Как законно применять полиграф в компании: порядок, согласие, документы и ограничения

Психофизиологическое исследование с применением полиграфа используется в компаниях как вспомогательный инструмент оценки рисков. Работодатель может обращаться к такой процедуре при приеме кандидатов на ответственные должности, при переводе работников на позиции с повышенным уровнем доверия, при внутренних проверках, при утрате имущества, недостачах, утечке информации, конфликте интересов, нарушении режима доступа к информационным системам и иных обстоятельствах, которые способны причинить ущерб организации.

Главная ошибка работодателя состоит в восприятии полиграфа как самостоятельного способа установления виновности. Законный и профессиональный подход иной. Полиграф помогает получить ориентирующую информацию, уточнить версии, определить направление дальнейшей проверки и сопоставить объяснения лица с другими материалами. Итоговое решение должно приниматься не по впечатлению от процедуры, а по совокупности законно полученных сведений.

В российском трудовом законодательстве отсутствует общее правило, которое обязывает работников коммерческих организаций проходить психофизиологическое исследование с применением полиграфа. Одновременно закон не запрещает работодателю предложить такую процедуру, если у организации есть законная цель, связь исследования с должностью, трудовой функцией, уровнем доступа к ресурсам или конкретным проверяемым событием.

Правовая безопасность зависит от порядка применения процедуры. Работодатель должен учитывать Конституцию Российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации, Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», правила о коммерческой тайне, локальные нормативные акты и разъяснения трудовых органов.

В центре такого порядка должны находиться добровольность, информированность, конкретная цель, минимизация персональных данных и запрет неблагоприятных решений только по результатам полиграфа. Работодатель не должен использовать процедуру как способ давления, наказания или обхода трудовых гарантий.

Проверка не должна нарушать достоинство личности, частную жизнь, честь и доброе имя человека.

При организации полиграфа работодатель обязан помнить, что процедура затрагивает чувствительную сферу. Статья 21 Конституции Российской Федерации защищает достоинство личности. Статья 23 закрепляет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту чести и доброго имени. Статья 24 не допускает сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия.Из этих гарантий следует практический вывод.

Полиграф нельзя использовать для выяснения обстоятельств, которые не связаны с работой, вакансией, договором или конкретным инцидентом. Вопросы о семье, личных отношениях, взглядах, интимной жизни, происхождении и иных подобных темах выходят за пределы законной корпоративной проверки. Работодатель должен заранее ограничить предмет исследования и не допускать расширения беседы до личной сферы.

Проверка на полиграфе проводится только при свободном и информированном согласии человека.

Добровольность является ключевым условием. Кандидат, работник, представитель подрядчика или иное лицо должны понимать, зачем предлагается исследование, какие темы будут затрагиваться, кто будет проводить процедуру, как будут использоваться результаты и какие персональные данные будут обрабатываться. Согласие должно быть оформлено до начала исследования.

Недопустимы угрозы, давление, обещание незаконных преимуществ, создание условий, при которых отказ становится фактически невозможным. Лицо вправе отказаться от прохождения исследования до его начала, прекратить участие во время процедуры, попросить перерыв, сообщить о плохом самочувствии, задать вопросы полиграфологу и заявить замечания к формулировкам вопросов. Отказ от процедуры не должен рассматриваться как признание вины, подтверждение подозрений или нарушение трудовой дисциплины.

Проверка кандидата должна быть связана с вакансией, деловыми качествами и будущим уровнем доступа.

Полиграф при приеме на работу чаще всего интересует работодателя при подборе сотрудников на должности, связанные с денежными средствами, материальными и товарными ценностями, документами, персональными данными, коммерческой тайной, информационными системами, закупками, логистикой, безопасностью, управленческими решениями и иными зонами повышенного доверия.

Тематика исследования должна иметь прямую связь с будущей трудовой функцией. Допустимо рассматривать достоверность сведений, представленных кандидатом, подлинность документов, существенные обстоятельства прежней трудовой деятельности, факты причинения ущерба работодателю, нарушения режима конфиденциальности, мошеннические действия, коррупционные проявления, конфликт интересов и иные обстоятельства, которые имеют значение для конкретной должности. Решение о приеме на работу или отказе в приеме должно приниматься с учетом деловых качеств кандидата и требований вакансии, а не только по итогам полиграфа или факту отказа от него.

Полиграф работника должен быть связан с трудовой функцией, доступом к ресурсам или конкретной проверкой.

В отношении действующих работников полиграф может предлагаться только при наличии объективной причины. Такой причиной может быть перевод на должность с повышенным уровнем риска, предоставление доступа к ценностям или информационным системам, плановая проверка работников на ответственных должностях, внутренняя проверка по конкретному инциденту, утрата имущества, недостача, утечка конфиденциальной информации, нарушение договорной дисциплины или признаки конфликта интересов.

Работодателю следует избегать формального и массового подхода. Чем чувствительнее процедура, тем важнее заранее определить основание, цель, круг лиц, связь с должностью или событием, порядок оформления согласий, доступ к результатам и срок хранения материалов. Проверка не должна превращаться в инструмент давления на персонал или способ получения сведений, не относящихся к трудовым обязанностям.

При расследовании инцидента полиграф помогает проверять версии, но не заменяет документы, аудит и объяснения.

Внутренние проверки часто связаны с ситуациями, где у работодателя есть ущерб или риск ущерба, но не хватает полной картины событий. Это может быть хищение имущества, недостача, списание ценностей без подтверждения, утрата документов, неправомерный доступ к базе данных, передача коммерческой информации третьим лицам, фальсификация отчетности, коррупционный риск или сговор с контрагентом.

В таких случаях полиграф может использоваться для получения ориентирующей информации о возможной причастности лиц, проверки версий и определения дальнейших действий. Однако работодатель обязан анализировать документы, записи камер, данные информационных систем, результаты инвентаризации, объяснения работников, договоры, финансовые операции и иные материалы. Решения о дисциплинарной ответственности, материальной ответственности, обращении в правоохранительные органы или изменении процессов должны приниматься только после оценки совокупности материалов.

Согласие должно подтверждать понимание цели, порядка, прав и ограничений процедуры.

Перед началом психофизиологического исследования лицу необходимо разъяснить цель процедуры, основание ее проведения, примерную продолжительность, сведения о полиграфологе, общую тематику вопросов, порядок использования результатов, режим конфиденциальности, порядок обработки персональных данных и право отказаться от участия.

Согласие желательно оформлять отдельным документом. В нем следует отразить, что человек понимает добровольный характер участия, вспомогательное значение результатов, возможность прекращения процедуры, право сообщить о самочувствии, право заявить замечания к вопросам и порядок фиксации отказа или прекращения участия. Чем понятнее оформлено согласие, тем ниже риск спора о том, было ли волеизъявление свободным и информированным.

Уведомление заранее сообщает человеку цель проверки, дату, место, права и порядок проведения.

Уведомление о предложении пройти психофизиологическое исследование позволяет зафиксировать, что работодатель действует открыто и заранее разъясняет смысл процедуры. В уведомлении целесообразно указать статус лица, должность или вакансию, основание предложения, дату, время и место проведения, сведения о полиграфологе, контакт для переноса процедуры, цель исследования и основные права участника.

Такой документ особенно полезен при проверке кандидатов и работников. Он показывает, что процедура не является принудительной, человек заранее информирован о характере исследования, может подготовиться, сообщить о самочувствии, задать вопросы и отказаться от участия. Для работодателя это снижает риск претензий о давлении, внезапности проверки или непонимании ее последствий.

Полиграфолог должен получать конкретную цель, допустимые темы и запрет на вопросы вне предмета исследования.

Задание полиграфологу необходимо для того, чтобы процедура не выходила за пределы законной цели. В задании следует определить, кто инициировал исследование, в отношении кого оно проводится, с какой целью, по какому основанию, какие материалы передаются специалисту и какие темы допустимы для обсуждения.

Такой подход важен как для работодателя, так и для обследуемого лица. Полиграфолог не должен самостоятельно расширять проверку до тем, не связанных с вакансией, трудовой функцией, договором или конкретным инцидентом. Если исследование проводится по кандидату, вопросы должны быть связаны с деловыми качествами и требованиями должности. Если исследование связано с внутренней проверкой, вопросы должны относиться к конкретному событию, периоду, объекту, документу, операции, доступу или действию.

Допустимые вопросы должны быть понятными, конкретными и связанными с работой или предметом проверки.

Вопросы при проведении полиграфа должны быть сформулированы так, чтобы человек понимал их содержание. Они должны относиться к заранее определенной цели, должности, зоне доступа, договорному обязательству или обстоятельствам внутренней проверки. Недопустимы двусмысленные, унижающие, провокационные и заранее обвинительные формулировки.

При проверке кандидатов допустимая тематика может касаться достоверности сведений в анкете и резюме, подлинности документов, существенных обстоятельств прежней трудовой деятельности, фактов причинения ущерба работодателю, нарушений конфиденциальности, мошеннических действий, коррупционных проявлений, конфликта интересов и иных обстоятельств, если они связаны с будущей должностью. При проверке работников вопросы могут касаться имущества, денежных средств, документов, доступа к информационным системам, соблюдения трудовых обязанностей и обстоятельств конкретного инцидента.

Работодатель не должен собирать сведения о личной жизни, взглядах, семье и иных обстоятельствах вне законной цели.

При проведении полиграфа нельзя превращать исследование в сбор личной информации. Недопустимы вопросы о личной и интимной жизни, семейных отношениях, беременности, политических взглядах, религиозных убеждениях, национальности, происхождении, сексуальной ориентации, личных долгах, имущественном положении и иных обстоятельствах, которые не связаны с деловыми качествами, должностью, законом, договором или предметом внутренней проверки.

Особую осторожность нужно проявлять в вопросах о здоровье. Минимальное уточнение самочувствия допустимо для оценки возможности проведения процедуры, но оно не должно превращаться в подробный сбор медицинских сведений. Работодатель и полиграфолог должны соблюдать принцип достаточности и собирать только те сведения, которые необходимы для конкретной и заранее определенной цели.

Материалы полиграфа содержат персональные данные и требуют ограниченного доступа, учета и конфиденциального хранения.

Психофизиологическое исследование почти всегда связано с обработкой персональных данных. К таким данным могут относиться фамилия, имя, отчество, должность, подразделение, основание проверки, ответы и пояснения лица, сведения о согласии или отказе, заключение полиграфолога, материалы процедуры и сведения о доступе к ресурсам организации.

Работодатель должен заранее определить цель обработки, состав данных, круг лиц с доступом, порядок передачи материалов внешнему специалисту, срок хранения, способ уничтожения или обезличивания после достижения цели. Материалы исследования не должны обсуждаться в коллективе, передаваться через личную почту, храниться на личных устройствах или размещаться в общедоступных электронных папках. Доступ должен предоставляться только тем лицам, которым он необходим для исполнения должностных обязанностей.

Если исследование проводит внешний полиграфолог, с ним необходимо урегулировать конфиденциальность, порядок передачи материалов, меры защиты, срок обработки, возврат или уничтожение документов. Когда внешний специалист получает персональные данные по поручению работодателя, такое поручение должно соответствовать требованиям законодательства о персональных данных.

Заключение полиграфолога имеет ориентирующий характер и оценивается вместе с другими материалами.

По итогам исследования полиграфолог оформляет заключение. В нем должны быть отражены дата, место, основание проведения, сведения о специалисте, сведения о наличии согласия, общая тематика вопросов, краткое описание процедуры, выводы и ограничения. Формулировки должны быть профессиональными и осторожными.

Заключение не должно содержать категоричных утверждений о виновности лица, совершении преступления, дисциплинарного проступка или гражданского правового нарушения без иных подтверждающих материалов. Для работодателя безопасный подход состоит в том, чтобы использовать результаты полиграфа как основание для дополнительной проверки документов, операций, доступов, объяснений, видеозаписей, инвентаризации, аудита процессов и мер внутреннего контроля.

Отказ от прохождения полиграфа не является признанием вины и должен фиксироваться корректно.

Человек вправе отказаться от прохождения полиграфа без объяснения причин. Такой отказ не должен рассматриваться как признание вины, подтверждение подозрений, доказательство недостоверности сведений или нарушение трудовой дисциплины. Работодатель не должен применять дисциплинарное взыскание, увольнять, лишать премии, ухудшать условия труда или ограничивать права только по причине отказа от процедуры.

Если отказ необходимо зафиксировать, составляется акт. В нем указываются дата, лицо, которому было предложено исследование, основание предложения, факт разъяснения добровольности, право отказаться, причина отказа со слов лица при ее сообщении, замечания лица и подписи участников. Такой акт должен фиксировать именно факт отказа, а не делать выводы о причастности к событию или недобросовестности.

Для безопасной процедуры нужны локальный порядок, уведомление, согласие, задание специалисту и акт на случай отказа.

Работодателю желательно не ограничиваться устной договоренностью с полиграфологом. Для устойчивой практики нужен комплект документов, который подтверждает законную цель, добровольность, информированность, пределы вопросов, правила обработки персональных данных и порядок использования результатов.

Обычно в такой комплект входят положение о проведении психофизиологического исследования, уведомление о предложении пройти процедуру, согласие на проведение исследования, отдельное согласие на обработку персональных данных при необходимости, задание полиграфологу, заключение специалиста, акт об отказе или прекращении процедуры, журнал учета и правила доступа к материалам. Наличие документов не освобождает работодателя от обязанности соблюдать закон на практике, но помогает сделать процедуру понятной, проверяемой и управляемой.

Работодателю нужен не разовый тест, а регламент, формы документов и контроль за использованием результатов.

Чтобы применение полиграфа было управляемым и юридически аккуратным, компании следует заранее утвердить порядок организации психофизиологических исследований. В нем желательно определить цели применения, случаи предложения процедуры, перечень должностей с повышенным уровнем риска, права обследуемых лиц, требования к полиграфологу, порядок подготовки, формы документов, правила обработки персональных данных, доступ к материалам, сроки хранения, порядок уничтожения и ответственность за нарушения.

Практическая ценность такого подхода состоит в том, что работодатель получает не только инструмент проверки, но и понятную систему защиты прав участников процедуры. Полиграф может быть полезен в корпоративной безопасности, кадровой работе и внутренних проверках, если он применяется добровольно, соразмерно цели, документально оформлен и не заменяет доказательства, служебную проверку, аудит и правовую оценку обстоятельств

Представленные образцы носят информационный характер. Перед применением документы необходимо адаптировать с учетом целей проверки, структуры организации, состава обрабатываемых персональных данных и конкретных обстоятельств.

Положение о проведении психофизиологического исследования с применением полиграфа

Скачать образец положения DOCX

Уведомление о предложении пройти психофизиологическое исследование с применением полиграфа

Скачать образец уведомления DOCX

Памятки для сотрудника перед проведением психофизиологического исследования с применением полиграфа

Скачать образец памятки DOCX

Задание полиграфологу на проведение психофизиологического исследования кандидата на вакантную должность

Скачать образец задания DOCX

Акт об отказе от прохождения психофизиологического исследования с применением полиграфа

Скачать образец акта DOCX

Согласие на проведение психофизиологического исследования с применением полиграфа
Скачать образец в согласия DOCX