Главная

Уведомление о возникновении конфликта интересов или возможности его возникновения

Фиксирует факт или возможность конфликта интересов, применяется сотрудниками и иными лицами при влиянии личных интересов на исполнение обязанностей; в уведомлении указывают заявителя, описание ситуации, связанные интересы, дату и подпись.

Вид документа Уведомление
Назначение Фиксация факта или возможности возникновения конфликта интересов для дальнейшего рассмотрения в рамках локальных процедур
Область применения Применяется к сотрудникам и иным лицам при возможном влиянии личных интересов на исполнение обязанностей
Обязательные сведения в уведомлении Заявитель; описание ситуации; связанные интересы в необходимом объеме; дата; подпись; приложения при наличии
Связанные локальные акты Положение о конфликте интересов; Порядок уведомления о возникновении конфликта интересов
Ответственный за исполнение Определяется организацией.

01 Назначение

О документе и его назначении

Кого касается уведомление, какие сведения включать и как оно связано с локальными процедурами

Назначение уведомления. Зафиксировать факт или возможность возникновения конфликта интересов для дальнейшего рассмотрения в рамках локальных процедур организации. Уведомление служит исходной информацией для принятия организационных мер; конкретный порядок действий определяет организация.

Кому и когда применяется. Применяется к сотрудникам и иным лицам в случаях, когда личные интересы могут повлиять на исполнение служебных обязанностей или затронуть объективность решений. Подача уведомления осуществляется в тех ситуациях, которые предусмотрены локальными правилами организации.

Содержание уведомления. В уведомлении указываются заявитель; описание ситуации; связанные интересы в необходимом объёме; дата; подпись; приложения при наличии. Форма и дополнительные реквизиты документа определяет организация.

Чего не должно быть в уведомлении. В уведомлении не содержится готовый вывод о правонарушении, признание вины или избыточные сведения о третьих лицах. Информация должна быть достаточной для оценки возможного конфликта и при этом соразмерной и релевантной.

Связь с локальными актами. Порядок подачи, рассмотрения и принятия решений по уведомлению изложен в Положении о конфликте интересов и в Порядке уведомления о возникновении конфликта интересов. Конкретных ответственных лиц и этапы процедуры определяет организация.

Раскрыть полностью

02 Риски

Последствия при отсутствии или неполноте уведомления о конфликте интересов

Неопределённость ответственных за рассмотрение Отсутствие ясного указания ответственного усложняет обработку уведомлений, приводит к задержкам в рассмотрении, дублированию действий и непоследовательности при принятии управленческих решений.
Смешение уведомления и расследования Если разграничение уведомления и процедур проверки не установлено, сообщение может быть ошибочно воспринято как начало расследования или признание нарушения, что затруднит объективную оценку и защиту прав вовлечённых лиц.
Неполнота сведений затрудняет оценку Недостаток обязательных данных в уведомлении, в том числе сведений о связанных интересах, делает невозможной оперативную и корректную оценку влияния личных интересов на исполнение обязанностей.
Воздействие на управленческие процессы и репутацию Невыявленные или несвоевременно обработанные конфликты повышают риск задержек в принятии решений, создают дополнительные операционные затраты и увеличивают репутационные риски организации.

03 Синонимы и поисковые названия

Альтернативные названия

Короткие поисковые и разговорные варианты названия Уведомления, применяемого сотрудниками и иными лицами для фиксации факта или возможности конфликта интересов.

Уведомление о конфликте интересов
Уведомление о возможности конфликта интересов
Уведомление о возникновении конфликта интересов

04 Содержание

Содержание уведомления

Перечень существенных элементов уведомления о возникновении или возможности возникновения конфликта интересов, необходимых для корректного оформления и дальнейшего рассмотрения в рамках локальных процедур организации.

Сведения о заявителе Имя, должность и иные контактные данные или иная идентификация заявителя, достаточная для связи и рассмотрения уведомления.
Описание ситуации Краткое и понятное изложение обстоятельств, указывающих на наличие или вероятность конфликта интересов, с указанием фактов и ключевых обстоятельств.
Сведения о связанных интересах Информация о личных, имущественных или иных интересах, связанных с рассматриваемой ситуацией, в объёме, необходимом для оценки возможного влияния на исполнение обязанностей.
Дата составления Дата, когда уведомление было подготовлено или подано, для последующей хронологии рассмотрения.
Подпись заявителя Подпись или иное подтверждение авторства в порядке, установленном организацией, подтверждающее подлинность уведомления.
Приложения (при наличии) Перечень и копии прилагаемых документов или материалов, которые уточняют или подтверждают изложенные в уведомлении сведения.
Ограничения по содержанию Не включать в уведомление готовые выводы о нарушении, признание вины или избыточные сведения о третьих лицах; уведомление носит информационный характер для дальнейшего рассмотрения.

05 Применимость

Кому и в каких случаях применяется уведомление

Карточка описывает, кому адресовано уведомление о возникновении или возможности возникновения конфликта интересов и в каких ситуациях оно подаётся. Конкретные порядок подачи, форма и ответственные определяются локальными актами организации.

Сотрудники организации Применяется к работникам организации при наличии факта или реальной возможности влияния личных интересов на исполнение служебных обязанностей; служит для фиксации сведений, необходимых для дальнейшего рассмотрения в порядке, установленном локальными актами организации.
Иные лица, чьи интересы связаны с исполнением обязанностей Может применяться к иным лицам, если их личные интересы способны повлиять на выполнение обязанностей в интересах организации и локальные правила организации предусматривают оформление уведомления.
Когда подавать уведомление Заполняется при обнаружении факта конфликта интересов или при наличии реальной возможности его возникновения; уведомление является основанием для дальнейшего рассмотрения по Положению о конфликте интересов и Порядку уведомления, действующим в организации.

07 Внедрение

Шаги подачи и обработки уведомления о конфликте интересов

Пошаговый порядок от подготовки уведомления до сообщения результата рассмотрения и фиксации решения. Ответственные лица и порядок передачи определяются организацией.

1. Подготовка уведомления Заявитель оформляет уведомление с обязательными сведениями: данные заявителя, описание ситуации, связанные интересы в необходимом объеме, дата, подпись и приложения при наличии. Результат: уведомление готово к передаче.
2. Направление уведомления на рассмотрение Заявитель передаёт подготовленное уведомление лицу или подразделению, определённому организацией для приёма таких сообщений. Результат: уведомление передано и получено ответственным лицом.
3. Регистрация и проверка полноты сведений Ответственное лицо регистрирует факт поступления уведомления и проверяет наличие всех обязательных сведений. При выявленной неполноте направляет уведомление обратно заявителю для доработки. Результат: уведомление принято к рассмотрению либо возвращено для уточнения.
4. Рассмотрение уведомления в рамках локальных процедур Ответственные лица рассматривают содержание уведомления в пределах локальных правил организации, оценивают наличие или возможность возникновения конфликта интересов и определяют необходимые дальнейшие меры. Результат: принято решение о дальнейшем порядке обработки уведомления в рамках связанных локальных актов.
5. Информирование заявителя и документирование результата Организация уведомляет заявителя о результатах рассмотрения в порядке, установленном организацией, и фиксирует принятые решения и меры в установленном внутриорганизационном порядке. Результат: заявитель проинформирован, решение зафиксировано и при необходимости передано для исполнения.

08 Актуализация

Поводы для пересмотра Уведомления

Пересмотреть или внести правки в Уведомление следует при изменениях, затрагивающих содержание, круг лиц или порядок обработки сведений. Конкретные действия по корректировке и ответственных определяет организация.

Изменение перечня обязательных сведений Когда организация уточняет или расширяет набор сведений, подлежащих указанию в уведомлении (заявитель, описание ситуации, связанные интересы, дата, подпись, приложения), требуется пересмотр формы и сопроводительных пояснений. Уточнить поля уведомления и пояснения к ним; привести формулировки уведомления в соответствие с Положением о конфликте интересов и Порядком уведомления о возникновении конфликта интересов.
Изменение порядка подачи, передачи или регистрации уведомлений При изменении этапов подачи, направления на рассмотрение, регистрации или передачи уведомлений необходимо скорректировать разделы, описывающие порядок действия заявителя и этапы обработки. Обновить разделы уведомления, отражающие порядок направления и регистрации, и зафиксировать ответственных за этапы (определяется организацией).
Систематические случаи неполноты или неоднозначности сведений Если при обработке регулярно выявляются пропуски сведений или неоднозначное описание связанных интересов, форма уведомления и инструкция по её заполнению требуют доработки. Дополнить пояснения к полям уведомления, уточнить требования к описанию связанных интересов и порядок проверки полноты сведений.
Изменение круга лиц, к которым применяется уведомление При расширении или сужении области применения уведомления (категории сотрудников и иных лиц) нужно уточнить разделы об адресатах и ситуации, подлежащие уведомлению. Адаптировать формулировки уведомления и связанные положения о конфликте интересов; ответственных за применение определяет организация.

09 Практическая проверка

Ключевые элементы уведомления о конфликте интересов

Документы и сведения, которые должны быть в уведомлении и которые учитываются при рассмотрении сообщения о возможном конфликте интересов.

Вопрос 01 «Определено ли лицо, подающее уведомление, и его реквизиты?»
Вопрос 02 «Понятно ли изложены обстоятельства, создающие конфликт интересов или возможность его возникновения?»
Вопрос 03 «Предусмотрены ли дата и подпись заявителя как подтверждение подачи уведомления?»
Вопрос 04 «Указаны ли приложения при их наличии и что они подтверждают?»
Вопрос 05 «Определён ли порядок дальнейшего рассмотрения уведомления и лицо, ответственное за рассмотрение?»

Что должно быть на месте:

заявитель, ФИО, должность и контактные данные
описание ситуации, обстоятельства и связанные личные или имущественные интересы в необходимом объёме
дата составления уведомления и подпись заявителя
перечень приложений с кратким описанием содержания каждого приложения
порядок рассмотрения уведомления и должностное лицо или подразделение, ответственное за рассмотрение, определяемые организацией

10 Экспертная позиция

Согласование фактической записи и запрета на выводы

Отделить нейтральное описание обстоятельств от оценочных суждений при дальнейшем рассмотрении

В уведомлении есть внутреннее напряжение: с одной стороны, требуется зафиксировать факты - заявителя, описание ситуации, связанные интересы, дату, подпись и приложения; с другой - прямо запрещено включать готовый вывод о нарушении. Это создаёт риск, что в тексте появятся оценочные формулировки, которые усложнят беспристрастное рассмотрение и вынесение решения по локальной процедуре. Практический приём - чётко формализовать обязательные поля для нейтрального описания фактов и ограничить место для оценок пометкой «передано на рассмотрение ответственным по процедуре»; окончательное заключение оформляется в рамках Положения о конфликте интересов или Порядка уведомления, а не в самом уведомлении.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

11 Вопросы и ответы

Частые вопросы об уведомлении

Уведомление фиксирует факт или возможность возникновения конфликта интересов для дальнейшего рассмотрения в рамках локальных процедур организации. Оно нужно для документирования ситуации и последующего принятия организационных решений по ней.

Оформить уведомление о конфликте интересов

Уведомление фиксирует факт или возможность конфликта интересов для дальнейшего рассмотрения в рамках локальных процедур, применяется сотрудниками и иными лицами при возможном влиянии личных интересов на исполнение обязанностей и включает сведения о заявителе, описании ситуации, связанных интересах, дате, подписи и приложениях при наличии.

Заказать уведомление