Приказ о вводе в действие комплекта организационно-распорядительной документации по защите ПДн: зачем нужен, требования

01 Назначение

Приказ о вводе в действие комплекта ОРД по защите персональных данных

Назначение и область действия приказа. Приказ вводит в действие комплект организационно-распорядительных документов по защите персональных данных. Документ обязателен при наличии комплекта ОРД, утверждается руководителем организации и распространяется на все подразделения и процессы, в которых организована обработка ПДн. В приказе также закрепляется лицо, ответственное за организацию обработки ПДн, или служба безопасности.

Содержание приказа и ключевые положения. В приказе указывают реестр утверждаемых локальных актов по защите ПДн, назначают ответственных за исполнение, определяют порядок введения документов в действие и порядок внесения изменений. Приказ формализует обязанности подразделений по исполнению требований и порядок регистрации утверждённых документов.

Публикация и доступность документов внутри организации. Документы по защите ПДн должны быть доступны сотрудникам организации; при применении сетевых средств публикация проводится с обеспечением доступа к документу. Организация должна быть способна подтвердить наличие и доступность утверждённых документов при проверке.

Ознакомление сотрудников и контроль исполнения. Приказ устанавливает порядок ознакомления работников с новыми локальными актами и требованиями по защите персональных данных и требует документирования факта ознакомления. Также приказ задаёт механизмы контроля исполнения обязанностей; несоблюдение требований может повлечь административную ответственность.

Раскрыть полностью

02 Ответственность

Ответственность за отсутствие или ненадлежащее введение приказа о вводе в действие комплекта ОРД по защите ПДн

ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ

Юридическое лицо 150 000 - 300 000 ₽
Должностное лицо 50 000 - 100 000 ₽
Физическое лицо (гражданин) 10 000 - 15 000 ₽

Отсутствие приказа или отсутствие подтверждений его ввода повышает риск привлечения по ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ за обработку персональных данных без предусмотренных законом оснований. Типичные ошибки при вводе в действие: документ не подписан руководителем, нет записей об ознакомлении работников, приказ не размещён с доступом для сотрудников, отсутствуют журналы ввода и изменения, приказ не связан с Политикой и мерами защиты. Храните порядок принятия решения, приказы, журналы ознакомления и доказательства публикации.

03 Синонимы и поисковые названия

Как ещё называют этот документ

Типовые варианты названий приказа, которым организация оформляет утверждение и ввод в действие политики и сопутствующих локальных актов по защите персональных данных.

Приказ об утверждении политики по защите персональных данных
Приказ о введении в действие политики и локальных актов по ПДн
Приказ об утверждении комплекта локальных актов по ПДн
Приказ о вводе в действие организационно-распорядительной документации по защите ПДн
Приказ об утверждении пакета документов по обработке персональных данных
Приказ о вступлении в силу положений и регламентов по ПДн
Приказ об утверждении порядка обработки персональных данных
Приказ о назначении ответственных и вводе документов по защите ПДн

04 Обязательное содержание

Чеклист приказа о вводе в действие комплекта документации по защите ПДн

Чеклист ключевых элементов приказа, необходимых для корректного ввода в действие комплекта организационно-распорядительной документации по защите персональных данных и для последующей проверки соблюдения требований.

Утверждённая редакция и реквизиты приказа В приказе указаны дата, номер, подпись руководителя, цель ввода в действие и список входящих в комплект документов; указан круг лиц и подразделений, на которых приказ распространяется.
Перечень документов комплекта Чёткий список включённых документов с названием каждого документа и ссылкой на его актуальную редакцию, при необходимости указаны приложения и шаблоны.
Область применения и сроки вступления в силу Определена область применения приказа для всех подразделений и процессов с обработкой ПДн, указана дата вступления в силу и при наличии переходные положения.
Назначение ответственных и распределение обязанностей Указано конкретное ответственное лицо или служба за организацию обработки ПДн, перечислены ключевые обязанности и контакт для взаимодействия.
Порядок публикации и доступа к документам Описано место хранения документов в пределах организации, порядок предоставления доступа через внутреннюю сеть или реестр, а также условия ограниченного доступа при необходимости.
Ознакомление сотрудников и подтверждение Прописан порядок ознакомления работников с комплектом документов, способ фиксации ознакомления (подпись или электронная отметка) и ответственные за учёт.
Контроль исполнения и подтверждающие записи Установлен порядок контроля исполнения приказа, требования к ведению записей и журналов изменений, а также перечень доказательств, подтверждающих принятие мер по защите ПДн.

05 Применимость

Применимость приказа о вводе в действие комплекта организационно-распорядительных документов по защите ПДн

Кратко - для каких подразделений и при каких условиях нужен именно приказ о вводе в действие комплекта документов по защите персональных данных, кто утверждает и какие внешние требования следует учесть.

Организации и структурные подразделения Приказ применим внутри любого юридического лица или филиала, где организована обработка персональных данных; распространяется на все подразделения и процессы, в которых ведётся такая обработка. Уровень применения - локальные акты работодателя и сопутствующие документы, действующие в рамках организации.
Случаи, когда приказ обязателен Приказ обязателен при наличии комплекта организационно-распорядительных документов по защите ПДн, поскольку оператор обязан принять документ, определяющий политику в области защиты данных и фиксировать принятые меры.
Публичность и публикация документации Приказ как внутренний акт распространяется внутри организации. При размещении документов комплекта в сети необходимо обеспечить доступ к ним в той же сети, если это предусмотрено требованиями по публикации.
Кто утверждает и кто отвечает Приказ утверждает руководитель организации. Ответственным за реализацию требований и ознакомление работников назначается лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных или служба безопасности; в обязанность входит организация ознакомления сотрудников с локальными актами и требованиями по защите ПДн.
Когда приказ не подходит и что делать Если в организации отсутствует комплект организационно-распорядительных документов по защите ПДн, издание приказа о вводе в действие комплекта преждевременно; сначала формируют сам комплект документов и только после этого оформляют приказ о вводе его в действие.
Риски при невыполнении Несоблюдение требований к документированию и организации обработки персональных данных может повлечь административную ответственность по нормам КоАП РФ в области персональных данных; конкретные меры и основания - в тексте соответствующей статьи КоАП.

06 Нормативная база

Нормативная основа приказа о вводе в действие комплекта ОРД по защите ПДн

п. 1 ч. 1 ст. 18.1 152-ФЗ определяет обязанность оператора принять документ, фиксирующий политику и меры по защите персональных данных; для приказа это означает формализацию состава комплекта ОРД, указание области применения и даты вступления в силу
ч. 1 ст. 18.1 152-ФЗ обязывает оператора быть способным подтвердить принятые меры и их исполнение; приказ должен установить ответственных лиц и порядок учёта внедрения мер, чтобы можно было документально подтвердить выполнение требований
п. 6 ч. 1 ст. 18.1 152-ФЗ предписывает ознакомление работников с локальными актами и требованиями по защите данных; приказ должен определить порядок и форму ознакомления работников, лицо, ведущее реестр ознакомленных, и сроки повторного ознакомления при изменениях
ч. 2 ст. 18.1 152-ФЗ регламентирует публикацию актов при обработке через сеть; в части приказа нужно предусмотреть правила доступа к документам в рамках организации и порядок опубликования публичных положений при наличии сетевых интерфейсов обработки
ст. 8 ТК РФ устанавливает общий порядок принятия локальных нормативных актов работодателя; приказ о вводе комплекта ОРД должен быть оформлен и утверждён в установленном работодателем порядке, с указанием утверждающего лица и распространения внутри организации
ст. 13.11 КоАП РФ фиксирует административную ответственность за нарушения требований в сфере персональных данных; сам по себе приказ не образует состав правонарушения, но отсутствие или ненадлежащее исполнение закреплённых в нём мер может служить основанием для привлечения по статье

Образец документа

Приказ о вводе в действие комплекта организационно-распорядительной документации по защите ПДн

Утверждает и вводит в действие комплект организационно-распорядительной документации по обработке и защите персональных данных, определяет обязательность её применения и порядок ознакомления работников

Можем адаптировать под Вас, звоните: 8 800 333 8 222

Или напишите, мы сейчас онлайн

Скачайте БЕСПЛАТНО и найдите внутри:

Шаблон документа с понятной структурой
Формулировки и поля для заполнения под вашу ситуацию
Места, где нужно учитывать реальные процессы Вашей организации
Возможность самостоятельно доработать документ
Можно разобраться самостоятельно, а можно заказать адаптацию документа под вашу организацию

Скачать образец документа

08 Внедрение

Шаги ввода в действие комплекта орг-распорядительных документов по защите ПДн

Последовательность от подготовки проекта приказа до подтверждения выполнения и передачи доказательств для внутренних проверок. В каждом шаге указан ответственный и конкретный выходной документ.

1. Подготовка проекта приказа и реестра документов Ответственное лицо за организацию обработки ПДн формирует проект приказа 'О вводе в действие комплекта организационно-распорядительных документов по защите ПДн' и приложений: реестр утверждённых документов с указанием редакций и ответственных исполнителей. На выходе - файл проекта приказа и реестр в формате документа с номером версии.
2. Юридическая и кадровая проверка проекта Юрист проводит проверку соответствия локальных актов законодательству, служба персонала уточняет список лиц для ознакомления и порядок регистрации ознакомлений. На выходе - протокол юридической экспертизы и список лиц с формой регистрации ознакомления.
3. Утверждение приказа руководителем организации Руководитель организации подписывает приказ, приказ регистрируют в журнальном учёте локальных нормативных актов. На выходе - подписанный Приказ №, запись в журнале регистрации приказов и копия приказа в папке локальных актов.
4. Публикация и доведение содержимого до сотрудников Служба безопасности или ответственное лицо размещает утверждённые документы и реестр в внутренней сети и организует ознакомление сотрудников в соответствии с установленным способом регистрации. На выходе - ссылка на размещённый документ, журнал или список ознакомившихся с подписью/записью.
5. Первичная проверка исполнения и сбор доказательств Провести контрольную проверку исполнения требований приказа, оформить акт проверки и собрать комплект доказательств: подписанный приказ, скрин размещения в сети, журнал ознакомлений, протокол проверки. На выходе - Акт о выполнении ввода в действие и папка с доказательствами для внутренней аудиторской проверки.

09 Актуализация

Поводы для введения в действие или пересмотра приказа о комплекте ОРД по защите ПДн

Конкретные обстоятельства, при которых оформляется ввод новой редакции комплекта, его изменение или отмена. Для каждого повода указано требуемое действие и место фиксации изменений.

Изменение содержания любого документа комплекта Если в нормативном документе комплекта (политика, положение, инструкция, регламент) утверждена новая редакция или в неё внесены изменения, ввод в действие оформляется приказом об изменении или новым приказом о введении. В приказе указывают, какая редакция считается действующей и с какой даты, а также вносят запись в реестр ОРД. Издать приказ о вводе новой редакции или об изменении, обновить реестр документов, прикрепить утверждённую редакцию с указанием даты и номера приказа, опубликовать в корпоративной сети.
Включение нового документа в комплект Появление новой инструкции, формы или регламента не делает её автоматически действующей. Для формализации вводят приказ, фиксируют документ в реестре и обеспечивают доступ сотрудникам в порядке, предусмотренном внутренними правилами. Издать приказ о вводе нового документа, внести запись в реестр ОРД, опубликовать текст в корпоративной сети и организовать ознакомление сотрудников, если документ влияет на их обязанности.
Вывод документа из комплекта или отмена документа Удаление документа без приказа создаёт разрыв учёта версий и мешает подтверждать принятые меры. Отмена оформляется отдельным приказом с ссылкой на ранее действовавший документ и отметкой в реестре и архиве. Издать приказ об отмене документа с указанием основания и даты, внести запись в реестр, архивировать предыдущие редакции и уведомить подразделения о прекращении действия документа.
Массовая переработка или реструктуризация комплекта При одновременной правке нескольких документов целесообразно издать сводный приказ, который прямо отменяет прежний и перечисляет актуальный состав ОРД. Это упрощает контроль соответствия и подтверждение принятых мер; при смене руководителя переиздавать приказ обычно не требуется, достаточно проверить реестр и при необходимости назначить нового ответственного. Подготовить сводный проект приказа, отменяющий прежние положения и утверждающий новый реестр ОРД; согласовать с юридическим и кадровым подразделениями; обеспечить публикацию и план введения в действие.
Изменение условий обработки или выявление инцидента безопасности Появление нового способа или объёма обработки (внедрение сервиса, передача третьим лицам, масштабное изменение баз) либо инцидент, показавший несоответствие текущих документов, требует оперативной корректировки комплекта. Цель - привести документы в соответствие с фактическими процессами и обеспечить доказуемость принятых мер. Инициировать пересмотр затронутых документов, издать при необходимости приказ об изменении или о введении новых норм, провести целевые инструктажи и зафиксировать ознакомление сотрудников; при риске правонарушения оценить потребность во временных ограничениях обработки до устранения замечаний.

10 Проверка

Инспектор проверит

Документы и материалы проверки приказа о вводе в действие комплекта организационно-распорядительных документов по защите персональных данных.

Вопрос 01 «Предъявите приказ о вводе в действие комплекта организационно-распорядительных документов по защите персональных данных.»
Вопрос 02 «Предъявите список документов, включенных в комплект, и приложения к приказу.»
Вопрос 03 «Предъявите записи об ознакомлении работников с приказом и сопутствующими локальными актами.»
Вопрос 04 «Предъявите подтверждения доведения приказа до подразделений и порядок его применения в процессах.»
Вопрос 05 «Предъявите данные о контроле исполнения мероприятий, назначенных приказом.»

Инспектор при проверке, может запросить:

утвержденный текст приказа о вводе в действие комплекта организационно-распорядительных документов по защите персональных данных
перечень локальных нормативных актов и приложений комплекта с указанием наименований и реквизитов
журналы или списки ознакомления сотрудников с приказом и приложениями, с подписями и датами
план доведения приказа по подразделениям и записи рассылок либо внутренней публикации с указанием ответственных и дат
отчеты о выполнении предписанных мер, результаты контрольных проверок и журналы контроля доступа, связанные с исполнением приказа

11 Экспертная позиция

Главный риск при вводе приказа о комплекте по защите ПДн

Частая и опасная ошибка - выпуск приказа без четкого реестра включенных документов, привязки ответственных лиц и фиксированных подтверждений публикации и ознакомления сотрудников. В результате проверяющим нечего сопоставить с фактическими мерами, и организация теряет возможность аргументированно подтвердить исполнение. Практический приём - приложить к приказу таблицу с каждой позицией комплекта, областью применения, ответственным, способом и доказательством ознакомления, а также ссылкой на хранилище и реестр версий. Отдельно проверьте способы уведомления сотрудников при публикации по сети.

Дмитрий Алексеевич Барышников

Экспертиза

Ведущий эксперт по персональным данным (ПДн) и информационной безопасности (ИБ) группы компаний Антагора

Компетенции

Высшее образование инженер-программист
Переподготовка более 1 420 часов

Учебные центры УЦ «Информзащита»
УЦ ФГУП «НПП «Гамма»
ФГУП «ВНИИ «Центр»
НИУ «Высшая школа экономики» (ВШЭ)

12 Вопросы и ответы

Частые вопросы - приказ о вводе комплекта ОРД по защите ПДн

Приказ необходим, когда в организации сформирован комплект локальных актов по защите персональных данных. Он формализует принятие комплекта, закрепляет дату вступления в силу и распределяет ответственность, что упрощает подтверждение принятых мер при проверках.

Заказать приказ о вводе в действие комплекта документов по защите персональных данных

Закажите подготовку и адаптацию приказа о вводе в действие комплекта организационно-распорядительных документов по защите персональных данных и сопутствующих локальных нормативных актов. В комплект входит: адаптированный приказ, реестр состава документов, положение о порядке обработки, журнал ознакомления работников, инструкция по публикации в корпоративной сети, шаблоны записей об ознакомлении. В комплект доказательств для внутренней проверки входят: электронная копия приказа, ссылка на публикацию, скриншоты публикации, журнал ознакомления, логи доступа. Включена консультация по назначению ответственных.

Скачать образец Заказать приказ и комплект документов