкретные места хранения и правила разграничения доступа определяет организация с учётом характера материалов. Правила выдачи и передачи материалов формулируются организацией; порядок таких действий должен исключать несанкционированный доступ и обеспечивать контроль передачи.

Сроки хранения, окончание хранения и связь с уничтожением. Сроки хранения устанавливаются по подтверждённым основаниям, а действия по окончании хранения определяет организация. Порядок хранения должен быть согласован с локальными актами, регулирующими уничтожение материалов, чтобы обеспечить последовательность действий при завершении срока хранения. Конкретного ответственного за исполнение определяет организация.

Раскрыть полностью

02 Риски

Последствия отсутствия или неясности порядка хранения материалов

Неопределённость ответственных и обязанностей При отсутствии чёткого распределения ролей и обязанностей происходят задержки при выдаче и передаче материалов, снижается оперативность поиска и координации действий между подразделениями.
Неполнота состава и метаданных материалов Если не зафиксирован состав хранимых материалов и сопроводительные метаданные, затрудняется поиск нужных записей, обоснование необходимости хранения и корректная передача материалов по запросу.
Смешение видов согласий и ситуаций прекращения хранения Отсутствие разграничения разных согласий и процедур прекращения хранения приводит к неясности алгоритма действий при отзыве согласия, в ходе исследования или по окончании хранения и усложняет принятие однозначного решения.
Неопределённость действий по окончании хранения Если порядок действий по окончании хранения и связь с уничтожением не определены, затрудняется документирование завершения хранения, распределение ответственности и контроль над исполнением финальных процедур.

03 Синонимы и поисковые названия

Варианты названия

Короткие поисковые и разговорные названия документа для удобства поиска и ссылок внутри организации.

Порядок хранения материалов психофизиологических исследований
Порядок хранения материалов исследований с применением полиграфа
Порядок хранения материалов проверок на полиграфе

04 Содержание

Содержание, необходимое в Порядке хранения материалов

Перечень разделов и элементов, которые должен содержать Порядок хранения материалов психофизиологических исследований с применением полиграфа, чтобы документ задавал состав, места, доступ и действия при окончании хранения.

Состав материалов Перечень видов материалов, подлежащих хранению, с указанием обязательных элементов описания каждого вида, в том числе заключений, заданий, согласий и иных материалов исследования.
Места и условия хранения Определение мест хранения и общих условий их использования; указание, что конкретные физические и организационные условия определяются организацией и должны учитывать конфиденциальный характер материалов.
Ответственные лица Указание ответственного лица или подразделения за хранение, выдачу и учёт материалов; положение о том, что конкретный ответственный определяется организацией.
Разграничение доступа Критерии и категории лиц, которым предоставляется доступ к материалам, а также принципы разграничения прав доступа и порядок документирования предоставления доступа.
Правила выдачи и передачи материалов Порядок выдачи материалов внутри организации и передачи третьим лицам, условия и основания такой выдачи, а также порядок оформления и учёта факта передачи.
Сроки хранения и действия по окончании хранения Положение о том, что сроки хранения устанавливаются по подтверждённым основаниям; порядок действий по окончании срока хранения и описание возможной связи с уничтожением, которую определяет организация.
Контроль и учёт операций с материалами Механизмы контроля соблюдения Порядка и учёта операций с материалами, включая порядок документирования приёмки, выдачи, передачи и иные операции с материалами.

05 Применимость

Кому и в каких случаях применяется Порядок

Указывает круг организаций и ситуации, в которых применяется Порядок хранения материалов психофизиологических исследований с применением полиграфа, а также случаи, когда отдельный Порядок не нужен.

Организации, хранящие материалы ПФИ Для организаций, которые хранят заключения, задания, согласия и иные материалы психофизиологического исследования; документ задаёт состав материалов, требования к разграничению доступа, правила выдачи и передачи.
Когда применяется отдельный Порядок Применяется, если общие внутренние правила организации не регулируют специфические вопросы хранения материалов ПФИ или требуется уточнить места хранения, разграничение доступа и действия по окончании хранения. Форма хранения и сроки определяются организацией.
Когда Порядок не подходит Не применяется, если организация не хранит такие материалы или если вопросы хранения уже урегулированы другими внутренними актами организации. Порядок не заменяет отдельный документ, регулирующий уничтожение материалов.

Образец документа

Порядок хранения материалов психофизиологических исследований с применением полиграфа

Описать состав материалов, места и условия хранения, порядок разграничения доступа, выдачи и передачи материалов, а также действия по окончании срока хранения. Ответственность за хранение назначает организация.

Можем адаптировать под Вас, звоните: 8 800 333 8 222

Или напишите, мы сейчас онлайн

Скачайте БЕСПЛАТНО и найдите внутри:

Шаблон документа с понятной структурой
Формулировки и поля для заполнения под вашу ситуацию
Места, где нужно учитывать реальные процессы Вашей организации
Возможность самостоятельно доработать документ
Можно разобраться самостоятельно, а можно заказать адаптацию документа под вашу организацию

Скачать образец документа

07 Внедрение

Шаги внедрения Порядка хранения материалов

Порядок вводится в действие через последовательные организационные меры: назначение ответственных, учёт и привязка материалов к местам хранения, закрепление режимов доступа и передачи, подготовка к внутренней проверке и определение действий по окончании хранения.

1. Назначить ответственных и распределить обязанности Определяется организацией. Установить лиц, ответственных за хранение, выдачу, передачу и контроль материалов; зафиксировать круг обязанностей и каналы взаимодействия между ответственными.
2. Провести инвентаризацию материалов Определяется организацией. Перечислить имеющиеся заключения, задания, согласия и иные материалы исследования, зафиксировать их состав и соотнести каждый набор материалов с фактическим местом хранения.
3. Закрепить места и условия хранения Определяется организацией. Назначить физические и организационные места хранения для видов материалов, учесть требования конфиденциальности и особенности носителей, определить минимальные условия доступа к месту хранения.
4. Установить порядок разграничения доступа и передачи Определяется организацией. Описать, кто и при каких основаниях имеет доступ к материалам, порядок передачи между подразделениями или лицами, а также перечень сведений, сопровождающих передачу.
5. Подготовить комплект для внутренней проверки Определяется организацией. Сформировать комплект сведений для уполномоченного лица, отражающий состав материалов, места их хранения и ответственных за хранение, и передать этот комплект для проведения первой проверки рабочего контура.
6. Организовать контроль и действия по окончании хранения Определяется организацией. Ввести периодические проверки соответствия хранения установленным месту и условиям; при наступлении подтверждённых оснований окончания срока хранения осуществить предусмотренные организацией действия по окончании хранения и обеспечить связь с процедурой уничтожения, установленной внутренними актами.

08 Актуализация

Поводы для пересмотра Порядка хранения материалов

Пересмотр Порядка инициируется при изменениях в элементах, которые определяют места, состав, доступ и порядок окончания хранения материалов психофизиологических исследований.

Изменение состава хранимых материалов Появление новых видов документов или прекращение хранения отдельных типов материалов, что влияет на перечень и порядок учёта. Уточнить разделы, описывающие состав материалов, места их хранения и правила разграничения доступа.
Изменение мест или условий хранения Перенос материалов в иное место хранения или изменение фактических условий хранения, требующее перераспределения мест и режимов доступа. Обновить разделы о местах и условиях хранения, привязке материалов к местам и порядке доступа.
Изменение ответственных или распределения обязанностей Назначение другого ответственного лица или перераспределение обязанностей между подразделениями, влияющее на контроль и выдачу материалов. Уточнить перечень ответственных, их обязанности и порядок передачи сведений о правах доступа.
Выявление расхождений при учёте или инвентаризации Обнаружение несоответствий в учётных записях, повреждений или отсутствия материалов, требующее корректировки процедур учёта и выдачи. Пересмотреть правила учёта, выдачи и передачи материалов, а также порядок действий при обнаружении расхождений.
Изменение подтверждённых оснований сроков хранения или порядка окончания хранения Появление новых подтверждённых оснований для продления или окончания хранения и изменение связанного порядка действий, включая связь с уничтожением. Актуализировать разделы о сроках хранения и действиях по окончании хранения, обеспечить согласованность с процедурами уничтожения, определёнными организацией.

09 Практическая проверка

Что должно быть определено в порядке хранения материалов

Документы и материалы проверки: элементы порядка хранения материалов психофизиологических исследований, подлежащие проверке.

Вопрос 01 «Определён ли в Порядке состав материалов, подлежащих хранению?»
Вопрос 02 «Определены ли места хранения материалов и порядок доступа к ним?»
Вопрос 03 «Разграничены ли ответственные за хранение и обработку материалов?»
Вопрос 04 «Предусмотрен ли порядок выдачи и передачи материалов внутри организации?»
Вопрос 05 «Определены ли сроки хранения и порядок действий по окончании хранения, включая связь с уничтожением материалов?»

Что должно быть на месте:

Перечень хранимых материалов: заключения, задания, согласия и иные материалы психофизиологического исследования.
Места хранения, порядок доступа и разграничение доступа, установленные организацией.
Назначение ответственных за хранение и исполнение либо указание, что конкретные ответственные определяются организацией.
Порядок выдачи и передачи материалов внутри организации, с указанием условий передачи и ответственных, определённых организацией.
Сроки хранения на подтверждённых основаниях и регламент действий по окончании хранения, включая связь с уничтожением, определённые организацией.

10 Экспертная позиция

Увязать обязанности и критерии хранения с процедурой уничтожения

Неочевидная разрывность - общие формулировки по срокам и ответственности создают практическую пустоту при завершении хранения.

В фактах Порядка указано, что сроки хранения устанавливаются по подтверждённым основаниям, а ответственный определяется организацией; такого уровня обобщения достаточно для политики, но оставляет пробел при исполнении. Без согласованности между Порядком хранения и Порядком уничтожения материалов переработка решений о продлении или завершении хранения, передаче и выдаче материалов станет нерегулярной: возможны долгосрочное сохранение без причины, потеря контроля за доступом или нескоординированные передачи. Практический приём - явно увязать в документе роль ответственного, критерии подтверждённых оснований (на уровне описания принципа, не конкретных сроков), порядок принятия решения о завершении хранения и ссылку на Порядок уничтожения материалов и правила обработки ПДн, чтобы в организации не появлялись разношерстные практики.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

11 Вопросы и ответы

Частые вопросы по порядку хранения материалов исследований на полиграфе

Порядок охватывает заключения, задания, согласия и иные материалы, полученные в ходе психофизиологического исследования с применением полиграфа. Организация может уточнить состав хранимых материалов в зависимости от своей практики.

Порядок хранения материалов психофизиологических исследований с применением полиграфа

Краткое содержание порядка хранения

Последствия отсутствия или неясности порядка хранения материалов

Варианты названия

Содержание, необходимое в Порядке хранения материалов

Кому и в каких случаях применяется Порядок

Шаги внедрения Порядка хранения материалов

Поводы для пересмотра Порядка хранения материалов

Что должно быть определено в порядке хранения материалов

Увязать обязанности и критерии хранения с процедурой уничтожения

Частые вопросы по порядку хранения материалов исследований на полиграфе

База знаний содержит 268 документов

Заказать Порядок хранения материалов по полиграфу

Порядок хранения материалов психофизиологических исследований с применением полиграфа

Краткое содержание порядка хранения

Последствия отсутствия или неясности порядка хранения материалов

Варианты названия

Содержание, необходимое в Порядке хранения материалов

Кому и в каких случаях применяется Порядок

Связанные документы

Шаги внедрения Порядка хранения материалов

Поводы для пересмотра Порядка хранения материалов

Что должно быть определено в порядке хранения материалов

Увязать обязанности и критерии хранения с процедурой уничтожения

Частые вопросы по порядку хранения материалов исследований на полиграфе

База знаний содержит 268 документов

Заказать Порядок хранения материалов по полиграфу

Скачайте каталог решений с ценами под вашу нишу и вдохновитесь идеями