Защита ПДн в должностных обязанностях: как закрепить, требования

Статус рекомендуемый; фактически обязателен при назначении ответственных за обработку ПДн
Основание ст. 22.1 и ч. 1 ст. 18.1 152-ФЗ; ст. 57, 72, 74, 192 ТК РФ
Публичность внутренний документ, доступ ограничен HR, руководителям подразделений и ответственным за ПДн
Кто утверждает руководитель организации; изменения по согласованию с работником при изменении трудовой функции
Ответственный за сопровождение ответственный за организацию обработки ПДн совместно с HR
Область применения распространяется на работников, чьи должностные функции включают обработку ПДн; при назначении ответственного…
Обновлено июль 2026

01 Назначение

Изменения в должностные обязанности работников по защите ПДн

Короткое руководство для руководителей, службы персонала и ответственного за организацию обработки по оформлению и контролю изменений

Назначение документа. Рекомендуемый внутренний документ фиксирует порядок внесения изменений в должностные обязанности сотрудников, связанных с обработкой персональных данных, и регламентирует взаимодействие руководства, службы персонала и ответственного за организацию обработки при таких изменениях. Применяется при назначениях и при необходимости уточнить полномочия и обязанности в части защиты ПДн.

Область применения и распределение ролей. Документ распространяется на работников, чьи должностные функции включают обработку персональных данных, а также на лиц, назначаемых ответственными за организацию обработки. Руководитель утверждает изменения, служба персонала оформляет кадровые документы, а ответственный за организацию обработки вносит требования по мерам защиты и контролирует корректность формулировок.

Типовые триггеры для внесения изменений. Изменения вносятся при назначении ответственного за обработку, при переводе или изменении трудовой функции сотрудника, при вводе новых видов обработок или технических и организационных мер, а также по результатам оценки необходимости мер безопасности. При изменении условий труда следует учитывать требование о согласии сторон или правила уведомления в зависимости от характера изменения.

Практические рекомендации по оформлению. Рекомендуется подготовить дополнение к должностной инструкции с четким перечислением обязанностей и полномочий по защите ПДн; согласовать изменения с сотрудником при изменении трудовой функции; оформить назначение или изменение распоряжением руководителя; зафиксировать факт ознакомления в личном деле. Ответственный за организацию обработки и служба персонала совместно проверяют соответствие формулировок требованиям безопасности и трудового законодательства.

Типичные ошибки и признаки недостаточного оформления. Наиболее распространенные ошибки: расплывчатые формулировки обязанностей, отсутствие согласия или уведомления при изменении трудовой функции, несвоевременное ознакомление сотрудников и отсутствие записи в личном деле. При проверке обращают внимание на соответствие содержания должностной инструкции фактическим обязанностям, наличие распоряжения руководителя и отметки об ознакомлении, а также на соблюдение требований дисциплинарной ответственности при неисполнении закрепленных обязанностей.

Раскрыть полностью

02 Ответственность

Ответственность за нарушения при изменениях должностных обязанностей по защите ПДн

ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ

Юридическое лицо (оператор) 150 000 - 300 000 ₽
Должностное лицо (руководитель, ответственный за обработку ПДн) 50 000 - 100 000 ₽
Физическое лицо (гражданин) 10 000 - 15 000 ₽

Отсутствие или формальное оформление изменений должностных обязанностей при назначении лиц, обрабатывающих персональные данные, повышает риск применения административной ответственности по ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ в случае обработки, не предусмотренной законом. Типичные ошибки операторов: внесение правок только в кадровую систему без приказа и обновленной должностной инструкции, отсутствие записи об ознакомлении в личном деле, отсутствие подтверждающих документов о принятых мерах безопасности. Помимо административных мер, возможны дисциплинарные последствия для работника и дополнительные риски для работодателя при несоблюдении локальных актов и неполном оформлении трудовых отношений.

03 Синонимы и поисковые названия

Как ещё называют этот документ

Рабочие названия и поисковые фразы для методических рекомендаций с готовыми формулировками обязанностей по защите ПДн. Используются HR и ответственными за организацию обработки ПДн при подготовке дополнительных соглашений и редакций должностных инструкций.

Обязанности по защите ПДн в должностной инструкции
Типовые формулировки для трудового договора по защите ПДн
Дополнительное соглашение о работе с ПДн
Закрепление обязанностей ответственного за обработку ПДн
Обновление должностной инструкции по защите ПДн
Трудовая функция и обработка персональных данных
Должностная инструкция ответственного за безопасность ПДн
Пункты о конфиденциальности и доступе к ПДн в трудовом договоре

04 Обязательное содержание

Что должно быть в документе об изменениях обязанностей

Короткий чеклист для проверки локального акта или приказа об изменениях должностных обязанностей, влияющих на обработку персональных данных. Фокус на утверждении, ролях, согласованиях и подтверждениях ознакомления.

Утверждение изменений руководителем Наличие приказа или распоряжения с подписью руководителя и датой, в котором перечислены внесенные изменения и указана дата вступления в силу. Если изменение затрагивает трудовую функцию, в деле должна быть запись о согласии работника или о документальном уведомлении.
Таблица ролей и полномочий по ПДн Ясная таблица с перечислением ролей - ответственный за организацию обработки ПДн, HR, руководители подразделений и др. - с конкретными полномочиями по доступу и обработке, а также указанием границ ответственности.
Актуализированные должностные инструкции или трудовой договор Фрагменты должностной инструкции или условий трудового договора, где прямо прописаны новые обязанности по защите ПДн, ссылка на соответствующий внутренний акт и дата изменения.
Записи об ознакомлении и обучении Подтверждение того, что работник ознакомлен с изменениями: подписи, отметки в системе или протокол обучения с указанием даты и ответственного за проведение мероприятия.
Механизм контроля исполнения новых обязанностей Краткое описание процедуры контроля соблюдения новых обязанностей: кто проверяет, по каким критериям фиксируется нарушение и какие предусмотрены дисциплинарные меры.
Граничные случаи и обязанности HR при согласовании Перечень ситуаций, когда требуется формальное изменение трудовой функции или письменное согласие работника, например при переводе обязанностей между структурными подразделениями или при назначении ответственного за ПДн.

05 Применимость

Кому и когда подходят изменения в должностных обязанностях по защите ПДн

Краткие указания о применимости внутреннего акта об изменениях должностных обязанностей, затрагивающих обработку персональных данных. Фокус на случаях назначения ответственных, изменениях трудовой функции и соотношении с трудовым договором и локальными актами.

Статус и необходимость документа Внутренний рекомендуемый акт, который фактически обязателен при назначении ответственного за организацию обработки персональных данных; служит основой для закрепления обязанностей и подтверждения мер защиты ПДн.
Кому распространяется Работникам, чьи должностные функции включают обработку персональных данных, в том числе лицам, назначаемым ответственными за обработку; доступ к тексту ограничен HR, руководителям подразделений и ответственному по ПДн.
Типичные триггеры для внесения изменений Внесение изменений показано при назначении ответственного, при перераспределении обязанностей или при реорганизации процессов обработки ПДн; при изменении условий по инициативе работодателя учитывайте требование об уведомлении работников.
Кто формирует и утверждает изменения Ответственный за организацию обработки совместно с HR подготавливают проект изменений; утверждает руководитель организации; при изменении трудовой функции изменения оформляют по соглашению сторон или с соблюдением установленной процедуры уведомления.
Соотношение с трудовым договором и локальными актами Изменения должны соотноситься с трудовой функцией в договоре и отражаться в локальных актах организации; обязанность работников соблюдать локальные акты и дисциплинарная ответственность за неисполнение сохраняются.
Ограничения применения Изменение должностных обязанностей не заменяет отдельные договоры с внешними подрядчиками или технические меры защиты; при работе с подрядчиками используйте договоры и отдельные соглашения о защите ПДн.

06 Нормативная база

Нормативная база для изменений в должностных обязанностях по защите ПДн

ст. 22.1 152-ФЗ Норма определяет статус и полномочия ответственного за организацию обработки ПДн. Для документа это значит: закрепить в тексте полномочия, зону ответственности и механизм взаимодействия ответственного с HR и руководством при внесении изменений в должностные обязанности.
ч. 1 ст. 18.1 152-ФЗ Оператор обязан подтверждать принятые меры по обеспечению безопасности. Документ должен предусматривать порядок обоснования и документального оформления мер, порядок хранения подтверждающих записей и кто отвечает за их ведение при корректировке должностных обязанностей.
ст. 57 ТК РФ Трудовая функция является обязательной частью трудового договора. При изменении обязанностей в связи с обработкой ПДн необходимо отразить изменения в трудовой функции - приложение к договору или обновлённая должностная инструкция.
ст. 72 ТК РФ Изменение условий трудового договора возможно по соглашению сторон. Документ должен фиксировать необходимость письменного согласия работника при изменении его трудовой функции и содержать рекомендуемые формы допсоглашений.
ст. 74 ТК РФ При изменении по инициативе работодателя требуется соблюдение процедуры уведомления. Для оператора это означает описать в локальном акте порядок уведомления и формальные требования к уведомлению при перераспределении обязанностей, связанных с ПДн.
ст. 21 ТК РФ Работник обязан соблюдать локальные нормативные акты, с которыми он ознакомлен. Документ должен регламентировать порядок ознакомления с обновлённой должностной инструкцией и хранение подтверждений ознакомления в личном деле или HR-системе.
ст. 192 ТК РФ Норма предусматривает дисциплинарную ответственность за неисполнение обязанностей. В документе следует указать возможные дисциплинарные последствия за нарушение обязанностей по защите ПДн и порядок документирования фактов нарушений.

08 Внедрение

Шаги внедрения изменений в должностные обязанности по защите ПДн

Пошаговый план от решения о необходимости изменений до контроля исполнения. Каждый шаг содержит ответственного и результат на выходе, готовый к последующей проверке.

1. Инициирование и решение Принять решение об обновлении обязанностей при назначении ответственного или при выявлении рисков, поручить ответственному за организацию обработки совместно с HR подготовить проект изменений и список затронутых работников. На выходе - распоряжение руководителя или протокол решения, реестр сотрудников для обновления инструкций.
2. Подготовка проекта должностных инструкций и документов Составить проект обновлённой должностной инструкции и, при необходимости, проект соглашения об изменении трудовой функции. Указать конкретные обязанности по обработке ПДн, требования к доступам, обязанности по обучению и подтверждению мер защиты. На выходе - текст инструкции и проект соглашения.
3. Согласование с работником и оформление изменений в трудовых отношениях Если изменение затрагивает трудовую функцию, согласовать изменения с работником либо оформить уведомление при инициативе работодателя в соответствии с трудовым законодательством. Оформить подписанное соглашение или приказ и зафиксировать ознакомление работника с новой инструкцией.
4. Внедрение мер, доступов и обучение Внедрить организационные и технические меры, провести инструктажи и обучение по новым обязанностям, скорректировать учетные записи и уровни доступа. Обеспечить возможность подтвердить принятые меры. На выходе - журналы инструктажа и реестры обучения.
5. Контроль исполнения и подготовка материалов для проверки Провести контроль исполнения изменений, проверить соблюдение локальных актов и фактическое исполнение новых обязанностей. Подготовить к проверке комплект подтверждающих документов, включающий распоряжения и обновлённые инструкции, записи об ознакомлении и об обучении. На выходе - папка для внутреннего и внешнего контроля.

09 Актуализация

Поводы для обновления должностных обязанностей по защите ПДн

Обновлять формулировки обязанностей при конкретных кадровых, технических или правовых событиях. Ожидаемый результат - актуальная должностная инструкция, оформленные согласования и документированное ознакомление работников.

Назначен новый ответственный за организацию обработки ПДн После приказа необходимо привести в соответствие должностную инструкцию: включить обязанности по защите ПДн, оформить дополнительное соглашение при изменении трудовой функции, зафиксировать передачу прав доступа и провести целевой инструктаж. Без этих действий полномочия существуют формально, но контроль и доказываемость мер затрудняются. Оформить приказ, обновить должностную инструкцию или заключить доп. соглашение, провести инструктаж и зафиксировать передачу доступа.
Принят сотрудник на должность с доступом к персональным данным При приеме обязанности по обработке ПДн вносятся в трудовую функцию и локальные акты; сотрудник должен быть ознакомлен и подтвердить согласие. Это уменьшает риск несоответствий между приказами и фактическими обязанностями. Включить обязанности в трудовой договор или должностную инструкцию при приеме, ознакомить под роспись и назначить права доступа.
Внедрена новая система или процесс, затрагивающий ПДн Появление новых средств сбора, хранения или передачи персональных данных изменяет круг обязанностей. Нужно назначить ответственных за эксплуатацию и сопровождение, прописать требования по правам доступа и журналированию, а также обновить инструкции по обработке. Ревизия обязанностей, обновление инструкций и регламентов, назначение ответственных за сопровождение и фиксация контрольных точек.
Изменились требования законодательства или обязательные регламенты по ПДн Поправки к закону или обязательные регламенты могут вводить новые обязанности или сроки, которые должны быть отражены в должностных инструкциях и в приказах о назначениях, а не только в общих регламентах. Проанализировать изменения, скорректировать должностные инструкции и довести изменения до ответственных под роспись.
Сотрудник отказывается согласовать изменение трудовой функции, связанное с ПДн При отказе организация должна либо достигнуть соглашения сторон и оформить доп. соглашение, либо при необходимости действовать по инициативе работодателя с оформлением уведомления за 2 месяца в соответствии с трудовым правом. Отказ нужно документировать, иначе остаются правовые и операционные риски. Предложить доп. соглашение, зафиксировать отказ в документах, при изменении по инициативе работодателя оформить уведомление и все связанные документы.

10 Проверка

Инспектор проверит

Проверка направлена на установление законности внесения изменений в должностные обязанности по защите ПДн, наличия оформленных трудовых изменений и доказательств ознакомления сотрудников. Применяется к внутренним распоряжениям, приказам и трудовым документам.

Вопрос 01 «Предъявите приказ или распоряжение об изменении должностных обязанностей работников по защите ПДн.»
Вопрос 02 «Предъявите трудовые договоры или дополнительные соглашения, подтверждающие изменение трудовой функции при необходимости.»
Вопрос 03 «Предъявите документы, подтверждающие ознакомление работников с измененными обязанностями по защите ПДн.»
Вопрос 04 «Предъявите документы о назначении ответственного за организацию обработки ПДн и о закрепленных за ним обязанностях.»

Инспектор при проверке, может запросить:

приказ или распоряжение об изменении должностных обязанностей работников по защите ПДн и приложения с описанием новых обязанностей
трудовые договоры либо дополнительные соглашения с записью об изменении трудовой функции
подписные листы, личные карточки работников или электронные записи ознакомления с датами и подписями
приказ о назначении ответственного и должностная инструкция с перечнем обязанностей по защите ПДн

11 Экспертная позиция

Ключевой практический риск при изменении обязанностей по ПДн

Частая ошибка - рассматривать добавление обязанностей по защите персональных данных как чисто внутреннюю запись, без одновременного приведения трудовой функции и кадровых актов в соответствие. Если новая функция расширяет доступ к ПДн или меняет круг задач сотрудника, потребуется документально зафиксированное изменение условий труда и доказуемое ознакомление; иначе при инциденте или при попытке применения дисциплинарных мер организация окажется в уязвимом положении. Синхронизируйте изменения в должностной инструкции, приказе о назначении и в трудовом договоре или дополнительном соглашении, привяжите это к журналу ознакомления, реестру прав доступа и записям о тренировках.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

12 Вопросы и ответы

Частые вопросы по изменению должностных обязанностей в части защиты ПДн

Формально документ носит рекомендательный характер, но при назначении ответственного за организацию обработки корректировка обязанностей фактически необходима для закрепления его полномочий и обязанностей в соответствии с требованиями по защите персональных данных. Если корректировка затрагивает трудовую функцию, оформление должно соответствовать трудовому законодательству.

Заказать адаптацию должностных обязанностей по защите персональных данных

Закажите комплект документов для оформления изменений должностных обязанностей при назначении ответственных за обработку персональных данных. В комплект входят проект приказа для утверждения руководителем, варианты формулировок для трудовой функции и должностной инструкции, шаблон уведомления сотруднику при изменении трудовой функции, журнал ознакомления, рекомендации для HR по процедуре согласования и чеклист доказательств для проверки (приказ, журнал с подписями, URL, скриншоты, логи доступа). Сопровождение осуществляет ответственный за организацию обработки совместно с HR.

Заказать адаптацию в комплекте документов

Изменения в должностные обязанности работников по защите ПДн

Изменения в должностные обязанности работников по защите ПДн

Ответственность за нарушения при изменениях должностных обязанностей по защите ПДн

Как ещё называют этот документ

Что должно быть в документе об изменениях обязанностей

Кому и когда подходят изменения в должностных обязанностях по защите ПДн

Нормативная база для изменений в должностных обязанностях по защите ПДн

Документы, влияющие на изменения в должностных обязанностях по ПДн

Связанные документы

Шаги внедрения изменений в должностные обязанности по защите ПДн

Поводы для обновления должностных обязанностей по защите ПДн

Инспектор проверит

Ключевой практический риск при изменении обязанностей по ПДн

Частые вопросы по изменению должностных обязанностей в части защиты ПДн

База знаний содержит 268 документов

Заказать адаптацию должностных обязанностей по защите персональных данных

Скачайте каталог решений с ценами под вашу нишу и вдохновитесь идеями