Главная

Перечень должностей работников, имеющих доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну

Перечень фиксирует должности, подразделения и категории сведений, к которым сотрудникам предоставлен доступ в служебных целях в рамках режима коммерческой тайны. Применяется при введённом режиме; ответственный определяется организацией.

Вид документа Перечень должностей работников, имеющих доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну
Назначение Установить должности, подразделения и категории информации, к которым допускаются сотрудники в рамках режима коммерческой тайны
Область применения Применяется при введённом режиме коммерческой тайны и в процедурах допуска к охраняемой информации
Кому применяется Сотрудникам и должностным лицам организации, которым предоставлен доступ к сведениям в служебных целях
Ответственный за исполнение Определяется организацией.
Ограничения и условия доступа Доступ предоставляется в пределах служебных обязанностей и по правилам организации, не даёт автоматического доступа ко всей коммерческой тайне

01 Назначение

Назначение Перечня. Перечень предназначен зафиксировать решение организации о том, какие должности и подразделения имеют служебный доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну, и какие категории информации при этом доступны. Документ служит основанием для практического применения режима конфиденциальности в рамках внутренних процедур.

Содержание и границы документа. В Перечне приводятся наименования должностей, соответствующие подразделения и указание категорий информации, к которым предоставляется доступ, а также основание и ограничения такого доступа. Перечень не даёт автоматического доступа ко всей коммерческой тайне и не заменяет порядок допуска или списки конкретных лиц.

Кому и когда применяется. Перечень применяется при введённом режиме коммерческой тайны и используется в процедурах допуска сотрудников к охраняемой информации. Применяется к сотрудникам и должностным лицам организации, которым доступ необходим в служебных целях. Конкретного ответственного за исполнение определяет организация.

Связь с сопутствующими локальными актами. Перечень работает совместно с документами, которые уточняют, кто конкретно допускается к сведениям и как оформляется допуск: Перечень работников, допущенных к сведениям, составляющим коммерческую тайну, и Порядок допуска работников к сведениям, составляющим коммерческую тайну. Перечень определяет рамки доступа; порядок и оформление допуска оформляются в соответствующих актах.

Раскрыть полностью

02 Риски

Последствия неполного Перечня должностей

Неопределённость состава охраняемых сведений При отсутствии соотношения должностей и категорий информации остаётся неясно, какие сведения подпадают под режим; это затрудняет контроль доступа, увеличивает риск случайного раскрытия и создаёт помехи в работе подразделений.
Допуск вне служебных обязанностей Недостаточно конкретный перечень может привести к предоставлению доступа сотрудникам, для которых это не соответствует служебным функциям, что осложняет учёт обращений к сведениям и проверку правомерности доступа.
Смешение перечней и противоречие локальным актам Дублирование или расхождение между Перечнем и другими внутренними документами вызывает неопределённость процедур допуска, повышает вероятность ошибочных решений при оформлении прав доступа и затрудняет согласование практики.
Грифы и учёт без указания обладателя Наличие грифа без чёткого указания обладателя и критериев допуска, а также попытки заменить описательный перечень лишь журналами учёта снижают управляемость режима и затрудняют объективную проверку прав доступа.

03 Синонимы и поисковые названия

Альтернативные названия документа

Короткие поисковые и разговорные варианты названия Перечня для внутреннего поиска и ссылок.

Перечень должностей, имеющих доступ к сведениям коммерческой тайны
Перечень должностей и подразделений с доступом к сведениям коммерческой тайны
Перечень должностей с правом доступа к сведениям, составляющим коммерческую тайну

04 Содержание

Состав Перечня должностей

Перечень разделов и элементов, которые должны быть в Перечне должностей для однозначного определения, кому и в каких пределах предоставляется доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну.

Перечень должностей и подразделений Указать наименования должностей и структурных подразделений, которым в рамках служебных обязанностей допускается доступ; перечислять должности, а не конкретных сотрудников.
Категории доступной информации Фиксировать обобщённые категории сведений, к которым каждая должность имеет доступ, при этом не раскрывать содержание охраняемых сведений.
Основания и условия допуска Описать основания допуска (служебная необходимость), условия предоставления доступа, ограничение объёма прав и привязку доступа к выполнению служебных функций.
Ограничения и исключения Зафиксировать, что занятие должности само по себе не даёт автоматического доступа ко всей коммерческой тайне, и указать типовые ситуации, в которых допуск ограничивается или не предоставляется.
Связь с локальными актами Указать наименования связанных внутренних документов и процедур, которые уточняют порядок оформления допуска и учёт допущенных лиц, без переноса этих процедур в сам Перечень.
Ответственность за принятие решения и фиксация Определить лицо или подразделение, принимающее решение о допуске, и способ фиксации решения в организации; при отсутствии конкретики указать, что ответственный определяется организацией.

05 Применимость

Кому и в каких случаях применяется перечень

Перечень определяет круг должностей и подразделений, которым может предоставляться доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну. Форма перечня и ответственный за него определяются организацией; доступ ограничен служебными обязанностями.

Организация как распорядитель перечня Перечень применяется в пределах организации, которая устанавливает состав должностей, подразделений и категорий информации, включаемых в документ, а также назначает ответственных за его ведение и применение.
Руководители подразделений Используется руководителями для определения должностей внутри подразделения, которым по служебной необходимости может быть предоставлен доступ к охраняемым сведениям, при соблюдении внутренних правил организации.
Сотрудники с допуском по служебной необходимости Относится к работникам, которым в служебных целях предоставлен доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну; включение в перечень позволяет формализовать границы доступа, но не предоставляет автоматического доступа ко всей тайне.
Процедуры допуска к охраняемой информации Перечень применяется как основание для процедур допуска: установления категорий доступной информации, ограничения объёма доступа и связи доступа с конкретными служебными обязанностями в рамках введённого режима.

07 Внедрение

План внедрения Перечня должностей

Пошаговый план от решения о подготовке Перечня до его введения в действие и оформления доступа сотрудников. Для каждого шага указан исполнитель и итоговое состояние, фиксируемое в организации.

1. Принятие решения о подготовке Перечня Руководство принимает решение о необходимости Перечня, назначает ответственного и определяет рамки работ. Результат: решение оформлено, назначен ответственный за подготовку Перечня.
2. Подготовка проекта Перечня Ответственный собирает данные от подразделений и готовит проект Перечня с указанием должностей, подразделений, категорий информации и ограничений доступа. Результат: подготовлен проект Перечня.
3. Согласование проекта с подразделениями Проект направляют на согласование руководителям подразделений и иным заинтересованным лицам; замечания рассматривают и при необходимости вносят правки. Результат: согласованная версия Перечня готова.
4. Утверждение Перечня и ввод в действие Руководитель или уполномоченное лицо утверждает Перечень и фиксирует дату его введения в действие. Результат: Перечень утверждён и введён в действие в порядке, определённом организацией.
5. Информирование сотрудников и оформление допуска Ответственный организует ознакомление работников с утверждённым Перечнем и оформляет допуск в пределах служебных обязанностей и установленных ограничений. Результат: сотрудники ознакомлены, допуск оформлен в соответствии с Перечнем.

08 Актуализация

Поводы для обновления Перечня должностей

Перечень пересматривают при изменениях, влияющих на состав должностей, подразделений или категорий информации, а также при выявленных несоответствиях на этапе внедрения и при изменениях правил допуска.

Изменение штатной структуры и должностей Создание, упразднение или изменение наименований и служебных обязанностей должностей, реорганизация подразделений - необходимо проверить и скорректировать Перечень. Обновить перечень должностей и подразделений, уточнить соответствующие категории информации.
Изменение категорий охраняемой информации Корректировка категорий сведений, включаемых в режим коммерческой тайны, требует пересмотра привязки категорий к должностям и ограничений доступа. Уточнить раздел Перечня, скорректировать сопоставление категорий информации и перечня должностей.
Изменение порядка допуска к сведениям Внесение изменений в правила и процедуры допуска сотрудников к охраняемой информации - проверить соответствие Перечня новым правилам и практикам. Привести Перечень в соответствие с обновлённым порядком допуска.
Выявление несоответствий при внедрении или случаев несанкционированного доступа При проверке внедрения или при обнаружении фактов несоответствия условий доступа и реальной практики, а также при случаях несанкционированного доступа - оценить необходимость изменений Перечня. Пересмотреть ограничения доступа, уточнить критерии соответствия должностей и при необходимости внести изменения в Перечень.

09 Практическая проверка

Ключевые элементы Перечня должностей для режима коммерческой тайны

Документы и материалы проверки: сам Перечень должностей и сведения о применении его положений в организации.

Вопрос 01 «Определены ли в Перечне конкретные должности и соответствующие подразделения, допущенные к охраняемым сведениям?»
Вопрос 02 «Указаны ли категории информации, к которым предоставляется доступ по каждой должности или группе должностей?»
Вопрос 03 «Прописаны ли ограничения доступа и связь доступа со служебными обязанностями?»
Вопрос 04 «Определён ли ответственный за исполнение Перечня или порядок определения такого ответственного?»
Вопрос 05 «Разграничено ли в Перечне, что принадлежность к должности не даёт автоматического доступа ко всей коммерческой тайне?»

Что должно быть на месте:

Список должностей с указанием соответствующих подразделений.
Перечень категорий информации, соотнесённый с должностями или группами должностей.
Описанные ограничения доступа и указание о привязке доступа к служебным обязанностям и иным условиям, установленным организацией.
Указание ответственного за исполнение Перечня либо порядок его определения организацией.
Формулировка ограничения: принадлежность к должности не предоставляет автоматического доступа ко всем сведениям; доступ ограничен конкретными категориями и служебными задачами.

10 Экспертная позиция

Увязка перечня должностей с категориями доступа

Неочевидный риск - перечисление должностей без привязки к функциям и основаниям допуска расширяет интерпретацию доступа.

Если Перечень ограничивается только названиями должностей, без однозначной ссылки на служебные функции, подразделения и категории охраняемой информации, его могут трактовать как дающий более широкий доступ, чем предусмотрено организацией. Чтобы избежать рассогласования с процедурами допуска, Перечень лучше строить как матрицу: для каждой должности указывать связанные служебные функции, применимые категории информации и характер ограничений доступа, а затем синхронизировать этот состав с Порядком допуска и с лицом, ответственным за допуск, - это уменьшит двусмысленность при предоставлении и контроле доступа.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

11 Вопросы и ответы

Частые вопросы по Перечню должностей

Перечень нужен для фиксации решения о том, какие должности и подразделения допускаются к сведениям, составляющим коммерческую тайну. В документе указывают должности, соответствующие подразделения, категории информации и общие ограничения доступа.

Заказать перечень должностей для режима коммерческой тайны

Закажите перечень должностей работников для режима коммерческой тайны: документ фиксирует решение о доступе, содержит должности, подразделения и категории сведений и применяется при процедурах допуска к охраняемой информации.

Заказать перечень должностей

Мы обрабатываем cookie с использованием сервиса Яндекс.Метрика от ООО «ЯНДЕКС». Производим обработку персональных данных в соответствии с Политикой обработки и защиты персональных данных.
Продолжая работу с сайтом, вы даете свое согласие на использование cookie. Вы можете запретить сохранение cookie в настройках своего браузера.