Лист ознакомления работников с антикоррупционными локальными актами

Вид документа Лист ознакомнения
Назначение Зафиксировать факт ознакомления работников с антикоррупционными локальными актами организации.
Область применения Применяется в конкретных случаях в рамках процедур локальных актов организации.
Что должно содержаться Наименование документа и редакции, ФИО работника, должность, дата и подпись.
Ответственный за исполнение Определяется организацией.
Особые положения При электронном ознакомлении отдельный лист может не требоваться; форма определяется организацией.

01 Назначение

Назначение и область применения. Лист ознакомления предназначен для фиксации факта ознакомления работников с антикоррупционными локальными актами организации. Применяется в конкретных случаях и в рамках процедур, установленных соответствующими локальными актами организации.

Что фиксируется в листе. В листе указываются наименование документа и редакции, ФИО работника, его должность, дата и подпись. Дополнительные реквизиты и формат поля определяет организация, при этом лист не должен содержать лишние персональные данные.

Электронное подтверждение ознакомления. При электронном ознакомлении организация может признать факт ознакомления без оформления отдельного бумажного листа; порядок и форма электронного подтверждения определяются организацией. Конкретные способы подтверждения и хранения электронных записей устанавливаются локальными процедурами.

Границы применения листа. Лист фиксирует только факт ознакомления и не заменяет подтверждение прохождения обучения, если обучение не проводилось. Лист не является признанием вины и не содержит оценки содержания действий работника.

Связь с другими локальными актами. Лист применяется вместе с антикоррупционной политикой организации, кодексом этики и служебного поведения и положением о конфликте интересов, при этом он не расширяет их содержание и не вводит дополнительные обязанности. Конкретные ответственные и порядок применения определяет организация.

Раскрыть полностью

02 Риски

Организационные последствия недостаточно оформленного листа ознакомления

Неопределённость ответственных Отсутствие чёткой формы и указания ответственных затрудняет установление лиц, которые фиксируют и хранят сведения о знакомстве, что ведёт к дублированию функций и пропускам в процессе ознакомления.
Сложности с подтверждением факта ознакомления Неполные сведения в листе, отсутствие даты или подписи усложняют подтверждение факта ознакомления в спорных ситуациях, особенно при электронном ознакомлении без согласованной процедуры.
Смешение уведомления и оценочных процедур Неясные поля или инструкции повышают риск использования листа для иных целей, например для оценки поведения работников, вместо фиксации факта ознакомления, что нарушает разделение функций внутри организации.
Проблемы с актуальностью перечня актов Если не указывать наименование локальных актов и редакции, работники могут подписывать документы, не соответствующие действующим положениям, что затруднит поддержание актуальности знаний и контроль исполнения процедур.

03 Синонимы и поисковые названия

Варианты названий

Короткие поисковые и разговорные названия листа, фиксирующего ознакомление работников с антикоррупционными локальными актами.

Лист ознакомления с антикоррупционными локальными актами
Лист ознакомления работников
Лист ознакомления о получении антикоррупционных локальных актов

04 Содержание

Содержание листа ознакомления

Перечень элементов, которые должны присутствовать в листе ознакомления для надёжной фиксации факта ознакомления работника с антикоррупционными локальными актами организации.

Наименование документа и редакции Указано полное наименование листа ознакомления и обозначена редакция или дата, позволяющие соотнести запись с конкретной версией локальных актов.
Сведения о работнике ФИО работника и должность или структурное подразделение для однозначной идентификации лица, подтвердившего ознакомление.
Перечень локальных актов Перечислены конкретные антикоррупционные локальные акты, с которыми работник ознакомлен, например: Антикоррупционная политика, Кодекс этики и служебного поведения, Положение о конфликте интересов.
Дата и подпись Поле для даты и подписи работника, фиксирующие момент ознакомления и подтверждение факта ознакомления.
Форма ознакомления и особые положения Указан способ ознакомления (бумажный или электронный); при электронном ознакомлении отмечено, что отдельный лист может не требоваться и форма определяется организацией.
Ответственный за ведение листа Указано лицо или подразделение, ответственное за оформление и учёт листов; при отсутствии конкретики указано, что ответственный определяется организацией.

05 Применимость

Кому и в каких случаях применяется лист ознакомления

Карточка описывает, при каких конкретных условиях в организации используется лист ознакомления работников с антикоррупционными локальными актами и какие ограничения по его применению следует учитывать.

Работники организации Применяется для фиксации факта ознакомления сотрудников с наименованием локальных актов и их редакциями. В лист вносятся ФИО работника, должность, дата и подпись. Порядок оформления и ответственный определяются организацией.
Новые сотрудники и переводы Используется в случаях, когда процедура локальных актов предусматривает ознакомление при приёме или переводе. Лист фиксирует сведения о работнике и факт ознакомления; форма и необходимость оформления определяет организация.
Электронное ознакомление При электронном варианте организация может определить иной порядок фиксации ознакомления. Отдельный бумажный лист при этом может не требоваться; форма и способ регистрации факта определяет организация.
Когда лист не применяют Не назначается для подтверждения прохождения обучения, если обучение фактически не проводилось. Не должен содержать лишние персональные данные. Применение и содержание листа определяются локальными актами организации и областью применения документа.

07 Внедрение

Внедрение и применение листа ознакомления

Шаги для ввода в практику листа ознакомления: от назначения ответственного до первой проверки заполненных листов. Учитывается возможность электронного ознакомления, форма и порядок хранения определяются организацией.

1. Назначить ответственного и закрепить порядок применения Определить, кто в организации отвечает за организацию процесса ознакомления, порядок использования листа и базовые правила хранения. Результат: ответственный назначен, порядок применения сформулирован и доведён до заинтересованных подразделений.
2. Довести до работников перечень локальных актов и способ ознакомления Сообщить работникам наименования локальных актов, с которыми требуется ознакомиться, и указать способ и сроки ознакомления в рамках действующих процедур организации. Результат: работникам доведены наименования актов и порядок ознакомления.
3. Организовать процедуру ознакомления и заполнение листов Провести ознакомление работников предусмотренным организацией способом и зафиксировать факт в листе: наименование документов и редакций, ФИО работника, должность, дата, подпись. Результат: сформированы и собраны заполненные листы ознакомления.
4. Учесть особенности электронного ознакомления Если используется электронное ознакомление, зафиксировать факт ознакомления способом, выбранным организацией; при этом отдельный бумажный лист может не требоваться. Результат: факт электронного ознакомления зарегистрирован в порядке, определённом организацией.
5. Проверка первых заполненных листов и подготовка материалов для проверки Провести первую проверку соблюдения порядка ознакомления: выбрать образцы заполненных листов и подготовить для проверяющего материалы, включающие образцы листов, перечень наименований локальных актов и информацию о способе ознакомления. Результат: материалы проверки подготовлены и доступны для оценки соблюдения порядка.

08 Актуализация

Основания для пересмотра листа ознакомления

Пересматривать или вносить изменения в лист ознакомления нужно при фактических изменениях в составе локальных актов, форме и порядке ознакомления, кадровых распределениях обязанностей или при системных ошибках заполнения. При обсуждении учитывать возможность электронного ознакомления.

Изменение перечня или редакций локальных актов Когда в списке антикоррупционных локальных актов появляются новые документы или вносятся редакционные изменения, проверить и обновить наименования и указание редакций в листе ознакомления. Уточнить наименования и редакции документов, внести правки в соответствующие поля листа.
Изменение формы или порядка ознакомления, включая электронный способ Если организация меняет формат ознакомления работников или вводится электронный способ, проверить применимость существующего листа и при необходимости скорректировать форму и порядок его использования. Адаптировать форму листа под новый способ ознакомления или прописать правила применения электронной опции.
Изменения в кадровой структуре или распределении обязанностей При изменении наименований должностей, состава работников, ответственных за доведение локальных актов или порядка распространения информации пересмотреть поля «должность» и порядок фиксации ответственных в листе. Обновить перечень должностей и инструкцию по заполнению в части указания ответственных, определяется организацией.
Выявленные ошибки или частые замечания при заполнении Если при проверках или в процессе применения обнаруживаются системные ошибки заполнения, неполнота данных или неоднозначность полей, пересмотреть форму и инструкции, чтобы уменьшить повторные ошибки. Уточнить названия полей, добавить пояснения к заполнению или примечания к типичным ситуациям.

09 Практическая проверка

Содержание и оформление листа ознакомления

Вопросы для проверки полноты и соответствия сведений в листе ознакомления работников с антикоррупционными локальными актами.

Вопрос 01 «Определено ли в листе наименование локальных актов и указаны ли редакции, с которыми работник ознакомлен?»
Вопрос 02 «Указаны ли в листе ФИО работника и его должность в соответствии с внутренними записями организации?»
Вопрос 03 «Присутствуют ли в листе дата ознакомления и подпись работника либо подтверждение факта ознакомления при электронном способе?»
Вопрос 04 «Понятна ли область применения листа - в каких конкретных случаях он применяется в рамках локальных процедур организации?»
Вопрос 05 «Не содержит ли лист сведений, выходящих за пределы необходимой информации, и не используется ли он как подтверждение обучения при его отсутствии?»

Что должно быть на месте:

Наименование локальных актов и указание редакций, присутствующие в листе.
ФИО работника и должность, заполненные в листе.
Дата ознакомления и подпись работника либо отметка о подтверждении при электронном формате.
Указание случаев применения листа или ссылка на локальную процедуру, в рамках которой применяется лист.
Отсутствие лишних персональных сведений и отсутствие отметок о прохождении обучения, если обучение не проводилось.

10 Экспертная позиция

Согласование бумажного и электронного учёта ознакомления

Уточнить, когда лист обязателен и что считаются равнозначными подтверждениями

В документе соседствуют требуемые реквизиты бумажного листа и допущение, что при электронном ознакомлении отдельный лист может не потребоваться, что создаёт практическую несогласованность. Без правил эквивалентности возможны пробелы в подтверждениях и сложность при проверке полноты сведений о редакциях локальных актов. Рекомендуется увязать описание формы с процедурой: зафиксировать критерии, при которых используется бумажный лист, перечислить минимальные реквизиты, которые должны содержать электронные подтверждения, и согласовать порядок проверки полноты сведений, чтобы при контроле можно было однозначно установить, с какими актами и редакциями работник ознакомлен.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

11 Вопросы и ответы

Частые вопросы о листе ознакомления

В листе фиксируются наименование документа и его редакции, ФИО работника, должность, дата и подпись. Перечень полей и их оформление определяется организацией.

Заказать лист ознакомления работников с антикоррупционными локальными актами

Закажите лист ознакомления работников с антикоррупционными локальными актами для фиксации факта ознакомления; в документе указывают наименование акта и редакции, ФИО, должность, дату и подпись; форма и ответственный определяются организацией, при электронном ознакомлении отдельный лист может не требоваться.

Заказать лист ознакомления